Btw in het buitenland

Hoe kun je buitenlandse btw terugvragen?

Als ondernemer kun je btw terugvragen die je in het buitenland hebt betaald, bijvoorbeeld op zakelijke kosten zoals hotelovernachtingen, brandstof of ingehuurde diensten. Dat geldt zowel binnen de EU als daarbuiten, maar de voorwaarden verschillen per land.

Of je btw kunt terugvragen, hangt onder andere af van:

• het land waar je de btw hebt betaald;

• het type kosten;

• of je ondernemer bent voor de btw;

• of je btw-belaste prestaties verricht.

Aanvraag buitenlandse btw: zo dien je je verzoek in

De aanvraag loopt meestal via de Belastingdienst. Heb je btw betaald in een ander EU-land? Dan dien je je teruggaafverzoek in via het online portaal van de Belastingdienst in Nederland. Zij sturen je aanvraag door naar het betreffende EU-land. Heb je btw betaald in een land buiten de EU? Dan dien je je verzoek meestal rechtstreeks in bij de belastingdienst van dat land, volgens hun lokale regels en formulieren.

Waarom zijn exportregels belangrijk bij buitenlandse btw?

Je kunt alleen buitenlandse btw terugvragen als je weet wanneer je die btw betaalt. Bij export en import gelden andere btw-regels dan bij verkopen in Nederland. Hieronder leggen we uit in welke situaties je buitenlandse btw betaalt (en kunt terugvragen) en wanneer juist niet.

Btw bij export van goederen binnen de EU

Lever je goederen aan klanten in andere EU-landen? Dan gelden andere btw-regels dan bij verkoop binnen Nederland. Welke btw je rekent, hangt af van wie je klant is:

• een particulier of 

• een ondernemer.

Btw bij export van goederen aan particulieren (geen btw-aangifte)

Verkoop je goederen aan particulieren of organisaties zonder btw-identificatienummer? Dan reken je in principe btw uit het land van je klant.

Er geldt een EU-brede drempel van € 10.000 per jaar (voor al je verkopen aan particulieren binnen de EU samen):

• Blijf je onder deze drempel? Dan mag je Nederlandse btw rekenen.

• Ga je over de drempel heen? Dan moet je buitenlandse btw rekenen. Die geef je aan via de One Stop Shop (OSS).

Hoe OSS werkt en wat de actuele regels en uitzonderingen zijn, lees je op de website van de Belastingdienst.

Btw bij export van goederen aan ondernemers (intracommunautaire levering)

Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan is sprake van een intracommunautaire levering. Je mag dan het 0%-btw-tarief toepassen, als je aan deze voorwaarden voldoet:

• je klant is ondernemer voor de btw;

• je controleert het btw-identificatienummer;

• de goederen gaan daadwerkelijk naar een ander EU-land.

Je vermeldt deze levering in je btw-aangifte en in de Opgaaf intracommunautaire prestaties. Je klant geeft de btw aan in zijn eigen land.

Btw bij export van goederen buiten de EU

Exporteer je goederen naar een land buiten de EU? Dan mag je het 0%-btw-tarief toepassen, ongeacht of je levert aan een particulier of ondernemer.

Voorwaarde is dat je kunt aantonen dat de goederen de EU verlaten. Denk aan:

• vervoersdocumenten;

• douanepapieren;

• je administratie.

Haalt je buitenlandse klant de goederen zelf op? Ook dan kun je het 0%-tarief toepassen, maar alleen als je kunt bewijzen dat:

• de goederen de EU daadwerkelijk uitgaan, en

• je klant ondernemer is.

Btw bij export van diensten

Bij diensten gelden andere btw-regels dan bij goederen. Of je btw rekent, en zo ja welke, hangt af van:

• het type dienst;

• het land van je klant;

• of je klant ondernemer of particulier is.

Lees alles over btw en export van diensten

Btw bij import van goederen buiten de EU 

Importeer je goederen uit een land buiten de EU? Dan betaal je meestal btw bij de douane, in het land waar de goederen de EU binnenkomen. Deze import-btw moet je voldoen voordat de goederen worden vrijgegeven.

