Hoe voer ik een goed beoordelingsgesprek?
In 10 stappen naar een effectief beoordelingsgesprek
Een keer per jaar zit je met je medewerker(s) om de tafel voor een beoordelingsgesprek. Voor beide partijen een zinvol moment. Hoe benut je zo’n beoordelingsgesprek optimaal?
Tijdens het beoordelingsgesprek geef je letterlijk een oordeel over het functioneren van je medewerker in het afgelopen jaar. Anders dan bij het functioneringsgesprek is het vooral eenrichtingsverkeer. Jij bent het meeste aan het woord. De medewerker mag weliswaar reageren; zijn mening heeft geen invloed op het gesprek en de eventuele consequenties.
Waarom belangrijk?
De meeste werknemers willen graag horen hoe ze het doen. Ze willen waardering, maar willen ook weten op welke vlakken ze zich kunnen verbeteren. Dat gebeurt tijdens het beoordelingsgesprek. Voor sommigen is het overigens ook een spannend moment. Het kan immers prettige of minder prettige consequenties hebben. Iemand met een contract voor bepaalde tijd krijgt te horen of hij mag blijven of moet vertrekken. Vaste medewerkers hopen wellicht op salarisverhoging.
Bijsturen en motiveren
Voor jou als ondernemer is het beoordelingsgesprek het moment om bij te sturen en te motiveren. Je meest waardevolle krachten kun je formeel prijzen en medewerkers die onder de maat blijven, stuur je bij. Let daarbij wel op dat je niet met verrassingen komt, zeker niet met onaangename. Als je ontevreden bent over een medewerker, en zelfs van plan bent om niet met hem door te gaan, mag dit niet onverwachts ter tafel komen. Je hebt dat dan al vaker laten blijken.
10 tips voor een geslaagd gesprek
Kondig het gesprek ruim van tevoren aan. Bereid je net als je werknemer goed voor.
Vul van tevoren het beoordelingsformulier in, al dan niet als concept.
Creëer een prettige sfeer. Je medewerker hikt misschien aan tegen deze ‘judgement-day’. Zorg dat hij zich op zijn gemak voelt. Neem de tijd, kies een rustige plek. Breek het ijs met een luchtig onderwerp of een grapje. Begin met een paar informele vragen.
Let op hoe jullie gaan zitten. Ga niet recht tegenover elkaar zitten, maar bijvoorbeeld op een hoek.
Om te kunnen beoordelen of bepaalde doelen zijn bereikt, heb je als het goed is aan het begin van het jaar SMART-geformuleerde afspraken gemaakt tijdens het planningsgesprek. Die resultaten zijn nu zichtbaar en vragen om een oordeel. Gebruik de eerdere verslagen van het plannings- en functioneringsgesprek ook.
Als je vooraf géén persoonlijke doelstellingen hebt vastgesteld, geef dan aan in hoeverre je medewerker de doelstellingen van zijn of haar functie heeft gerealiseerd, zowel in kwaliteit als in kwantiteit.
Bespreek de ‘mindere’ prestaties. Als je medewerker zich bewust wordt van zijn zwaktes, kan hij er immers aan werken. Doe dat wél op een opbouwende manier.
Betrek ook de mening van anderen - de zogenaamde 'informanten' - zoals klanten of collega’s, bij je beoordeling.
Een negatieve beoordeling mag niet uit de lucht vallen, mogelijke verbeterpunten kwamen al eerder ter sprake bij het functioneringsgesprek. Wacht sowieso niet met het geven van feedback tot een formeel gesprek.
Ook al is dit een beoordelingsgesprek, luister ook naar de feedback van je medewerker. Gebruik zijn kritiek om je rol als manager of als organisatie te verbeteren.
Wat zijn de valkuilen?
Het recentheidseffect: Recente gebeurtenissen hebben een grotere invloed op de beoordeling. Het helpt als je gedurende het jaar aantekeningen maakt over iemands functioneren.
Het 10 procent-90 procent effect: 90 procent van de gesprekstijd gaat over 10 procent van de taken waarin de werknemer slecht functioneert. Besteed dus ook aandacht aan de positieve aspecten. Dat stimuleert.
Het halo en horn-effect: Een positief aspect in het functioneren heeft zoveel impact dat de meer negatieve aspecten onderbelicht blijven.
Het omgekeerde (horn-effect) komt ook voor. Zorg voor een juiste balans.
Iederaan wordt gekleurd door voorkeuren, vooroordelen, sympathieën en antipathieën. Het scheelt als je je daarvan bewust bent.
