Het kerstpakket en de Belastingdienst in 2024
Hoe werkt het met de WKR en de vrije ruimte?
Geef jij jouw personeel dit jaar een kerstpakket? Dan kun je dit fiscaal slim doen met de vrije ruimte uit de werkkostenregeling, waarbij je let op het eindheffingsloon. Wat je hiervoor moet weten en hoe het zit met het kerstpakket en de Belastingdienst lees je in dit artikel.
Het kerstpakket en de Belastingdienst
Als je een kerstpakket wilt geven aan je medewerkers, dan is het fijn als je dit fiscaal zo gunstig mogelijk kunt doen. Je krijgt te maken met twee verschillende dingen: de aftrekbare btw en de kosten van het pakket zelf.
Of de btw aftrekbaar is, hangt af van het drempelbedrag voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken. Of je over de kosten van het kerstpakket btw moet betalen, dat hangt af van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Hieronder leggen we de verschillende posten aan je uit.
Btw kerstpakket aftrekbaar?
De btw die je betaalt over het kerstpakket is niet altijd aftrekbaar. Daarvoor geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per medewerker per boekjaar. Blijf je met je uitgaven voor cadeaus en personeelsvoorzieningen onder dit bedrag? Dan mag je de btw aftrekken. Over alles boven het drempelbedrag mag de btw niet afgetrokken worden.
Even terug: wat is de WKR en vrije ruimte?
Met de werkkostenregeling (WKR) kun je zaken zoals verjaardagscadeaus, vergoedingen, kerstpakketten en andere extra’s aan je werknemers geven, zonder dat je daarover extra belasting hoeft te betalen. Je krijgt een bepaald bedrag, de vrije ruimte, dat je belastingvrij mag gebruiken voor je personeel. Hoe hoog die vrije ruimte is, hangt af van de totale fiscale loonsom: hoeveel je betaalt aan salaris. Binnen de WKR hoor je vaak de term ‘drempelwaarde’. In 2024 is dat € 227 en vormt dat de grens die bepaalt of je de btw mag terugvragen op cadeaus, zoals het kerstpakket.
Voorbeeld: je koopt kerstpakketten voor je medewerkers. Dit pakket kost €54 exclusief btw. De btw die je hierover betaalt, mag je terugvragen bij de Belastingdienst. Komen de kosten, exclusief btw, boven de € 227 uit? Dan mag je de btw niet terugvragen.
Uitgaven per medewerker berekenen
Of je het drempelbedrag behaald hebt, kun je zelf berekenen. Je hebt dan te maken met cadeaus (meestal persoonsgebonden) en personeelsvoorzieningen (voor meerdere medewerkers). Denk aan een kerstpakket (persoonsgebonden) versus een bedrijfsfitnessruimte (voor alle medewerkers). De persoonsgebonden giften zet je op het kostenplaatje van de betreffende medewerker. De personeelsvoorzieningen voor een groep medewerkers deel je door het aantal medewerkers dat er gebruik van maakt.
Zo kun je per medewerker berekenen hoe je zit ten opzichte van dat drempelbedrag. Blijf je onder € 227, dan mag je de btw aftrekken. Ga je er overheen? Dan mag je de btw over de uitgaven boven het drempelbedrag niet aftrekken bij de omzetbelasting.
Lees ook: Kerstpakket ideeën opdoen? 5 tips waar je personeel blij van wordt.
Kerstpakket en de WKR
De Belastingdienst ziet een kerstpakket als ‘loon in natura’. Dat is loon dat je bij de loonsom moet optellen en waar je loonbelasting over betaalt. Maar als het kerstpakket past binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) hoef je geen loonbelasting te betalen. Binnen de WKR kun je belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers geven.
