Incassobureau: wanneer schakel ik die in?

Wat je kunt doen om openstaande facturen alsnog te innen

Waarom berekent mijn incassobureau mij incassoprovisie

Allianz Trade klantencheck

Geen enkele ondernemer zal graag een incassobureau inschakelen. Je hoopt natuurlijk dat alle facturen keurig op tijd betaald worden. Maar wat als dat niet gebeurt? In dit artikel lees je wat een incassobureau is en wanneer je er een inschakelt.

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een bedrijf dat namens jou als schuldeiser openstaande vorderingen int. Eigenlijk neemt het incassobureau werk van jou over: zij worden de schuldeiser en innen namens jou de openstaande schuld. Het incassobureau brengt incassokosten in rekening bij de debiteur, die boven op de schuld betaald moeten worden. Kortom, het bureau zorgt ervoor dat jij je geld krijgt.

Lees meer over wat een incasso is

Verschil deurwaarder en incassobureau

De termen incassobureau en deurwaarder worden vaak door elkaar gebruikt. Maar er is een duidelijk verschil. Een deurwaarder (of gerechtsdeurwaarder) heeft namelijk meer wettelijke bevoegdheden dan een incassobureau. Vandaar dat een incassobureau vaak een deurwaarder inschakelt om bepaalde taken uit te voeren, taken waartoe het bureau niet bevoegd is.

Wat doet een deurwaarder?

Voordat een deurwaarder aan de slag kan, moet hij een uitspraak van de rechter hebben. Met deze wettelijke bevoegdheid kan hij dingen doen als:

  • Dagvaarden

  • Beslag leggen op goederen

  • Dwingen tot verkoop

Een incassobureau heeft deze bevoegdheden dus niet. Vandaar dat de samenwerking tussen een deurwaarder en een incassobureau veel voorkomt.

Wat doet een incassobureau?

Meestal is het dienstenpakket van een incassobureau nogal uitgebreid. Het zijn allemaal diensten die direct of indirect ervoor moeten zorgen dat je facturen betaald worden. Een aantal van die diensten zijn:

  • Aanmaningen. Een incassobureau zal de schuldenaar een brief sturen met daarin een aanmaning om alsnog de openstaande factuur te betalen.

  • Betalingsregelingen. Het incassobureau kan ook een betalingsregeling treffen met de schuldenaar.

  • Dagvaardingen. Als een schuld oninbaar blijft, wordt er een dagvaarding gedaan. Dit gebeurt door middel van een deurwaarder of een advocaat.

  • Debiteurenadministratie. Veel incassobureaus kunnen het debiteurenbeheer overnemen. Dit kan onnodige incasso’s voorkomen.

  • Risicoanalyses. Sommige incassobureaus kunnen in kaart brengen wat het kredietprofiel is van een potentiële opdrachtgever, op basis van informatie over faillissementen, schuldsaneringen et cetera.

Wanneer een incassobureau inschakelen?

De meeste ondernemers zullen ervoor kiezen een incassobureau in te schakelen als het ze zelf niet lukt om openstaande facturen te innen. Als je een dienst hebt geleverd en daarbij aan de vereisten hebt voldaan, heb je recht op de afgesproken betaling. Je kunt per oninbare factuur een incassobureau inschakelen, maar je kunt ook een samenwerking afspreken.

Sommige bedrijven kiezen ervoor om een vaste samenwerking aan te gaan met een incassobureau. Veel incassobureaus bieden de optie om de debiteurenadministratie over te nemen. Het bureau verstuurt dan de herinneringen en zorgt ervoor dat de facturen betaald worden. Op die manier heb je minder omkijken naar je debiteurenadministratie.

Voor debiteuren in het buitenland kun je een internationaal incassobureau inschakelen.

Een deurwaarder of incassobureau inschakelen?

Je zou misschien zeggen dat je het beste voor een gerechtsdeurwaarder kunt kiezen, aangezien die meer bevoegdheid heeft. Maar deurwaarders zijn ook duurder en incassobureaus zijn meestal erg bedreven in het innen van openstaande facturen.

Doorgaans is een incassobureau voldoende om een klant te laten betalen. En als het toch zover komt dat er een deurwaarder aan te pas moet komen, dan kan het incassobureau die ook zelf inschakelen.

