Verzamelloonstaat, loonstaat en jaaropgave
Belangrijke documenten in je salarisadministratie
Voer je salarisadministratie, dan krijg je te maken met de verzamelloonstaat, de loonstaat en de jaaropgave. Wat staat er precies in, welke onderdelen zijn verplicht en hoe kun je deze documenten (laten) opstellen?
Wat is een verzamelloonstaat?
Een verzamelloonstaat is een overzicht met daarin de jaarloongegevens per medewerker. Hierop vind je dus de totale loonkosten voor een jaar. De verzamelloonstaat wordt ook wel cumulatieve loonstaat of het cumulatief resultatenoverzicht genoemd. Je vindt de loonsom dan vaak onder loon voor loonheffing, fiscaal loon of heffingsloon.
Hoe maak je een verzamelloonstaat?
Doe je de loonadministratie zelf en werk je met software? Dan kun je verzamelloonstaat daarin vaak laten opstellen. De verzamelloonstaat gaat bijna altijd over een boekjaar, dus dan loopt hij van januari tot en met december. Heb je de salarisadministratie uitbesteed? Dan kun je het gewoon aan je boekhouder, salarisadministrateur of accountant vragen om hem op te stellen.
Wat is een loonstaat?
In een loonstaat houd je de gegevens van je medewerker en zijn loon bij. Denk aan persoonsgegevens, het wel/niet toepassen van de loonheffingskorting en het nummer inkomstenverhouding. Iedere medewerker heeft een eigen loonstaat. Dus heb je 10 medewerkers, dan heb je 10 loonstaten. Heeft iemand meer dan één arbeidsovereenkomst? Dan moet je voor elke aparte functie een loonstaat aanmaken. Dit doe je elk jaar vòòr de eerste salarisbetaling.
Wat staat er op een loonstaat?
Op de loonstaat zet je alle gegevens die voor de loonheffingen van belang zijn. Je kunt hiervoor het Model Loonstaat vanaf 2022 van de Belastingdienst gebruiken. Wil je afwijken van het voorgeschreven model? Dan moet je minimaal dezelfde gegevens op een duidelijke manier vermelden.
Rubrieken loonstaat
De loonstaat begint met drie rubrieken:
Werknemer: hier vul je de persoonlijke gegevens van de werknemer in.
Werkgever of inhoudingsplichtige: hier vul je de naam van je bedrijf, het adres en het loonheffingennummer in.
Gegevens voor tabeltoepassing: hier vul je in of er één of meerdere kortingen worden toegepast. Het gaat om de loonheffingskorting en de jonggehandicaptenkorting.
Kolommen van de loonstaat
Onder de rubrieken vind je een hele rij kolommen:
| Kolom op de loonstaat | Doel | Inhoud |
|---|---|---|
| Kolom 1 | Loontijdvak | Het tijdvak waarover de loonstaat is gemaakt |
| Kolom 2 | Nummer inkomstenverhouding (IKV) | dit nummer heb je doorgegeven aan de Belastingdienst en het UWV, zodat zij een medewerker kunnen herkennen. |
| Kolom 3 | Loon in geld | alle bruto-vergoedingen. Denk aan salaris, vakantiegeld, bonussen, etc. |
| Kolom 4 | Loon anders dan in geld | Dit zijn alle bijtellingen: een auto van de zaak, door jou betaalde lunch en ander loon in natura. |
| Kolom 5 | Fooien en uitkeringen fondsen | Hier boek je fooien en uitkeringen fondsen waarmee je bij de vaststelling van het salaris rekening hebt gehouden. Let op: voor fooien van horecapersoneel gelden aparte regels. |
| Kolom 7 | Aftrekposten voor alle heffingen | Hier zet je inhoudingen voor pensioenen en van verzekeringen als aanvullende ANW- en WIA-verzekeringen. |
| Kolom 8 | Loon voor werknemersverzekeringen | Het salaris op basis waarvan de sociale premies (SVW) wordt berekend. |
| Kolom 12 | Loon voor zorgverzekeringswet | Het salaris op basis waarvan de premie zorgverzekeringswet (ZWV) wordt berekend. |
| Kolom 14 | Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen | Het loon op basis waarvan de loonheffing wordt berekend. |
| Kolom 15 | Ingehouden loonheffing/premie volksverzekeringen | De loonbelasting die je hebt ingehouden op basis van het salaris. |
| Kolom 16 | Ingehouden bijdrage Zvw | Dit komt alleen voor bij dga’s en is de Zvw premie die op het nettoloon wordt ingehouden. |
| Kolom 17 | Uitbetaald bedrag | Een som van kolom 3-7-15-16 waar het uitbetaalde bedrag de uitkomst is. |
| Kolom 18 | Verrekende arbeidskorting | Hier zet je de toegepaste arbeidskorting neer. |
Wat is een jaaropgave?
Een jaaropgaaf is een overzicht waarop een werknemer kan zien wat hij of zij dat jaar heeft verdiend. Heeft iemand meerdere werkgevers, dan stelt elke werkgever een jaaropgave beschikbaar. Je verstuurt deze vaak aan het begin van het jaar over het afgelopen jaar. Je geeft de gegevens van de jaaropgaaf ook door aan de Belastingdienst.
Is een jaaropgaaf verplicht?
Als werkgever ben je verplicht om elke medewerker, na afloop van een jaar, een jaaropgaaf te geven. Gaat iemand voor het einde van het jaar uit dienst, dan mag je hem ook bij de eindafrekening geven.
Hoe maak je een jaaropgaaf?
De jaaropgaaf is vormvrij. Dat betekent dat je zelf mag weten hoe je hem vormgeeft. De verplichte onderdelen moeten erop staan, maar verder ben je vrij. Je hebt de volgende opties:
Je gebruikt eigen formulieren
Je gebruikt de jaaropgaaf, zoals je software hem maakt
Je gebruikt een digitale jaaropgaaf
Je gebruikt de laatste loonstrook die je aan de werknemer geeft als jaaropgaaf
Je gebruikt de Model Jaaropgaaf van de Belastingdienst.
Wat staat er op een jaaropgave?
Dit zijn de verplichte onderdelen:
Naam van de medewerker
Het burgerservicenummer van de medewerker
Naam van de werkgever
Het kalenderjaar waarover de jaaropgaaf gaat
Het bruto loon dat is verdiend (fiscaal loon)
De loonbelasting/premie volksverzekeringen die je hebt ingehouden (kolom 15)
De bijdrage zorgverzekeringswet die je hebt ingehouden (kolom 16)
Het totaalbedrag van de arbeidskorting die je hebt verrekend (kolom 18)
De werkgeversheffing Zvw met betrekking tot het loon van deze medewerker
Het totaal aan premies werknemersverzekeringen
Niet verplicht: de onbelaste vergoedingen die een medewerker dat jaar kreeg