Kerstpakket belastingvrij binnen vrije ruimte WKR
In 2024 kun je 1,92% van de totale fiscale loonsom tot €400.000 en 1,18% van de totale loonsom boven de €400.000 belastingvrij besteden aan onkostenvergoedingen en andere voordelen voor werknemers, zoals kerstpakketten, in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Valt het pakket buiten de vrije ruimte, dan moet je een eindheffing van 80% betalen over het overschreden bedrag.
Vrije ruimte berekenen
De vrije ruimte voor je medewerkers bereken je door te kijken naar de totale loonsom. Over de eerste €400.000 krijg je 1,92% vrije ruimte, voor alles daarboven is de vrije ruimte 1,18% (2024). Niet alleen het kerstpakket valt binnen deze vrije ruimte, maar ook secundaire voorwaarden zoals een fietsplan, het personeelsuitje en bedrijfsfitness.
Waardering van het kerstpakket voor de Belastingdienst
De inkoopprijs bepaalt de waarde van het kerstpakket dat je opgeeft voor de vrije ruimte. Let op: de gift moet wel redelijk zijn. Is de waarde van het pakket veel hoger (meer dan 30%) dan gebruikelijk, dan is de loonheffing wel van toepassing. Denk aan 13e maand of een eindejaarsuitkering.
Hoe bepaalt de Belastingdienst wat gebruikelijk is voor een kerstpakket?
Belangrijk om te weten: over wat gebruikelijk is, zijn geen exacte bedragen of percentages vastgesteld. Dat kan elk jaar veranderen. Om te bepalen of de waarde van een kerstpakket gebruikelijk is, kijkt de Belastingdienst naar branches of sectoren met vergelijkbare omstandigheden. Wat doet de rest binnen jouw branche of sector? Ook houden ze bij het bepalen van de gebruikelijke waarde rekening met de inhoud en waarde van het pakket. Heeft het kerstpakket een redelijke en gangbare samenstelling, past de inhoud als kerstpakket en is de waarde ervan in lijn met andere kerstpakketten in de branche? Dan ziet de Belastingdienst het pakket als gebruikelijk en zullen ze niet in bezwaar gaan.
Andere dingen waar de Belastingdienst naar kijkt om de gebruikelijke waarde vast te stellen:
Andere medewerkers van dezelfde werkgever
Collega’s van de werknemer in dezelfde functiecategorie
Werknemers van andere werkgevers
Veelgestelde vragen over het kerstpakket
Hoeveel mag je als kerstpakket geven?
Er is geen vast bedrag dat een kerstpakket maximaal mag kosten. Het moet wel redelijk en gebruikelijk zijn. Het mag dus niet veel duurder zijn dan wat andere bedrijven in dezelfde branche geven. Zolang het binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling past, hoef je er geen extra belasting over te betalen.
Is het kerstpakket een arbeidsvoorwaarde?
Nee, een kerstpakket is geen arbeidsvoorwaarde. Het is een extraatje of bedankje aan je medewerkers. Het is geen verplicht onderdeel van het salaris of de arbeidsvoorwaarden. Veel bedrijven geven een kerstpakket om hun waardering te laten zien.
Waar moet ik kerstpakketten op boeken in de administratie?
Is het een pakket voor een medewerker? Dan kun je ze onder personeelslasten of -kosten boeken. Gaat het om een kerstpakket als relatiegeschenk voor een klant of zakenrelatie? Dan boek je de kosten als relatiegeschenk. Deze kosten kunnen onder reclame- en promotiekosten vallen.
Hoeveel geld mag je uitgeven aan kerstpakketten?
Er is geen limiet voor hoeveel je uit mag geven aan kerstpakketten, maar wil je de btw aftrekken dan moet het passen binnen de vrije ruimte van de WKR en onder het drempelbedrag van €227
vallen. Ook moet het redelijk en gebruikelijk zijn binnen je branche. Dus geeft iedereen een pakket van €75,- en geef jij een kerstpakket van €225,- dan kan het zijn dat de Belastingdienst bezwaar gaat maken.
