Hoe houd ik een functioneringsgesprek?

Het geheim van een succesvolle onderneming zit ‘m vooral in goed gemotiveerd personeel. Houd daarom geregeld een functioneringsgesprek. Je polst hoe het er bij individuele medewerkers voor staat en waar kan worden bijgestuurd.

Het functioneringsgesprek gaat –hoe kan het ook anders- over het functioneren van de medewerker. Uitgangspunt is de functieomschrijving en het competententieprofiel. Maar ook de eerder gemaakte afspraken over de persoonlijke doelstellingen. Er wordt geëvalueerd of de werknemer op de goede weg is.

Focus op verbetering

Het functioneringsgesprek –ook wel het voortgangsgesprek- is gericht op verbetering. Je maakt afspraken hoe de kwaliteit van het werk, de werkverhoudingen en de werkomstandigheden omhoog kan. Ook al ben je tevreden, er zijn altijd verbeter- of ontwikkelpunten te bedenken.

Het functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer. Beide partijen geven hun mening over het werk en de werksituatie. Samen bepalen ze de agenda. Het is gebruikelijk elk jaar een functioneringsgesprek te houden als onderdeel van de HR Cyclus.

Gespreksonderwerpen

Voor een goed verloop van het gesprek is het van belang dat het gesprek tijdig wordt aangekondigd. Kies voor een rustige ruimte, schakel telefoons even uit. Zorg ook beiden voor een goede voorbereiding. Dat kan met een checklist Functioneringsgesprek. Daarop komen de volgende onderwerpen in elk geval naar voren:

•              Wat zijn de taken van de medewerker?

•              Hoe heeft hij deze uitgevoerd?

•              Wat zijn de resultaten?

•              Wat vindt de medewerker zelf van zijn functioneren?

•              Wat ging er goed, wat ging er minder goed?

•              Hoe zijn de relaties met collega’s en eventueel leidinggevenden?

•              Hoe zijn de werkomstandigheden?

•              Wat zijn de wensen en mogelijkheden voor de toekomst?

•              Is er behoefte aan cursussen, scholing of begeleiding?

•               Welke acties onderneemt jij en welke de medewerker? 

Gespreksstrategie

Hoe voer je een goed functioneringsgesprek? Belangrijkste vuistregel is dat je daadwerkelijk luistert. Laat je medewerker als eerste aan het woord. Laat hem ongestoord zijn mening geven over hoe het gaat en hoe hij denkt beter te kunnen presteren. Stimuleer hem door door te vragen en geregeld samen te vatten. Met deze zogenaamde LSD-methode (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen) kom je veel te weten.

Geen vooroordelen

Natuurlijk geef je vervolgens jouw mening, jij bent tenslotte de leidinggevende. Van belang is dat je vertelt wat je ziet en ervaart. Probeer daarbij vooroordelen te vermijden of bespreek ze. Het gesprek vereist misschien enig lef. Want, natuurlijk bespreek je wat er allemaal goed gaat, je wilt òòk meegeven welke problemen je signaleert.

Do’s en don’ts

- Probeer zo min mogelijk te interpreteren. Als er steeds dingen fout gaan vraag je naar het waarom in plaats van te beschuldigen.

- Stel open vragen zoals: Hoe komt dat? Wat vind je van…?  Kun je wat meer vertellen over…??

- Let op je non verbale communicatie. Maak oogcontact, knik begrijpend en maak handgebaren. Zo vertelt je medewerker makkelijker zijn verhaal.

- Laat de medewerker zo veel mogelijk uitpraten, ook hij jouw functioneren bekritiseert. Leg rustig uit waarom je bepaalde zaken zo aanpakt.

Verslag

De resultaten en gemaakte afspraken worden verwerkt in een verslag. Als jullie het beiden eens zijn met de inhoud, wordt het verslag ondertekend. Jij bewaart het in het personeelsdossier, de medewerker krijgt zelf een kopie. Maak meteen een afspraak voor het beoordelingsgesprek.