Een bonnetje of factuur kwijt in de boekhouding komt bij elke ondernemer weleens voor. De gevolgen kunnen groter zijn dan je denkt: zonder origineel document kun je btw niet terugvragen en loop je het risico dat de Belastingdienst zakelijke kosten niet accepteert. In dit artikel lees je wat je kunt doen als je een bon of factuur mist, hoe je alsnog bewijs kunt aanleveren, en hoe je het in de toekomst voorkomt.
Inhoud:
- Inkomende factuur of verkoopfactuur kwijt: wat is het verschil?
- Missende bonnetjes of facturen
- Bewaarplicht en deugdelijke administratie
- Stap 1: Check alle mogelijke bronnen
- Stap 2: Verzamel alternatieve bewijzen
- Wat te doen als je administratie incompleet blijft?
- Bonnetjes bewaren: tips om problemen te voorkomen
Inkomende factuur of verkoopfactuur kwijt: wat is het verschil?
Niet elke kwijtgeraakte factuur heeft dezelfde gevolgen. Het maakt namelijk uit of het gaat om een inkomende factuur (van een leverancier) of een verkoopfactuur (die jij aan een klant hebt gestuurd).
Inkomende factuur kwijt
Bij een inkomende factuur heb je in principe nog recht op kostenaftrek, zolang je de uitgave voldoende kunt onderbouwen. De btw terugvragen is lastiger: daarvoor heb je de originele factuur nodig.
Verkoopfactuur kwijt
Bij een verkoopfactuur is de situatie ernstiger. Dit zijn documenten waaruit jouw verschuldigde btw blijkt. Raak je die kwijt, dan moet je direct contact opnemen met de Belastingdienst en de administratie zo goed mogelijk reconstrueren.
Missende bonnetjes of facturen
Een factuur of bonnetje kwijtraken kan iedereen overkomen. Papieren bonnetjes belanden per ongeluk in de prullenbak of versnipperaar, en digitale facturen kunnen verdwijnen uit je inbox of boekhoudsoftware. Bewaar je je administratie alleen fysiek? Dan ben je bovendien kwetsbaar voor diefstal, brand of waterschade. En een boekhouding op één computer of lokale server kan verloren gaan door een crash of cyberaanval.
Wat zijn de gevolgen voor je boekhouding?
Een bonnetje kwijt in de boekhouding heeft directe fiscale gevolgen. De betaalde btw kun je niet terugvragen zonder geldige factuur, want een pakbon of betaalbewijs is niet voldoende.
Je hebt in principe nog wel recht op kostenaftrek in de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Tenminste, als je een aantal zaken kunt aantonen bij de Belastingdienst:
Je moet aannemelijk maken dat het om zakelijke kosten gaat
Wie is de leverancier en wat zijn de geleverde diensten/producten?
Wat is het bedrag dat op de factuur staat?
Gelukkig volstaat hier ook een bestelbon of leverbon in combinatie met een bewijs van betaling.
Bewaarplicht en deugdelijke administratie
Als ondernemer ben je verplicht om je boekhouding 7 jaar te bewaren, dit heet de bewaarplicht. Daarnaast verwacht de Belastingdienst een complete en kloppende administratie van ondernemers. Zonder de juiste bewijsstukken riskeer je namelijk fouten in je belastingaangifte.
Je loopt het risico dat bepaalde zakelijke kosten niet kunnen worden aangetoond, waardoor de Belastingdienst de uitgave niet accepteert. In het ergste geval kan een incomplete administratie zelfs leiden tot boetes of aanvullende belastingen.
Snel handelen als er documenten ontbreken
Mis je een factuur of een stapel bonnetjes, handel dan zo snel mogelijk. Hieronder lees je wat je kunt doen.
Stap 1: Check alle mogelijke bronnen
Als je een factuur of bon mist, controleer dan eerst of je ergens nog een exemplaar kunt bemachtigen. Bij een ontbrekende factuur kun je contact opnemen met de leverancier of dienstverlener. Zij hebben de originele factuur en kunnen die vaak gemakkelijk opnieuw opsturen.
Fysieke en digitale aankopen
Voor aankopen in fysieke winkels bieden sommige winkels de mogelijkheid om een bon opnieuw te printen, vooral als de aankoop recent is. Bel de winkel op of ga langs met de vraag of je het bonnetje alsnog kunt krijgen. Digitale aankopen zijn vaak makkelijker terug te vinden. Grote kans dat het bonnetje in je mail staat of in de bestelgeschiedenis van je online account. Lukt het niet, neem dan contact op met de klantenservice.
Stap 2: Verzamel alternatieve bewijzen
Lukt het echt niet om de oorspronkelijke bon terug te vinden? Er zijn vaak alternatieven waarmee je de kosten alsnog kunt aantonen. Een bankafschrift of creditcardoverzicht geldt ook als een bewijs van betaling. De Belastingdienst accepteert dit in veel gevallen, zeker als de uitgave duidelijk te koppelen is aan een zakelijke activiteit. Heb je ook e-mailcorrespondentie met de leverancier of een leverbon, voeg die dan toe. Hoe meer je kunt onderbouwen, hoe sterker je dossier.
Wat te doen als je administratie incompleet blijft?
Lukt het je echt niet om de kosten aan te tonen? Dan is het verstandig om dit met je boekhouder of accountant te bespreken. Zij kunnen je adviseren over hoe je ontbrekende documenten het beste kunt noteren in je zakelijke administratie en welke acties je kunt ondernemen als de Belastingdienst hierover vragen stelt.
Administratie verloren door brand, diefstal of vandalisme
Als de boekhouding verloren is gegaan door brand, diefstal of vandalisme, doe dan aangifte bij de politie of vraag een proces-verbaal op bij de brandweer. Neem ook contact op met je inboedel-, calamiteiten- of brandverzekering en voeg een inspectierapport toe aan de stukken die je naar de Belastingdienst stuurt. Hoe meer officiële instanties bevestigen dat het om overmacht gaat, hoe sterker je positie.
Bonnetjes bewaren: tips om problemen te voorkomen
Het kwijtraken van bonnetjes en facturen zorgt voor administratieve rompslomp die je makkelijk kunt vermijden. Met een paar vaste gewoontes houd je je administratie op orde.
Gebruik een boekhoudapp: Met een boekhoudapp als Moneybird, Snelstart of e-Boekhouden bewaar en orden je bonnetjes digitaal. Uitgaven zijn direct gekoppeld aan categorieën, wat belastingcontroles een stuk eenvoudiger maakt.
Digitaliseer bonnetjes direct: Maak meteen een foto zodra je een bonnetje ontvangt. Zo heb je altijd een digitale kopie, ook als je het fysieke exemplaar kwijtraakt.
Maak regelmatig back-ups: Sla je administratie op in de cloud of op een externe harde schijf, zodat je bij een computercrash of storing niets kwijtraakt.
Wil je meer tips over hoe je je cashflow kan verbeteren? Bekijk dan onderstaande video.
