Hoe ga ik om met reiskostenvergoeding voor mijn personeel?

De meeste medewerkers zullen met eigen vervoer of openbaar vervoer naar de zaak komen. Deze reiskosten worden vaak vergoed door jou, de werkgever. In welke situaties is dit verplicht en hoe ga je hier mee om?

Moet ik verplicht reiskosten vergoeden?

Vaak zijn er in CAO’s afspraken gemaakt over de vergoeding van de reiskosten. Als je onder een CAO valt, moet je je minimaal daar aan houden. Uiteraard is het toegestaan om te kiezen voor een hogere vergoeding dan in het CAO is bepaald. Wanneer je reiskosten vergoedt, neem de regels hiervoor dan op in het werknemerscontract of bedrijfsreglement, zodat het reiskostenbeleid voor iedereen duidelijk is.

Werknemer komt met eigen vervoer

Wanneer de werknemer met zijn eigen auto, fiets of ander vervoermiddel naar het werk reist, mag je een onbelaste vergoeding betalen van maximaal 0,19 euro per kilometer. Daarboven geldt de vergoeding als loon. Dit geldt zowel voor woon- en werkverkeer als voor andere zakelijke trips, bijvoorbeeld naar een klant of een opleidingsinstituut in het geval van een cursus. Deze vergoeding geldt strikt voor ‘noodzakelijk’ zakelijk verkeer. Een ritje (of omrij-kilometers) naar de kindercrèche of naar de supermarkt om lunch te halen mag je niet onbelast vergoeden.

Bij de loonadministratie moet je de gegevens bewaren van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van je werknemer. Voor iedere werknemer moet je per betalingstijdvak het aantal kilometers bijhouden waarvoor je een vergoeding hebt gegeven. De gegevens van de kostenvergoedingen voor een eigen vervoermiddel van je werknemer bij incidentele reizen moet je ook bewaren, maar dat hoeft niet bij je loonadministratie. Het is verder verstandig om per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.

Whitepaper: Arbeidscontracten

Download

GRATIS

Werknemer komt met openbaar vervoer

Ook wanneer je met het openbaar vervoer reist, mag je maximaal 0,19 euro per kilometer onbelast vergoeden. Je kunt ook de werkelijke reiskosten te vergoeden. Je moet dan wel enkele zaken goed bijhouden in je administratie: Je moet alle vervoerbewijzen verzamelen om aan te kunnen tonen dat er een relatie is tussen de uitgekeerde vergoeding en de kosten die je werknemer heeft gemaakt. Laat je werknemers door middel van declaratieformulieren declaraties indienen voor een volledige administratie. Als je zelf voor vervoer of vervoersbewijzen zorgt voor de werknemers, mag je dat onbelast doen. Uiteraard mag je daar niet bovenop ook nog een onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken. Je hebt dan immers zelf al voor de vervoerbewijzen betaald.

Onder voorwaarden zijn de reiskosten van je werknemer voor hem aftrekbaar. Hiervoor heeft je werknemer  in sommige gevallen een reisverklaring van jou nodig. In de ondertekende verklaring moet in ieder geval het volgende staan:

• je naam en adres;

• de naam en het adres van je werknemer;

• hoeveel dagen per week je  werknemer meestal per openbaar vervoer naar zijn werkplek(ken) reist. 

Vaste vergoeding

Je kan er ook voor kiezen om uit te gaan van een vaste vergoeding. Dit kan zowel bij gebruik van eigen vervoer als openbaar vervoer. De hoogte van de vaste vergoeding kunt je baseren op het aantal keren en de afstanden van de zakelijke ritten die in een jaar door je werknemer afgelegd worden. Denk er dan wel aan dat je de vergoeding moet aanpassen als de omstandigheden wijzigen, bijvoorbeeld als je werknemer verhuist of minder gaat werken.

Wat het precieze salaris moet zijn van je medewerkers, is een vraag waar veel ondernemers mee worstelen. Je wil je werknemer uiteraard niet teveel betalen, maar betaal je te weinig dan is de kans groot dat je je werknemer ontevreden en gedemotiveerd raakt. Doe de salarischeck om te kijken wat functiegenoten rond die leeftijd verdienen.

Bron: Belastingdienst