Werkkostenregeling: welke kosten vallen daaronder?

Via de werkkostenregeling kun je personeel onbelaste vergoedingen geven. Maar niet alle kosten kun je volgens de Belastingdienst verrekenen onder deze noemer. Welke kosten vallen wel binnen deze regeling?

Werkkostenregeling: vrije ruimte voor vergoedingen aan personeel

De werkkostenregeling (WKR) stelt je als werkgever in staat onbelaste vergoedingen te geven. Deze hoeven niet werkgerelateerd te zijn, er gelden namelijk geen voorwaarden aan vergoedingen die binnen de vastgestelde marge - de vrije ruimte - vallen. Enkele voorbeelden:

• Kinderopvang op de werkplek

• Personeelsfeesten

• Vergoedingen voor thuiswerken (zoals apparatuur, bureaustoel, consumpties)

• Kerstpakketten

• Elektronica zoals een tablet of telefoon van de zaak

• Bedrijfsfitness

• Gereedschap

• Geldbedragen zoals gratificaties en bonussen

Vrije ruimte WKR stijgt structureel

In het Belastingplan 2023 stond al dat de vrije ruimte structureel zou gaan stijgen met 0,22%: van 1,7% naar 1,92%. Maar in 2023 zal de vrije ruimte als extra lastenverlichting voor het mkb een tijdelijke stijging kennen naar 3%. In 2024 gaat dit percentage voor de vrije ruimte weer terug naar het oorspronkelijke tarief van 1,92%.

Loonsom schijven

Het percentage van 3% in 2023 geldt bij een loonsom tot € 400.000. Concreet betekent dat een stijging van de vrije ruimte van maximaal € 6.800 (1,7% in 2022) naar € 12.000 in 2023.

Na 2023 gaat de vrije ruimte weer terug naar de eerder aangekondigde 1,92% (maar dat is nog steeds een stijging van 0,22% ten opzicht van 2022). Dat betekent dat de vrije ruimte in 2024 neerkomt op een bedrag van maximaal € 7.680 bij een loonsom tot € 400.000.

In 2022, 2023 en 2024 zijn de percentages in de 2 schijven van de WKR als volgt:

Van WKR vrijgestelde kosten

Bepaalde vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, de zogenoemde gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

• Verstrekte reiskosten tot € 0,21

• Abonnementen voor het openbaar vervoer

• Het bieden van maaltijden bij overwerk

• Verhuiskosten vanwege het werk

• Aanvragen van verklaring omtrent gedrag (VOG) 

• (Om)scholing

Extra vrijstellingen onder het noodzakelijkheidscriterium

Bepaald materiaal en apparatuur hebben werknemers nodig voor het uitvoeren van het werk, zoals gereedschap, een smartphone of een tablet. Als je kunt aantonen dat de voorziening noodzakelijk is bij het uitvoeren van werk, dan vallen deze kosten ook onder de gerichte vrijstelling. De vrije ruimte voor andere vergoedingen in de werkkostenregeling wordt dan niet aangesproken. Het maakt dan niet uit in hoeverre werknemers deze zaken privé gebruiken.

Kosten die onder de nihilwaardering vallen

Dan zijn er nog kostenposten die een zogenaamde nihilwaardering krijgen. Die hoef je dus ook niet mee te tellen in de werkkostenregeling. Het gaat bijvoorbeeld om:

• Verstrekken van werkkleding

• Gratis koffie en thee op het werk

De Belastingdienst heeft een zeer gedetailleerd overzicht van welke kosten onder de werkkostenregeling en welke kosten onder de nihilwaardering vallen. Het overzicht tref je aan op de website van de Belastingdienst.

Voorbeelden werkkostenregeling

Werkplek

De werkplek valt onder het loon. Werkplekvoorzieningen worden vergoed als je arboverantwoordelijk bent voor de werkplek. Dus als je op deze plek de zorg draagt voor de veiligheid van je werknemers en dit opneemt in je arboplan. Denk aan een bureau, maar ook aan de vrachtwagen van een chauffeur of de toonbank van een cassière. 

