Vergoed je de reiskosten per openbaar vervoer van je werknemers? Top! Je medewerkers maken daarnaast waarschijnlijk ook privé gebruik van het openbaar vervoer; mag je dat ook vergoeden? En hoe zit dat met de administratie ervan? We zetten de belangrijkste voorwaarden kort voor je op een rijtje.
Kilometervergoeding
Je mag je medewerkers in 2025 een onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,23 per kilometer voor zakelijke reiskosten. Het maakt niet uit of je werknemer met de eigen auto reist, met de fiets, met het openbaar vervoer of met een combinatie daarvan.
Soms zal hier de vergoeding hoger zijn dan de kosten die je werknemer daadwerkelijk maakt. Dit maakt het voor je werknemer aantrekkelijk om met het openbaar vervoer of de fiets te gaan.
Administratie verplicht Het aantal kilometers voor woon-werkverkeer moet je registreren bij je loonadministratie. De zakelijke kilometers naar zakelijke afspraken moet je ook bijhouden, maar dat hoeft niet bij de loonadministratie.
Hoe zit het hier met privéreizen? De kilometers die je medewerker omrijdt om zijn kinderen naar de crèche te brengen, tellen als privékosten. Die mag je ook vergoeden, maar dat deel van de vergoeding telt dan als belastbaar inkomen.
Reiskostenvergoeding openbaar vervoer en werkelijk gemaakte reiskosten
Je kunt er ook voor kiezen om de werkelijk gemaakte kosten voor het zakelijke openbaar vervoer te vergoeden. Meestal gebeurt dat met vergoeding achteraf, door middel van declaratieformulieren. Alleen voor zakelijk reizen met openbaar vervoer geldt dat je de werkelijk gemaakte kosten onbelast mag vergoeden. Voor reiskosten met een privéauto mag dit dus niet.
Administratie vergoeding openbaar vervoer Je moet die kosten bijhouden in de loonadministratie, en kunnen aantonen dat het om woon-werkverkeer gaat. Dit doe je door je medewerkers (maandelijks) declaratieformulieren in te laten vullen, met de originele bonnen erbij.
Hoe zit het met privéreizen? Privé gemaakte reiskosten worden hierbij niet vergoed.
Vergoeding openbaar vervoer en OV-abonnement via werkgever
Veel ondernemers kiezen ervoor hun medewerker een NS Traject Vrij-abonnement en/of een ander OV-abonnement ter beschikking te stellen voor het woon-werkverkeer. Dat is doorgaans goedkoper en veel makkelijker dan losse ritten te betalen en achteraf te declareren. Medewerkers kunnen onbeperkt reizen op een bepaald treintraject, of met bus, tram en metro. Het maakt niet uit of ze naast zakelijk ook privé reizen op dat traject.
Administratie reiskostenvergoeding openbaar vervoer Je moet aannemelijk kunnen maken dat de kosten van het abonnement lager zijn dan de waarde van de losse zakelijke reizen.
Hoe zit het met privégebruik? Als de waarde van het abonnement hoger is dan de prijs van de werkelijk gemaakte zakelijke reizen, kun je afspreken dat je medewerker dat bedrag achteraf terugbetaalt. Anders geldt het extra bedrag als belastbaar loon, tenzij je de vrije ruimte in de WKR benut.
Treinabonnement werkgever: NS-Business Card met Traject Vrij-abonnement
Maken je werknemers gebruik van een NS Traject Vrij-abonnement? Dan is het handiger om voor hen een NS-Business Card aan te schaffen dan ze te laten reizen met een gewone OV-chipkaart.
Voor je medewerkers is het makkelijk: ze hoeven de kaart niet op te laden, hoeven geen declaratieformulieren in te vullen en ook geen bonnen te bewaren.
Jij krijgt één factuur per maand voor alle OV-kosten die je werknemer met de kaart heeft gemaakt. Dus niet alleen de abonnementskosten voor het traject met de trein, maar ook de kosten voor bus en metro. Maar eventueel ook OV-fiets, parkeren, taxi en Greenwheels-huurauto. Je kunt zelf aangeven voor welke deur-tot-deur-diensten je medewerker de kaart kan gebruiken en voor welke niet. Je hebt dus altijd inzicht in de werkelijk gemaakte reiskosten, inclusief de btw-opgave.
OV reiskostenvergoeding: NS-Business Card en Belastingdienst
Reist je werknemer met een NS-maandabonnement/ NS-jaarabonnement? Dan hoeft je werknemer geen openbaarvervoerverklaring aan te vragen. De NS geeft de reisgegevens al door aan de Belastingdienst.
De reisgegevens van je werknemer ontvang je ook in een maandelijks overzicht van NS. Daarmee voldoe je gelijk aan de eisen van de Belastingdienst als het gaat om een deugdelijke administratie bijhouden.
NS-Business Card voor privégebruik
Privé reizen met NS-Business Card? Dat is toegestaan. Je werknemers kunnen zelf op de website aangeven welke reizen privé zijn gemaakt. Jij verrekent dit vervolgens eenvoudig met de vergoeding voor de zakelijke reizen.
Wanneer zijn reiskosten aftrekbaar?
Tot een bepaald bedrag zijn de reiskosten aftrekbaar van de belasting. Je verlaagt hiermee je belastbare winst en daardoor betaal je minder belasting als ondernemer.
