Wat is loonheffing en hoe doe je loonaangifte?
Alles wat je als werkgever moet weten over loonheffing
Loonheffing, elke werkgever heeft ermee te maken. Complexe kost voor wie niet echt thuis is in salarisadministratie. Loonstaten, heffingskorting, loontabellen, het Handboek Loonheffingen – dit moet je erover weten om aangifte loonheffing te kunnen doen.
Wat is loonheffing?
Loonheffing is de belasting die je namens jouw werknemers betaalt aan de Belastingdienst. Je houdt dit maandelijks (of 4-wekelijks) in op hun salaris. Hiermee voorkomt de Belastingdienst dat de werknemer achteraf bij zijn jaarlijkse belastingaangifte nog duizenden euro’s moet betalen.
De loonheffing bestaat uit:
loonbelasting (inkomstenbelasting)
premie volksverzekeringen: Algemene Ouderdomswet (AOW), Algemene nabestaandenwet (Anw) en Wet langdurige zorg (Wlz)
Voor de duidelijkheid, de premie werknemersverzekeringen (WW, WIA, WAO en ZW) houd je niet in op het loon van jouw werknemers. Deze premies betaal jij zelf.
Waarover draag je loonheffing af?
Voor de loonheffing ga je uit van al het loon van de werknemer. Dus niet alleen het brutosalaris, maar ook vakantiegeld, overwerkloon, een eventuele 13e maand en de auto van de zaak (loon in natura).
Je mag overigens wel bepaalde vergoedingen onbelast aan je werknemer geven als deze onder de werkkostenregeling (WKR) vallen. In 2024 is de vrije ruimte in de WKR verhoogd naar 1,92% van de loonsom. Daarnaast geldt (gerichte) vrijstelling voor reiskosten (€ 0,23 per kilometer en OV-abonnement), studiekosten, verhuiskosten (vanwege werk) en maaltijden bij overwerk. Ook deze bedragen zijn onbelast.
Hoe bereken je de loonheffing?
Grofweg gelden voor het berekenen van de loonbelasting/premie volksverzekeringen twee verschillen tarieven, afhankelijk van de hoogte van het inkomen. In 2024 is het percentage loonbelasting/premie volksverzekeringen 36,97% van het loon op jaarbasis tot € 40.021 (1e en 2e schijf, basistarief). Voor een jaarinkomen boven € 75.518 bedraagt het percentage 49,5% van het loon (3e schijf, toptarief).
Maar het berekenen van de loonheffing per werknemer is in de praktijk niet zo eenvoudig. Deze pdf van de Belastingdienst toont de uitgebreide lijst met tarieven, bedragen en percentages die de Belastingdienst hanteert voor het exact berekenen van de loonheffingen vanaf 1 januari 2024.
Je begint met het vaststellen van het maandinkomen, de zogenoemde grondslag voor de loonbelasting en premie volksverzekeringen. Samengevat:
Grondslag = brutoloon + loon niet in geld (natura) + fooien en uitkeringen uit fondsen – aftrekposten voor loonheffingen (waaronder werknemersdeel pensioenpremie)
Vervolgens lees je in de loonbelastingtabellen af hoeveel loonbelasting en premie volksverzekeringen je voor een individuele werknemer exact moet inhouden en afdragen.
Loonheffingskorting verschilt per werknemer
Hoeveel loonheffing je moet inhouden hangt sterk af van de korting op de loonbelasting die de werknemer krijgt. Deze heffingskorting bestaan uit:
algemene heffingskorting op de inkomstenbelasting en premie volksverzekeringen (geldt voor iedereen > 18 jaar)
arbeidskorting (voor iedere werkende)
De hoogte van de loonheffingskorting verschilt per werknemer. Dit is namelijk afhankelijk van leeftijd en inkomen. Let op: Jouw werknemer mag zelf beslissen of hij of zij wel of niet de loonheffingskorting wil ontvangen. De één kiest ervoor dit niet toe te passen en krijgt dan de korting bij zijn of haar jaarlijkse belastingaangifte, de ander kiest ervoor dit wel toe te passen. De werknemer geeft dit aan in zijn loonbelastingverklaring.
Hoe doe je aangifte loonheffing?
Zodra je voor het eerst personeel aanneemt, meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je krijgt dan:
een loonheffingennummer, nodig voor de aangifte;
en een aangiftebrief waarin staat wanneer je aangifte moet doen, bijvoorbeeld eens per maand of eens per 4 weken.
De basis voor een correcte inhouding en aangifte van loonheffing is jouw eigen loonadministratie. Daarin houd je per werknemer een loonstaat bij met zijn persoonsgegevens, loon, het wel/niet toepassen van de loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding. Iedere medewerker heeft een eigen loonstaat.
Lees ook: Verzamelloonstaat, loonstaat en jaaropgave
Handboek loonheffingen en loonbelastingtabellen
Voor het doen van aangifte zijn vervolgens het Handboek loonheffingen en de loonbelastingtabellen relevant. De Belastingdienst meldt in het Handboek loonheffingen jaarlijks alle (nieuwe) regels rondom loonheffingen en legt stap voor stap uit hoe je dit in je salarisadministratie correct regelt.
Hoeveel loonheffing je per werknemer exact moet inhouden en afdragen aan de Belastingdienst stel je vast aan de hand van loonbelastingtabellen. Je zoekt in de tabellen het maandinkomen, kijkt naar het wel of niet toepassen van loonheffingskorting en de arbeidskorting en leest eenvoudig de bedragen af die daarbij horen.
Het Handboek Loonheffingen en de Loonbelastingtabellen vind je op deze site van de Belastingdienst.
Zelf doen of uitbesteden?
Het is dus niet heel moeilijk om de loonheffing correct te berekenen, in te houden en af te dragen als je de salarisadministratie heel goed op orde hebt. Maar dat is wel een belangrijke voorwaarde. Heb je die kennis in huis? Geen probleem. Zo niet, dan kun je overwegen dit uit te besteden aan een intermediair/administratiekantoor. De meeste werkgevers die geen eigen afdeling hiervoor hebben doen dit. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Maar daar betaal je natuurlijk wel voor.
Gelukkig zijn er tegenwoordig ook tal van softwarepakketten die het (online) doen van de salarisadministratie – en dus aangifte loonheffing - veel gemakkelijker maken. Bekijk hier eens meer informatie over de salarisadministratie software van Loket.nl, waar je via onze partner CoPilot ook als werkgever direct gebruik van kan maken.