Termen als debiteuren en crediteuren kom je tegen als je onderneemt, maar wat betekent debiteuren in de boekhouding precies? In dit artikel krijg je tekst en uitleg over de term debiteuren, leer je het verschil tussen debiteuren en crediteuren, vind je informatie over het debiteurennummer en lees je meer over debiteurenadministratie.
Inhoud:
- Debiteuren: betekenis en uitleg
- Verschil debiteur en crediteur
- Wat zijn debiteuren op de balans?
- Wat is een debiteurennummer?
- Debiteurenadministratie: wie moet wat en wanneer betalen?
- Wat is debiteurenbeheer?
- Debiteuren op de balans: activa of passiva?
- Wat zijn dubieuze debiteuren?
- Wat gebeurt er als een debiteur niet betaalt?
Debiteuren: betekenis en uitleg
Een debiteur is een klant die nog moet betalen. Jij hebt de factuur al gestuurd, maar die staat nog open. In juridische termen heet dit een schuldenaar: iemand met een schuld bij iemand anders. Zodra je klant zijn factuur heeft betaald, is de schuld afgelost en is het bedrijf of de particulier geen debiteur meer. De term debiteuren hoor je vaak als het gaat over een groep klanten die nog moet betalen voor een product of dienst.
Verschil debiteur en crediteur
Debiteuren en crediteuren horen bij elkaar, maar zijn absoluut niet hetzelfde. Er is een belangrijk verschil tussen debiteuren en crediteuren. Van de één krijg je geld (de debiteur), de ander krijgt nog geld van jou (de crediteur).
Om het juridisch compleet te maken: In je eigen administratie is een debiteur altijd een klant die jou nog moet betalen. Andersom ben jij de debiteur van je leveranciers als je nog moet betalen. Een debiteur is in juridisch jargon een schuldenaar. Een crediteur heet juridisch een schuldeiser.
Wat zijn debiteuren op de balans?
Debiteuren vallen binnen de boekhouding onder de vlottende activa: bezittingen die je op korte termijn in geld omzet. Op de balans staan ze meestal onder de post handelsdebiteuren. Debiteuren hebben een plek op de financiële balans van je bedrijf. Ze horen daar aan de linkerkant, de kant van de activa. Hier staan de bezittingen van je bedrijf. Een debiteur vertegenwoordigt geld dat je nog krijgt, oftewel hij vertegenwoordigt waarde. Daarom hoort hij aan de activa-kant, de debetzijde.
De crediteuren staan ook op de balans, maar aan de andere kant. Die zet je aan de rechterkant, de kant van de passiva. Dit noemen ze ook wel de creditzijde.
Wat is een debiteurennummer?
Een debiteurennummer is een nummer van een debiteur, een klant die nog niet betaald heeft. Het is niet verplicht om klanten een debiteurennummer te geven, maar het kan wel voor extra overzicht zorgen. Werk je met een boekhoudpakket, dan kent dat vaak automatisch debiteurennummers toe aan je klanten. In de praktijk gebruiken vooral grotere bedrijven debiteurennummers. Met maar 10 klanten kun je de debiteuren makkelijk uit elkaar houden, dat wordt een ander verhaal als je 100 klanten hebt.
Debiteurenadministratie: wie moet wat en wanneer betalen?
De debiteurenadministratie is een overzicht waarin je kunt zien wie wat wanneer moet betalen. Het is een lijst van debiteuren die hun facturen nog moeten betalen. Daarbij staat hoeveel geld ze je schuldig zijn en of ze zich aan de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van een factuur houden.
Wat is debiteurenbeheer?
Met je debiteurenadministratie heb je het overzicht, met debiteurenbeheer zorg je ervoor dat klanten op tijd betalen. Debiteurenbeheer gaat over de manier waarop je met debiteuren omgaat. Denk aan het toevoegen van een ubl-factuur als extra service, herinneringen of aanmaningen versturen, sommeren met een brief, telefonisch debiteurenbeheer en in het uiterste geval een rechtszaak aanspannen.
Je kunt ook je debiteurenbeheer uitbesteden aan een incassobureau of een factoringmaatschappij. Deze kunnen dan het contact met je klant overnemen en zo de kans op betaling vergroten. Handig als je te maken hebt met dubieuze debiteuren. Verderop in dit artikel lees je wat een dubieuze debiteur precies is en wat dit betekent voor je administratie.
Facturen verrekenen tussen debiteur en crediteur
Soms ben je debiteur én crediteur van een klant: jullie zijn klant bij elkaar. Jij stuurt hem een factuur en hij jou. De facturen gaan over en weer. Als de betalingstermijn verstreken is zonder dat je debiteur betaalt, kan het handig zijn om openstaande facturen te verrekenen. Dat scheelt aanmaningen sturen of incassokosten in rekening brengen.
