Een factuur maken: stappenplan & voorbeeldfactuur

Een goede factuur is het halve werk

papier schrijven, administratie

Je hebt je werk gedaan, tijd om de factuur te maken. Maar welke gegevens moeten erop, hoe bepaal je de factuurdatum en hoe zorg je ervoor dat je aan de wettelijke eisen voor een factuur voldoet? In dit artikel leren we je stap voor stap een goede factuur maken, zodat je ook betaald wordt voor je geleverde werk.

Factuur maken en versturen: hoe doe je dat? 

Als ondernemer ben je zelf verantwoordelijk voor je cashflow. Als jij geen facturen stuurt, gaan je opdrachtgevers niet betalen. Toch hikken veel ondernemers aan tegen het versturen van facturen, want je wilt dat ze foutloos zijn, voldoen aan de wettelijke factuureisen van de Belastingdienst en duidelijk zijn voor je klanten.

Wist je dat veel facturen te laat betaald worden omdat er fouten op staan of omdat ze niet voldoen aan de eisen? Dat is niet alleen zonde van je tijd, maar ook gevaarlijk voor je onderneming. Betalingen moeten namelijk op tijd binnen zijn wil je vrijuit kunnen ondernemen. Daarom in dit artikel 5 stappen die ervoor

Mag ik zelf een factuur maken?

Ja, dat mag je als ondernemer zelf doen. Let wel op de vereisten van de Belastingdienst waar een factuur aan moet voldoen.

Foutloos factureren in 5 stappen 

Om een goede factuur te kunnen maken en versturen moet je een aantal stappen doorlopen.

  1. Maak een factuur die aan wettelijke vereisten voldoet

  2. Zorg voor duidelijke vormgeving

  3. Verstuur de factuur op tijd

  4. Communiceer je betalingstermijn

  5. Bewaar je facturen

1. Factuureisen: waar moet een factuur aan voldoen?

De Belastingdienst stelt een aantal factuureisen, zowel voor papieren als digitale versies. Voldoe je niet aan die factuurvereisten, dan mag de factuur niet verwerkt worden in de administratie. Vervelend voor jou, maar ook voor je opdrachtgever. In de praktijk moet een factuur die niet aan de vereisten voldoet vaak opnieuw gemaakt of gecorrigeerd worden. Geen drama, maar kost wel extra tijd en energie. Plus het kan ten koste gaan van het beeld dat iemand van jou en je bedrijf heeft. 

Wat moet er op een factuur staan?

  • Je volledige bedrijfsnaam en adres, postbusadres is niet voldoende

  • Je KVK-nummer (als je ingeschreven bent)

  • Je btw-identificatienummer, dit is het nummer (14 tekens) met ‘NL’ ervoor

  • Naam en adres van de klant, postbusadres is niet voldoende

  • Factuurdatum (de datum waarop de factuur uitgereikt is)

  • Factuurnummer; een uniek volgnummer van de factuur. Je bent verplicht de facturen doorlopend en opeenvolgend te nummeren

  • Hoeveelheid en omschrijving van de geleverde goederen/diensten

  • Leverdatum van de goederen of diensten

  • Prijzen exclusief btw

  • Het btw-tarief dat je hanteert. Dit is 9% of 21%, afhankelijk van de geleverde goederen of diensten. Als je diensten niet btw-belast zijn, neem dan een regel op waaruit dat blijkt. Bijvoorbeeld: Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw

  • Btw-bedragen, uitgesplitst naar btw-tarief

Meer informatie over wat er op jouw facturen moet staan? e-Boekhouden.nl heeft een aantal artikelen gepubliceerd over onder andere jouw btw-identificatienummer en het juiste btw-tarief. In deze artikelen leggen zij alles rondom de onderwerpen uit, ondersteund door informatieve video's.

Eenvoudige factuur

Is het factuurbedrag inclusief btw € 100 of lager, dan hoef je minder gegevens te vermelden. Je mag dan gebruik maken van een ‘eenvoudige factuur’. Daarop zet je minimaal deze gegevens:

  • De factuurdatum

  • Jouw naam en adres

  • Omschrijving van goederen/diensten

  • Het btw-bedrag

Wat zijn factuureisen als je de btw verlegt?

Soms verleg je de btw, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de verleggingsregeling btw. Dan moet je ook het btw-identificatienummer van je klant op de factuur hebben staan. Dit komt voor als je zakendoet met partijen in het buitenland. Je hebt dan de maken met andere factuurregels en btw-regels in het buitenland.

Geen btw met kleineondernemersregeling (KOR)

Als zzp’er met een omzet van minder dan € 20.000 per jaar kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR). Heb je dat gedaan, dan vermeld je géén btw op je facturen. Binnen de KOR ben je namelijk vrijgesteld van btw. Je hebt dan het administratieve voordeel dat je geen btw-aangifte hoeft te doen.

Geen btw met kleineondernemersregeling (KOR)

Als zzp’er met een omzet van minder dan € 20.000 per jaar kun je je aanmelden voor de kleineondernemersregeling (KOR) op e-Boekhouden.nl lees je meer over de KOR en wanneer je hiervoor in aanmerking komt. Wanneer je je hebt aangemeld voor de KOR, dan vermeld je géén btw op je facturen. Binnen de KOR ben je namelijk vrijgesteld van btw. Je hebt dan het administratieve voordeel dat je geen btw-aangifte hoeft te doen.

