Ontslag wegens disfunctioneren? Volg deze 4 stappen
Wanneer is er sprake van disfunctioneren en hoe werkt de ontslagprocedure?
Voldoet je medewerker niet meer aan bepaalde verwachtingen of vereisten voor de functie? En zie je geen verbetering? Dan kun je overgaan tot ontslag bij disfunctioneren. Hoe dat precies werkt en wat de voorwaarden zijn, lees je in dit artikel.
Wanneer is er sprake van disfunctioneren?
Om te beginnen is disfunctioneren meestal geen zwart/witverhaal. Of iemand wel of niet goed functioneert, blijft namelijk een subjectief oordeel. Wel bestaan er een aantal veel voorkomende indicatoren die wijzen op disfunctioneren.
Voorbeelden ontslaggrond disfunctioneren:
Slecht presteren: je werknemer maakt veel fouten, haalt belangrijke deadlines niet, toont een gebrek aan inzet of levert meer dan eens ondermaats werk.
Onvoldoende kennis of vaardigheden: je medewerker mist bepaalde vaardigheden of kennis die nodig is voor de functie. Op basis van cv en de sollicitatiegesprekken leek de werknemer in kwestie voldoende in huis te hebben, maar de praktijk wijst toch anders uit. Veel werkgevers zijn trouwens bekend met dit scenario.
Ongewenst gedrag: pesten van collega’s, onprofessioneel gedrag, ongepaste interacties met klanten of cliënten, etc. Gaat het om grensoverschrijdend gedrag? Dan kun je ook ontslag op staande voet overwegen.
Slechte werkethiek: regelmatig te laat komen, ongeoorloofd verzuim, frequent kort ziekteverzuim, onvoldoende inzet tonen.
Kan geen opbouwende feedback verdragen: medewerker weigert opbouwende kritiek te accepteren of toont onvermogen om gedrag aan te passen op basis van feedback.
Conflict op de werkvloer: werknemer is regelmatig betrokken bij conflicten met collega’s, heeft een negatieve invloed op de werksfeer of toont onvermogen om op een normale manier te communiceren of samen te werken.
Ontslag wegens disfunctioneren: de regels
Als je merkt dat er weinig of geen ruimte tot verbetering mogelijk is bij je werknemer, kun je ontslag wegens disfunctioneren overwegen. Overweeg dat zorgvuldig want je kunt iemand met een vast arbeidscontract niet zomaar ontslaan wegens disfunctioneren.
Zo moet je aan bepaalde voorwaarden en procedures voldoen die in overeenstemming zijn met:
de arbeidswetgeving
de geldende arbeidsovereenkomst met je werknemer
de collectieve arbeidsovereenkomst (cao)
het bedrijfsbeleid
Stappenplan ontslag wegens disfunctioneren
Daarnaast zijn er enkele algemene stappen en overwegingen die van belang zijn voor ontslag bij disfunctioneren:
1. Prestatiebeoordeling en feedback
Je bent verplicht je werknemers regelmatig te beoordelen en feedback te geven over hun prestaties. Op die manier maak je ze bewust van eventuele prestatieproblemen en gun je ze de mogelijkheden zichzelf te verbeteren. Bijvoorbeeld met duidelijke meetbare doelen, een Persoonlijk Ontwikkelingsplan of het bieden van trainingen.
2. Werk met een verbetertraject
Voldoet een werknemer niet aan bepaalde eisen? Stel dan een verbetertraject op. Zie het als een plan waarmee je werknemer prestaties kan verbeteren. Neem specifieke doelen op en werk met termijnen voor verbeteringen. Plan ook regelmatig follow-up gesprekken om de voortgang te bespreken.
3. Documentatie
Vergeet niet je werknemer schriftelijk op de hoogte te stellen van het disfunctioneren en het verbetertraject. Bewaar deze documentatie zorgvuldig: deze is onmisbaar mocht het uiteindelijk tot ontslag bij disfunctioneren komen.
Leg dus een dossier aan waarin je alles rondom het disfunctioneren van je werknemer bewaart. Denk bijvoorbeeld aan: prestatiebeoordelingen, feedbackgesprekken, schriftelijke waarschuwingen of verslagen van verbetertrajecten.
Dit is cruciaal voor een eventuele ontslagprocedure en ook onmisbaar wanneer er juridische stappen volgen of er een geschil ontstaat.
4. Ontslagverzoek wegens disfunctioneren indienen
Verbetert je werknemer niet voldoende, ondanks al je inspanningen? Dan kun je overgaan tot ontslag wegens disfunctioneren.
Je moet een ontslagverzoek indienen bij de kantonrechter. Die bekijkt of je ontslagaanvraag rechtsgeldig is aan de hand van een preventieve toets. Op basis van de uitslag zal het ontslagverzoek afgekeurd of goedgekeurd worden. Een paar voorwaarden voor ontslag door disfunctioneren zijn:
Disfunctioneren goed onderbouwen: je moet kunnen aantonen dat er sprake is van disfunctioneren van je werknemer. Bijvoorbeeld met objectieve beoordelingen, prestatieverslagen, feedbackgesprekken, getuigenissen van collega’s of klanten. Eigenlijk alle relevante informatie die je maar kunt bedenken.
Voldoende inspanning met verbetertraject: je moet kunnen aantonen dat je een redelijk en serieus verbetertraject hebt opgezet en daarmee je medewerker de kans hebt gegeven zich te verbeteren. De gestelde verwachtingen en vereisten in het traject zijn redelijk, duidelijk en haalbaar. Eventueel kun je dit hard maken door functie-eisen, competentieprofielen, prestatienormen of andere relevante documentatie mee te sturen.
Geen andere passende functie: je moet ook in redelijke mate kunnen aantonen dat je je werknemer niet op een andere plaats binnen de organisatie kunt inzetten. Herplaatsing binnen je organisatie is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als het disfunctioneren te maken heeft met ongewenst gedrag op de werkvloer.
Ontslag door disfunctioneren moet redelijk zijn: ten slotte moet je aantonen dat het ontslag een redelijke maatregel is en in verhouding staat tot het disfunctioneren van je werknemer. Andere redelijke alternatieven waren niet beschikbaar, zoals verdere training, begeleiding of aanpassing van de werkzaamheden.
Verzoek ontslag bij disfunctioneren vaak afgewezen
Kortom, voordat je een ontslagaanvraag indient bij de kantonrechter moet je eerst een aantal zaken regelen. Dat begint met feedback- en prestatiegesprekken, het vormgeven van een verbetertraject en het zorgvuldig bijhouden van alle documentatie rondom het disfunctioneren. Houd ook rekening met het opzegverbod.
Het is niet voor niets dat veel ontslagverzoeken wegens disfunctioneren worden afgewezen door gebrek aan bewijsvoering.
Ontslag wegens disfunctioneren en recht op ww
Keurt de kantonrechter je verzoek goed? Dan mag je overgaan tot ontslag op basis van disfunctioneren en heeft je werknemer in principe gewoon recht op een ww-uitkering. Vergeet niet dat je werknemer ook recht heeft op een transitievergoeding bij disfunctioneren.
