Besparen op personeelskosten

Wat is de werkkostenregeling (WKR)?

De WKR is een fiscale regeling die werkgevers in staat stelt om vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen te geven zonder dat hierover loonbelasting betaald hoeft te worden. De vrije ruimte, een bepaald percentage van de fiscale loonsom, mag onbelast worden besteed aan diverse personeelsvoorzieningen, zoals een kerstpakket, bedrijfsfitness of een telefoon van de zaak.

Vrije ruimte in 2025

Voor 2025 geldt dat werkgevers een vrije ruimte hebben van 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom, en 1,18% over het bedrag daarboven. Dit betekent dat een werkgever met een loonsom van € 400.000 in 2025 maximaal € 8.000 onbelast kan besteden.

De vrije ruimte was in 2024 nog 1,8%.

Vergoedingen binnen de WKR

Binnen de WKR vallen verschillende vergoedingen en verstrekkingen, zoals:

• Kerstpakketten

• Bedrijfsfitness op de werkplek

• Vergoedingen voor thuiswerken, zoals bureaustoelen of apparatuur

• Personeelsfeesten

• Kinderopvang op de werkplek

• Tablets, telefoons van de zaak en ander ICT-materiaal (onder bepaalde voorwaarden)

De vrije ruimte is dus een flexibele tool voor werkgevers om werknemers te belonen zonder dat deze beloningen als loon worden belast.

Gerichte vrijstellingen

Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen. Dit zijn vergoedingen die buiten de vrije ruimte vallen en dus altijd onbelast verstrekt mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn:

• Reiskostenvergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer

• Vergoedingen voor scholing en cursussen

• Kosten voor een verklaring omtrent gedrag (VOG)

• Verhuiskosten als deze gerelateerd zijn aan werk

Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium

Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling.

De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.

Kosten die onder nihilwaarderingen vallen

Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om het verstrekken van werkkleding en gratis koffie en thee op de zaak.

De Belastingdienst heeft een gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht vind je in het Handboek Loonheffingen op de website van de Belastingdienst.

Optimaliseer je vrije ruimte

Heb je aan het einde van het jaar nog vrije ruimte over? Dan kun je bijvoorbeeld een extra kerstpakket of personeelsfeest organiseren om deze ruimte optimaal te benutten. Houd er echter rekening mee dat de vrije ruimte niet meegenomen kan worden naar het volgende jaar. Het is dus verstandig om je budget goed te monitoren en tijdig te benutten.

Voorbeelden werkkostenregeling

Om het iets duidelijker te maken, hebben we een aantal voorbeelden voor je op een rij gezet waarin we uitleggen hoe de werkkostenregeling hier toepasbaar is.

Werkplek

De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed als je arboverantwoordelijk bent voor de werkplek. Dus als je op deze plek de zorg draagt voor de veiligheid van je werknemers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een cassière. Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar de hele thuiswerkplek valt voor de belastingdienst niet onder de onbelaste vergoedingen

Korting op eigen producten

Het geven van korting op de eigen producten kun je ook zien als een verkapt inkomen. Werkgevers mogen aan werknemers tot 20% korting geven op eigen producten. Er geldt wel een maximum van € 500 per jaar per werknemer. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de werknemer, gaat de Belastingdienst uit van de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief de btw.

Parkeren

De vergoeding voor het parkeren op een andere plaats bij het werk is belast. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een vergoeding van de kosten voor het parkeren bij de woning van de werknemer. Plekken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, vallen nu ook onder de gerichte vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een gehuurd rijtje in een parkeergarage in de buurt of gekochte plekken op een grotere parkeerplaats bij de werkplek.

Studiedag/personeelsfeest

Een feest op het eigen bedrijventerrein valt onder gerichte vergoedingen, maar elders niet. De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mogen onbelast worden vergoed. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen.

Bij personeelsfeesten worden de kosten wel gezien als loon. De kosten voor entertainment zoals het inhuren van een artiest, paintballen of een lopend buffet moet je dus wel binnen de 1,2% vrije ruimte proberen weg te schrijven.

Sport

Stel, je wilt je medewerkers bedrijfsfitness aanbieden. Op de werkplek is het onbelast, op een sportplek elders niet. Er is een uitzondering. Als jij risico’s ziet voor je werknemers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan het vallen binnen de gerichte vergoedingen.

Maaltijden

Maaltijden, bijvoorbeeld in de kantine, die jij vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van € 3,95 als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.

Gereedschap/ ICT

Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. Het is noodzakelijk als jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en het middel ook betaalt. Zonder dit middel moet de werknemer zijn werk niet goed kunnen uitvoeren (dit is het noodzakelijkheidscriterium). Wil je werknemer een duurdere variant dan strikt noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon, dus onder de WKR.

Een internetverbinding bij de thuiswerkplek kan ook onder de gerichte vrijstellingen vallen, mits internet nodig is om te kunnen werken. De vaste telefoondienst weer niet. Het middel mag geen deel uitmaken van de cafetariaregeling (dan bepaalt en betaalt werknemer zelf). Het laatste criterium: de werknemer moet deze voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat.

Cafetariaregeling

Middelen die hier onder vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR. Hier mag een werknemer verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen het brutoloon. (dus bijvoorbeeld de kosten voor een fiets aftrekken van de bruto eindejaarsuitkering) Het belangrijkste punt hierbij is dat de werknemer het middel kiest en koopt.

Elektrische fiets van de zaak

Mensen uit de auto krijgen en laten fietsen past binnen deze doelstelling. Daarom is de leasefiets van de zaak aantrekkelijker gemaakt. Werknemers kunnen nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via de werkgever. Werknemers krijgen een bijtelling van 7% van de waarde van de fiets. Uitgaande van een fiets van € 1.500, bedraagt de bijtelling € 105 per jaar. Het leasen heeft tot gevolg dat de kilometervergoeding wegvalt.

Vaste kostenvergoeding

Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de WKR vallen. De werkgever moet dan wel weten waar deze vergoeding precies aan wordt besteed, jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of het binnen of buiten de WKR valt. Zie hierboven wat voor kosten wel en niet onder de WKR vallen. Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan.

Gebruikelijkheidstoets

Wat kun je nu wel en niet onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR? De regeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Jouw vergoedingen mogen voor niet meer dan 30% afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.

Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van € 20.000 uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot € 2.400 per werknemer per jaar is gebruikelijk. Een bonus kan hier met dit maximum ook onder vallen.

Tip: Geef jij werknemers een bonus of prestatiebeloning? Bekijk dan de actuele regels voor het berekenen van de belasting bonus 2024.

Afrekenen met de Belastingdienst

Wanneer je de vrije ruimte overschrijdt, moet je 80% eindheffing betalen over het bedrag boven de vrije ruimte. Dit kan in de loop van het volgende jaar worden afgerekend. Voor een soepele administratie is het belangrijk om gedurende het jaar de WKR goed bij te houden.

Weet wat je doet met de WKR

De werkkostenregeling biedt werkgevers veel flexibiliteit in het belonen van hun personeel zonder extra loonheffingen. Voor 2025 is de vrije ruimte 2% voor loonsommen tot € 400.000. Het optimaal benutten van deze ruimte kan helpen om extra kosten zoals kerstpakketten of personeelsfeesten fiscaal voordelig te regelen. Zorg er wel voor dat je weet welke vergoedingen onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen vallen om boetes of naheffingen te voorkomen.

Auteur

Jelle Bos

Jelle is eindredacteur bij MKB Servicedesk.