Ook onderdelen van de thuiswerkplek kunnen hieronder vallen, maar de hele thuiswerkplek valt voor de belastingdienst niet onder de onbelaste vergoedingen. Deze regeling is wel wat verruimd. Of de werkgever op de thuisplek arboverantwoordelijk is, is hier niet relevant. De arbovoorzieningen en ICT-voorzieningen thuis kunnen onbelast worden vergoed als thuiswerken noodzakelijk is. Inderdaad, dit is nogal vaag. De Belastingdienst zal per geval bekijken of thuiswerken voor deze werknemer terecht noodzakelijk was. 

Hoe zit het met korting geven op eigen producten?

Het geven van korting op de eigen producten kun je ook zien als een verkapt inkomen. Werkgevers mogen aan werknemers tot 20% korting geven op eigen producten. Er geldt wel een maximum van € 500 per jaar per werknemer. Bij het bepalen van de hoogte van het financieel voordeel van de werknemer, gaat de Belastingdienst uit van de gebruikelijke verkoop- of winkelwaarde, inclusief de btw.

Parkeren

De vergoeding voor het parkeren op een andere plaats bij het werk is belast. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een vergoeding van de kosten voor het parkeren bij de woning van de werknemer.  Plekken waarvoor de werkgever verantwoordelijk is, vallen nu ook onder de gerichte vergoedingen. Denk bijvoorbeeld aan een gehuurd rijtje in een parkeergarage in de buurt of gekochte plekken op een grotere parkeerplaats bij de werkplek. Het gaat dus om parkeerplekken die jij als werkgever voor je werknemers hebt geregeld, jij bent er verantwoordelijk voor. Als je werknemers elke dag zelf een willekeurig plekje in de buurt moeten zoeken, kun je hen hier dus geen onbelaste vergoeding voor geven. Ook parkeerplekken buiten de werkplek (bij klanten op bezoek) vallen niet onder de gerichte vergoedingen.

Studiedag/personeelsfeest

Ook rond het personeelsuitje bestond vaagheid. Een feest op het eigen bedrijventerrein viel onder gerichte vergoedingen, maar elders niet. De kosten voor bijeenkomsten met een zakelijk karakter mogen onbelast worden vergoed. Kosten voor bijvoorbeeld studiedagen, werkontbijten of teambuildingsactiviteiten vallen daarom onder de gerichte vergoedingen. 

Bij personeelsfeesten worden de kosten wel gezien als loon. De kosten voor entertainment zoals het inhuren van een artiest, paintballen of een lopend buffet moet je dus wel binnen de 1,2 procent vrije ruimte proberen weg te schrijven.

Sport

Stel, je wilt je medewerkers bedrijfsfitness aanbieden. Op de werkplek is het onbelast, op een sportplek elders niet. Er is een uitzondering. Als jij risico’s ziet voor je werknemers op hun werkplek en je wilt dit met sport tegengaan (bijvoorbeeld yoga tegen RSI) én je hebt dit opgenomen in je arboplan, dan kan het vallen binnen de gerichte vergoedingen.

Het moet dus gerichte arbofitness zijn, met een officieel programma, en gerelateerd aan bepaalde beroepsrisico’s. Er mag dan geen eigen bijdrage van werknemers worden gevraagd en het mag niet binnen de cafetariaregeling vallen (hierover later meer).

Maaltijden

Maaltijden, bijvoorbeeld in de kantine, die jij vergoedt, zijn loon in natura. Maar je hoeft niet elk pakje melk te tellen. Je mag de werkelijke kosten rekenen, of per maaltijd het normbedrag van €3,35 als loon tellen, minus wat de werknemer zelf betaalt. Maar wat is een maaltijd en wat is een snack? Dit is aan de werkgever om te bepalen. Kleine consumpties (koffie, drankjes, gebak, fruit) zijn onbelast.

Gereedschap/ ICT

Als gereedschap of ICT-middelen (computer, iPad, smartphone) noodzakelijk zijn, vallen ze binnen de gerichte vrijstellingen. Het is noodzakelijk als jij als werkgever beslist waar het middel aan moet voldoen en het middel ook betaalt. Zonder dit middel moet de werknemer zijn werk niet goed kunnen uitvoeren (dit is het noodzakelijkheidscriterium). Wil je werknemer een duurdere variant dan strikt noodzakelijk? Dan valt de meerprijs onder loon, dus onder de WKR. 