Vermeld ook de betalingstermijn en je rekeningnummer

Niet verplicht, maar wel heel handig: je rekeningnummer en betalingstermijn. Bedrijven stellen het betalen van rekeningen vaak uit, bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op betalingen. Voorkom dat je te lang op je geld moet wachten door een uiterste betalingsdatum op te nemen in de factuur en zorg dat je factuur op tijd betaald wordt. 

Als je facturen maakt met een boekhoudprogramma dan kun je ook ubl-facturen versturen. Deze zijn makkelijker te verwerken door boekhoudprogramma’s en worden daardoor vaak sneller betaald. 

Je factuur en de AVG

Iedereen die persoonsgegevens verwerkt, krijgt te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dus ook kleine bedrijven krijgen te maken met de AVG. Op het moment dat je een administratie bijhoudt en facturen verstuurt, verwerk je persoonsgegevens. Het is daarom goed om te checken of jij voldoet aan de eisen van de AVG. Een van de eisen is bijvoorbeeld dat je toestemming moet vragen voor het verwerken van persoonsgegevens.

2. Indeling factuur: wat is de opbouw van een factuur?

Er zijn geen wettelijke eisen of regels die bepalen hoe jouw factuur eruit moet zien. Maar de praktijk leert dat duidelijk opgemaakte facturen het best werken. Zorg voor een logische opbouw met het logo en de bedrijfsnaam, en waar direct duidelijk is wat jouw klant moet betalen en waarvoor.

Gebruikelijke indeling factuur

Voor de factuurregels is de gebruikelijke indeling als volgt:

  • Kosten voor producten of diensten

  • Materiaalkosten

  • Onkosten (kilometers, bureaukosten)

  • Branche specifieke kosten, bijvoorbeeld voorrijkosten en milieutoeslagen

  • Arbeidskosten

  • BTW

Factuur voorbeeld en template om zelf aan te passen

Leuk die lijstjes met de eisen van een factuur en hoe je hem opbouwt, maar soms wil je het gewoon even zien. Daarom hebben we een factuur voorbeeld voor je gemaakt. Met deze voorbeeldfactuur kun je een eigen factuur maken, door 'm aan te passen aan de vormgeving en eisen van je bedrijf. Natuurlijk is het verstandig je factuur altijd te laten checken door een specialist.

3. Wanneer moet je een factuur versturen?

Het is belangrijk een factuur op tijd te versturen. Soms zijn ondernemers zo druk met hun werk, dat het facturen maken erbij inschiet. Dat is zonde. Wanneer moet je de factuur versturen? Dat ligt gedeeltelijk aan de afspraak die je hebt gemaakt. Maar het liefst zo snel mogelijk na het afronden van de opdracht.

Wanneer moet je een factuur versturen? 

De Belastingdienst heeft ook een harde eis gesteld: de uitreikingsdatum. Dat houdt in dat je een factuur uiterlijk vóór de 15e van de maand na het leveren van de dienst moet versturen. Dus: rond je een opdracht af op 17 mei, dan moet de factuur vóór 15 juni verstuurd zijn.

Vergeet je steeds om facturen te versturen? Dan kun je dit ook laten doen. Sommige boekhoudpakketten kunnen dit voor je doen, maar er zijn ook andere digitale programma’s die je kunnen helpen. Hierin heb je een makkelijk overzicht van openstaande en betaalde facturen en wordt er automatisch ingeregeld dat facturen worden opgevolgd. Daarnaast kan zo'n boekhoudpakket ook je cashflow voorspellen aan de hand van verstuurde offertes en de sales die in de pijplijn zitten. Handig!

Online factuur maken

Het voordeel van online facturen maken is dat je veel dingen kun inregelen en dat de factuur gegarandeerd goed en veilig aankomt. Deze facturen hebben vaak een .xml-formaat en heten ubl-facturen. Je kunt een online factuur bovendien makkelijk in je eigen en in de administratie van je opdrachtgever verwerken. 

Bij sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, is een e-factuur zelfs verplicht. Bij e-facturatie verstuur je een digitale factuur in XML-formaat via een beveiligde server. Het voordeel hiervan is dat het veilig en snel is.

4. Communiceer de betalingstermijn

Het is belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de betaling. Zo kun je van tevoren in je algemene voorwaarden laten weten wat je betalingstermijn is. Sinds 1 juli 2022 moeten ook grote bedrijven rekeningen binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen betalen.

5. Facturen bewaren: hoe lang en hoe moet je ze bewaren?

Al het papierwerk dat van belang is voor je vennootschapsbelasting, omzet- en inkomstenbelasting moet je zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor verstuurde en ontvangen facturen. Heb je ook facturen over onroerende zaken in je administratie, dan ben je verplicht die tien jaar te bewaren. Dit moet, zodat je bij belastingcontrole je gegevens kunt tonen. 

Een andere eis van de belastingdienst is dat je facturen bewaart in de vorm waarin je ze hebt gestuurd of ontvangen, dus papieren facturen bewaar je op papier en digitale facturen op de computer.

Een goede factuur opstellen is belangrijk. Wil jij alle gelezen informatie nog eens terugkijken met voorbeelden? Bekijk de video van e-Boekhouden.nl Zo staat niets jou nog in de weg bij het maken van goede facturen.

Wat vind je van dit artikel?

Lian de Snoo

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.