Debiteuren op de balans: activa of passiva?
Debiteuren zijn activa. Het gaat om geld dat je nog van klanten ontvangt. Ook al staat het nog niet op je bankrekening, het is wel een bezit van je onderneming en daarom hoort het op de activazijde van de balans.
Meestal vallen debiteuren onder de vlottende activa: bezittingen die je binnen één jaar in geld omzet. Zodra een klant betaalt, verdwijnt de post debiteuren en neemt je banksaldo toe.
De tegenhanger hiervan zijn de schulden van je bedrijf, zoals de crediteuren op de balans. Die staan juist aan de passivazijde.
Wat zijn dubieuze debiteuren?
Een dubieuze debiteur is een klant waarvan onzeker is of hij de factuur nog gaat betalen. De factuur staat dan nog open, maar de kans bestaat dat je het geld (gedeeltelijk) niet meer ontvangt.
In de administratie blijven deze klanten eerst gewoon bij de debiteuren staan. Pas wanneer betaling echt onwaarschijnlijk wordt, spreek je van een dubieuze debiteur. Bedrijven nemen in dat geval vaak een voorziening op in de boekhouding: ze houden er alvast rekening mee dat een deel van de vordering mogelijk oninbaar is.
Blijkt uiteindelijk dat de klant definitief niet betaalt, dan boek je de factuur af. In de boekhouding heet zo’n niet-betaalde factuur een oninbare vordering. De debiteur verdwijnt uit je openstaande posten en het bedrag wordt als verlies verwerkt in je administratie.
Wat gebeurt er als een debiteur niet betaalt?
Het komt regelmatig voor dat een factuur niet betaald wordt. Zolang de klant niet betaalt, blijft hij als debiteur in je administratie staan. Meestal begin je dan met een vriendelijke betalingsherinnering; vaak is de factuur simpelweg over het hoofd gezien. Komt er na de herinnering geen reactie, dan stuur je meestal een aanmaning. Daarin vermeld je de afgesproken of wettelijke betalingstermijn van een factuur en vraag je de klant alsnog te betalen.
Blijven betalingen uit of reageert een klant helemaal niet, dan kun je een incassobureau inschakelen.
Factoring om het risico op niet-betalende debiteuren te beperken
Wil je dit soort situaties in de toekomst voorkomen, dan kan factoring een oplossing zijn: je verkoopt je factuur direct na verzending aan een externe partij (bijvoorbeeld een factoringmaatschappij of bank), die het bedrag grotendeels uitbetaalt en de inning overneemt.
Soms moet je accepteren dat betaling niet meer realistisch is. In dat geval boek je de factuur af als een oninbare vordering. De debiteur verdwijnt uit je openstaande posten en het bedrag wordt als verlies verwerkt in je administratie.
Veelgestelde vragen
Wat is een debiteur?
Een debiteur is een klant die nog moet betalen. Je hebt een factuur gestuurd, maar de betaling is nog niet binnen.
Zijn debiteuren activa of passiva?
Debiteuren zijn activa. Het gaat om geld dat je nog van klanten ontvangt en dat daarom als bezit van je onderneming geldt. Op de balans staan debiteuren meestal bij de vlottende activa.
Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?
Debiteuren zijn klanten die jou nog moeten betalen. Crediteuren zijn leveranciers die jij nog moet betalen. Debiteuren leveren dus geld op, terwijl crediteuren juist geld kosten.
Hoe lang mogen debiteuren openstaan?
Dat hangt af van de afgesproken betalingstermijn. In veel gevallen is dat 14 of 30 dagen. Voor zakelijke transacties gelden wettelijke regels voor maximale betalingstermijnen.
Wanneer wordt een debiteur een wanbetaler?
Daar is geen vast moment voor. Meestal spreek je van een wanbetaler als een klant ook na herinneringen en aanmaningen niet betaalt en niet meer reageert. In de administratie kan zo’n debiteur uiteindelijk als dubieus of oninbaar worden aangemerkt.
Wat is een debiteurenadministratie?
De debiteurenadministratie is het overzicht van alle openstaande facturen. Je ziet hierin welke klanten nog moeten betalen, om welk bedrag het gaat en hoe lang de facturen al openstaan.
Mag je facturen met elkaar verrekenen?
Ja, dat kan als jij en je klant allebei een factuur naar elkaar hebben gestuurd. In dat geval mag je de bedragen tegen elkaar wegstrepen en alleen het verschil betalen.