Een goed incassobureau kiezen

Iedereen in Nederland mag een incassobureau beginnen. Je hoeft er geen speciale opleiding voor gedaan te hebben. Je kunt dus wel raden dat niet alle incassobureaus per se goed zijn. Als je financiële zaken uit handen geeft, wil je natuurlijk samenwerken met een betrouwbaar incassobureau. Vandaar dat de incassobranche de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI) heeft opgericht, die bepaalde vereisten stelt aan de bureaus die aangesloten zijn bij deze vereniging. De NVI kent een keurmerk, wat een bepaalde zekerheid biedt. Bovendien kun je bij geschillen gebruikmaken van de geschillenregeling van de NVI. Altijd handig voor het geval dat.

Checklist betrouwbaar incassobureau

Ga je op zoek naar een betrouwbaar incassobureau? Deze 3 checks zullen je helpen om zelf een betrouwbare te selecteren:

  1. Doe research. Bekijk in ieder geval de website van een incassobureau en bekijk welke aanpak het bureau heeft. Een incassobureau moet transparant zijn over de werkwijze en de daaraan verbonden kosten. Vraag een referentie of vraag naar ervaringen van anderen in je netwerk. Kijk online of op social media of er klachten zijn over dit incassobureau.

  2. Neem contact op. Plan een intakegesprek met het incassobureau dat je op het oog hebt en zorg ervoor dat je opdracht jouw precieze wensen en behoeften omvat. Ga tijdens het gesprek na of het incassobureau bij jouw wensen en behoeften en en die van je onderneming past en stel vragen als:

    • Hoe gaat het bureau te werk?

    • Wat is de duur van de buitengerechtelijke incassoprocedure (dit zijn alle werkzaamheden die zonder tussenkomst van een rechter plaatsvinden)?

    • Hoe communiceert het bureau met niet-betalende klanten?

    • Hoe zal het incassobureau jou informeren over het verloop van de incassoprocedure?

  3. Maak duidelijke afspraken. Zorg dat je inzicht krijgt in de opbouw van de vordering. Wat zijn bijvoorbeeld de kosten die je niet-betalende klant moet betalen, wat zijn jouw kosten als er niet of slechts gedeeltelijk wordt betaald en hoe zit het met jouw kosten en die van je klant op het moment dat je de openstaande factuur overdraagt aan het incassobureau en jouw klant alsnog de openstaande factuur betaalt?

Voorkom onbetaalde facturen

Het mooist is natuurlijk als het nooit zover hoeft te komen dat je een incassobureau in hoeft te schakelen. Als een klant niet betaalt, zul je natuurlijk eerst zelf actie ondernemen. Je kunt herinneringen sturen, telefonisch contact zoeken, betalingsregelingen opstellen enzovoort. Er is ook een meldpunt achterstallige betalingen.

Lees ook het stappenplan: wat te doen als je factuur niet betaald wordt?

Veel gestelde vragen

Wat is een incassobureau?

Een incassobureau is een partij (bedrijf) die namens iemand anders een openstaand schuld int.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Meestal schakel je een incassobureau in als je er alles aan gedaan hebt om een factuur zelf te innen. Je kunt er ook voor kiezen een samenwerking aan te gaan met een incassobureau en je debiteurenadministratie aan het bureau uitbesteden.

Wat doet een incassobureau?

Een incassobureau gebruikt bepaalde middelen om ervoor te zorgen dat een partij een openstaande factuur alsnog betaalt. Denk aan aanmaningen, betalingsregelingen en dagvaardingen via de deurwaarder.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een deurwaarder heeft meer bevoegdheden. Hij kan op basis van een uitspraak van de rechter overgaan tot beslaglegging, dagvaarding en gedwongen verkoop. Een incassobureau kan dit niet.

Job Jansen

Auteur

Job Jansen

Als freelance tekstschrijver en SEO-adviseur heb ik bijna dagelijks contact met bedrijven. Over de jaren heen heb ik samengewerkt met talloze inspirerende ondernemers, waardoor ik veel affiniteit heb gekregen met mkb’ers. Vanuit die ervaring probeer ik als redacteur bij MKB Servicedesk elke keer artikelen te schrijven waar ondernemers echt iets aan hebben.