Reiskostenvergoeding 2023: waar hebben je werknemers recht op?

Onbelaste reiskostenvergoeding gestegen van 19 naar 21 cent

Hoe ga ik om met reiskostenvergoeding voor mijn personeel

Niet iedereen woont op een steenworp afstand van werk. De gemiddelde woon-werkafstand in Nederland lag vorig jaar op 22,7 kilometer. Een werknemer die reist met eigen vervoer maakt kosten. Hiervoor kun je reiskostenvergoeding geven. Waar hebben je werknemers eigenlijk recht op en welke andere zaken zijn van belang?

Is reiskostenvergoeding verplicht?

Reiskosten vergoeden is niet wettelijk verplicht, maar de meeste werkgevers doen het wel. Het is namelijk een belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarde waar werknemers veel waarde aan hechten. Vandaar dat reiskostenvergoeding meestal een vast onderdeel van het arbeidsvoorwaardengesprek is.

Kies je ervoor om geen reiskostenvergoeding aan je personeel te betalen? Dan kan dit leiden tot frustratie en onvrede. Bovendien loop je het risico dat concurrenten wél reiskosten vergoeden. En dat verschil kan negatief uitpakken op het gebied van personeel aan je bedrijf binden

Whitepaper: Arbeidscontracten

GRATIS

Reiskostenvergoeding Belastingdienst: is het aftrekbaar?

Een andere reden om reiskostenvergoeding te betalen aan je werknemers is dat deze reiskosten aftrekbaar zijn. Je verlaagt hiermee je belastbare winst. Met andere woorden: het levert je een belastingvoordeel op.

Maximale onbelaste reiskostenvergoeding 2023

Een wettelijke reiskostenvergoeding bestaat dus niet. Wel is er een maximale reiskostenvergoeding vastgesteld die je belastingvrij mag betalen aan je werknemers. De onbelaste reiskostenvergoeding is in 2023 gestegen van 19 naar 21 cent per kilometer. In 2024 stijgt deze verder naar 22 cent per kilometer. De verhoging van de onbelaste reiskostenvergoeding heeft alles te maken met de fors gestegen brandstofprijzen.

Overzicht reiskostenvergoeding 2022, 2023 en 2024

202220232024
€ 0,19€ 0,21€ 0,22

Belangrijk: voor reizen met openbaar vervoer geldt de maximale onbelaste vergoeding per kilometer niet. Je mag in dat geval ook de werkelijk gemaakte kosten onbelast vergoeden. Hierover lees je verderop in het artikel meer.

Wanneer reiskostenvergoeding? 

Reiskostenvergoeding is vooral een tegemoetkoming voor werknemers die met de eigen auto komen; al profiteert personeel dat met een ander vervoermiddel reist hier ook van. 

Reiskostenvergoeding fiets, tram, brommer

Het maakt namelijk niet uit of je personeel met de auto, trein, bus, tram, fiets (of zelfs lopend) naar werk reist. Reizen van huis naar werk en omgekeerd komt altijd in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding die voor dat jaar is vastgesteld. 

Onbelaste reiskostenvergoeding vs maximale reiskostenvergoeding

Het onbelaste deel is iets anders dan de maximale reiskostenvergoeding. Hoeveel reiskostenvergoeding je per kilometer vergoedt, bepaal je zelf. Dit kan meer of minder zijn dan het onbelaste deel. 

Vergoed je meer dan 21 cent per kilometer in 2023? Dan betaalt je werknemer wel belasting over het deel boven de 21 cent per km. Dit deel wordt namelijk gezien als loon. Hierover wordt in principe loonheffing ingehouden; het meerdere wordt belast als brutoloon

Vrije ruimte WKR benutten voor hogere reiskostenvergoeding

Als je het meerdere betaalt vanuit de vrije ruimte in de Werkkostenregeling (WKR), gelden er andere regels. Dan betalen je werknemers geen belasting over de reiskostenvergoeding, ook niet als je bijvoorbeeld 28 cent per kilometer vergoedt. 

Geen minimum aantal kilometers 

Er bestaat ook geen wettelijke afspraak over het het aantal kilometers dat als minimum telt om in aanmerking te komen voor reiskostenvergoeding. Dus of je werknemer nu 7 of 70 kilometer reist, je kunt er altijd voor kiezen reiskosten te vergoeden.

Sommige werkgevers hanteren wel een minimum en betalen pas reiskostenvergoeding vanaf een bepaald aantal kilometers. Zo’n minimum is dan vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao. Er bestaan bijvoorbeeld diverse cao’s die een minimale afstand van 10 kilometer hanteren.