Een internetverbinding bij de thuiswerkplek kan ook onder de gerichte vrijstellingen vallen, mits internet nodig is om te kunnen werken. De vaste telefoondienst weer niet. Het middel mag geen deel uitmaken van de cafetariaregeling (dan bepaalt en betaalt werknemer zelf). Het laatste criterium: de werknemer moet deze voorziening teruggeven of zelf gaan betalen als hij uit dienst gaat. 

Cafetariaregeling

Hij is al een paar keer genoemd: de cafetaria- of ruilregeling. Middelen die hier onder vallen, vallen niet in de gerichte vrijstellingen voor de WKR. Hier mag een werknemer verschillende onbelaste vergoedingen uitruilen tegen het brutoloon. (dus bijvoorbeeld de kosten voor een fiets aftrekken van de bruto eindejaarsuitkering) Het belangrijkste punt hierbij is dat de werknemer het middel kiest en koopt.

Elektrische fiets van de zaak

Onze samenleving moet verduurzamen. Mensen uit de auto krijgen en laten fietsen past binnen deze doelstelling. Daarom is de leasefiets van de zaak aantrekkelijker gemaakt. Werknemers kunnen nu voor een paar euro per maand een dure elektrische fiets leasen via de werkgever. Werknemers krijgen een bijtelling van 7% van de waarde van de fiets. Uitgaande van een fiets van €1.500, bedraagt de bijtelling €105 per jaar. Het leasen heeft tot gevolg dat de kilometervergoeding wegvalt. 

Vaste kostenvergoeding

Een vaste vergoeding per maand voor diverse kosten kán onder de WKR vallen. De werkgever moet dan wel weten waar deze vergoeding precies aan wordt besteed, jij moet dit onderzoeken. Houd het bijvoorbeeld drie maanden met bonnetjes bij. Dan hangt het af van wat voor kosten dit zijn of het binnen of buiten de WKR valt. Zie hierboven wat voor kosten wel en niet onder de WKR vallen. Oude afspraken hierover met de belastingdienst blijven gewoon bestaan. 

Gebruikelijkheidstoets

Wat kun je nu wel en niet onderbrengen in de vrije ruimte van de WKR? De regeling kan in theorie worden misbruikt om minder belasting te betalen. Hier is iets op bedacht: de gebruikelijkheidstoets. Jouw vergoedingen mogen voor niet meer dan 30 procent afwijken van wat in jouw branche gebruikelijk is.

Het is bijvoorbeeld ongebruikelijk als een directeur de volledige vrije ruimte alleen voor zichzelf besteedt en zichzelf een leuke vergoeding van 20.000 euro uitkeert. Stelregel: een vergoeding tot € 2400,- per werknemer per jaar is gebruikelijk. Een bonus kan hier met dit maximum ook onder vallen. 

Hoe zit het met de administratie?

De Belastingdienst schrijft niet voor hoe je de WKR moet administreren. Een tip: reken aan het begin van het jaar je totale fiscale loonsom uit (en verander dit als iemand in of uit dienst treedt). Dan weet je precies wat je maximum is aan onbelaste vergoedingen. Houd in een apart mapje goed bij wat je hiervan uitkeert. Label je kosten dus goed. Maak keuzes en leg duidelijk vast waarom iets volgens jou wel en niet onder de WKR valt, dan sta je sterker in een discussie met de fiscus. 

Nog een laatste ding om op te letten: je mag vrije ruimte niet meenemen naar een volgend jaar. Heb je dus nog ruimte aan het einde van het jaar, dan kun je overwegen je personeel een extraatje te geven (een mooie kerstborrel). Volgend jaar is het verdwenen. 

Afrekenen is soepeler geworden

Het is toegestaan om later met de Belastingdienst af te rekenen als de vrije ruimte wordt overschreden. Je verstrekt bijvoorbeeld eind 2022 aan de werknemers een kerstpakket of je geeft een eindejaarsfeest. De rekening volgt waarschijnlijk pas in 2023. Het is toegestaan om deze kosten pas over het nieuwe  aangiftetijdvak op te voeren.

Heb je ruimte over in de werkkostenregeling?

Heb je nog ruimte over binnen het forfait? Benut die dan optimaal! Bijvoorbeeld voor extra vergoedingen of verstrekkingen aan het einde van het jaar.

Auteur

Jelle Bos

Jelle is eindredacteur bij MKB Servicedesk.