Vergunning artikel 23 bij import van goederen buiten de EU

Importeer je regelmatig van buiten de EU, dan kun je een vergunning artikel 23 aanvragen bij de Belastingdienst. Met deze vergunning hoef je de btw niet direct bij de douane te betalen, maar geef je deze aan in je btw-aangifte. De regels voor btw bij import van buiten de EU verschillen per situatie en hangen onder andere af van het soort goederen en de manier van invoer.

Stappenplan: buitenlandse btw terugvragen

Wil je buitenlandse btw terugvragen? Volg dan dit stappenplan. Zo weet je zeker dat je niets mist en voorkom je afwijzingen.

Stap 1: controleer of je aan de voorwaarden voldoet

Je kunt alleen buitenlandse btw terugvragen als:

• je ondernemer bent voor de btw;

• je btw-belaste prestaties verricht;

• de kosten zakelijk zijn;

• het land waar je btw hebt betaald teruggaaf toestaat.

Stap 2: bepaal of het om EU of buiten de EU gaat

• Btw uit andere EU-landen vraag je aan via Nederland.

• Btw uit landen buiten de EU vraag je rechtstreeks aan bij de belastingdienst van dat land.

Dit verschil is belangrijk voor de manier van aanvragen.

Stap 3: verzamel de juiste documenten

Zorg dat je administratie op orde is. Meestal heb je nodig:

• facturen met btw;

• betaalbewijzen;

• gegevens van je onderneming.

Sommige landen stellen extra eisen.

Stap 4: dien je verzoek in

Heb je btw betaald in een ander EU-land? Dan dien je je verzoek in via het online portaal van de Belastingdienst. Zij sturen je aanvraag door naar het betreffende EU-land.

Voor btw van buiten de EU volg je de aanvraagprocedure van het land zelf.

Stap 5: houd rekening met termijnen

Voor btw uit EU-landen geldt meestal: aanvragen vóór 30 september van het jaar erna. Voor landen buiten de EU gelden vaak andere deadlines.

Stap 6: wacht op de beslissing

De buitenlandse belastingdienst beoordeelt je aanvraag. Dit kan enkele maanden duren. Soms vragen ze om aanvullende informatie.

Veelgemaakte fouten en valkuilen bij terugvragen buitenlandse btw

Bij het terugvragen van btw uit het buitenland gaat het nog weleens mis. Welke valkuilen moet je voorkomen?

Btw te laat aanvragen

Voor btw uit EU-landen moet je je verzoek meestal uiterlijk 30 september van het volgende jaar indienen. Ben je te laat? Dan krijg je de btw niet meer terug. Voor landen buiten de EU gelden vaak andere, strikte deadlines.

Onjuiste of onvolledige facturen

Niet elke factuur voldoet aan de eisen. Denk aan:

• ontbrekend btw-bedrag;

• geen naam of adres van je bedrijf;

• geen btw-identificatienummer van de leverancier.

Zonder correcte factuur wordt je aanvraag vaak afgewezen.

Aannemen dat alle buitenlandse btw terug te vragen is

Dat is niet zo. Sommige kosten komen niet in aanmerking, zoals bepaalde representatiekosten of privé-uitgaven. Dit verschilt per land.

Verkeerde btw rekenen bij export

Reken je onterecht Nederlandse btw, terwijl je buitenlandse btw had moeten rekenen (of andersom)? Dan kun je die btw meestal niet via de normale teruggaafprocedure terugvragen. Correct factureren vanaf het begin is daarom belangrijk.

Verwarring tussen btw verlegd en btw terugvragen

Bij btw verlegd doet je afnemer de btw-aangifte. Dan kun je zelf geen btw terugvragen. Bij buitenlandse btw-teruggaaf heb jij de btw juist zelf betaald.

Geen bewijs bewaren

Je moet kunnen aantonen dat de kosten zakelijk zijn en dat je de btw daadwerkelijk hebt betaald. Zonder goede administratie loop je risico op afwijzing.

Buitenlandse btw: zo voorkom je fouten en loop je geen geld mis

Zakendoen over de grens levert kansen op, maar ook extra btw-regels. Door vooraf te weten wanneer je buitenlandse btw betaalt, hoe je die correct aangeeft en waar je op moet letten bij het terugvragen, voorkom je fouten en mis je geen geld. Twijfel je over jouw situatie? Check altijd de regels per land en zorg dat je administratie op orde is.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.