Variabele reiskostenvergoeding berekenen

Reist je werknemer van en naar verschillende locaties en/ of op verschillende dagen? Dan kun je een variabele reiskostenvergoeding aanbieden. Dit geldt ook als je werknemer de ene keer met de auto en de andere keer met de brommer of openbaar vervoer reist. 

Om in aanmerking te komen voor een variabele reiskostenvergoeding moet je werknemer  een rittenadministratie bijhouden en een declaratieoverzicht aanleveren. Hierop moet in ieder geval de datum, postcode, huisnummer en plaats van het begin- en eindpunt van de reis staan. Voor een variabele reiskostenvergoeding houd je dus het werkelijk afgelegde aantal kilometers bij.

Afwisselend reiskostenvergoeding fiets, auto, openbaar vervoer

Het maakt dus niet uit of een werknemer de ene dag op de fiets en de andere dag met het openbaar vervoer of de auto reist. In alle gevallen mag je tot 21 cent per kilometer onbelast vergoeden. Zolang je werknemer maar een goede administratie (declaratieoverzicht) bijhoudt. 

Vaste reiskostenvergoeding en de 128 / 214 dagenregeling

Naast variabele reiskostenvergoeding, mag je onder voorwaarden ook een vaste vergoeding betalen. Wel zo makkelijk; je hebt veel minder administratieve rompslomp. Voor de vaste reiskostenvergoeding gebruik je de 128 / 214 dagenregeling. 

Deze regeling houdt in dat je een werknemer die in een kalenderjaar op minstens 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vaste vergoeding mag geven voor 214 dagen. Dit geldt voor een werknemer die 5 dagen per week naar werk reist. Voor wie minder dagen werkt en/of naar jouw locatie reist, bereken je de vergoeding naar rato. Een locatie is een vaste werkplek als je werknemer deze meer dan 40 keer per kalenderjaar bezoekt. 

Vaste reiskostenvergoeding berekening: Je werknemer reist 4 dagen per week met een privéauto naar kantoor; de vaste werkplek. De enkele reisafstand woon-werk bedraagt 30 kilometer (heen en weer is dus 60 km). Je past de 128 / 214 dagenregeling dan als volgt naar rato toe:

4 / 5 dagen = 80%

80% van 128 dagen:  0,8 x 128 = 103 dagen

Om in aanmerking te komen voor een vaste reiskostenvergoeding, moet je werknemer ten minste 103 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek reizen. Je mag je werknemer in dat geval jaarlijks een maximale vaste onbelaste reiskostenvergoeding betalen van: 

(4 / 5) * 214 dagen * 21 cent * 60 kilometer =  € 2157,12 per maand komt dit neer op een vergoeding van: 2157,12 / 12 = € 179,76

Opgeven reiskostenvergoeding belastingdienst

Reist je werknemer met het openbaar vervoer naar werk? Dan komt diegene in aanmerking voor reisaftrek. Onder bepaalde voorwaarden mag je werknemer een vast bedrag aftrekken van het bruto inkomen. De vergoeding die je betaalt voor reiskosten met het openbaar vervoer, moet je werknemer eerst van dit vaste bedrag aftrekken. Hoeveel dit vaste bedrag bedraagt, staat in de tabel ‘reisaftrek openbaar vervoer’. 

Is het tijd voor aangifte inkomstenbelasting en regelt je werknemer dit zelf? Maak diegene dan attent op dit belastingvoordeel.

Belastingvrije vergoeding reizen met openbaar vervoer

Voor reizen met openbaar vervoer geldt nog een andere regel: je mag in dit geval kiezen tussen het belastingvrij vergoeden van: 

  • werkelijk gemaakte reiskosten

  • aantal gemaakte kilometers tot maximaal 21 cent per kilometer

Dat betekent dat je een hogere vergoeding onbelast kunt betalen. Het gaat niet ten koste van je vrije ruimte in de WKR en je werknemer hoeft over het hele bedrag geen belasting te betalen. 

Alternatieven reiskostenvergoeding woon-werk

Twijfel je over wel of geen reiskostenvergoeding aan je werknemers betalen, maar wil je ze op een andere manier financieel tegemoetkomen? Overweeg dan een of meerdere alternatieven, zoals: 

  • Auto van de zaak 

  • OV-trajectkaart 

  • Vergoeding(en) vanuit Werkkostenregeling (WKR)

Wat vind je van dit artikel?

Martin de Coninck

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.