Prognoses maken: zo doe je dat

Stappenplan voor goede prognoses en begrotingen

Prognoses maken zo doe je dat

In economisch onzekere tijden lijkt het moeilijk om de financiële toekomst van je bedrijf te voorspellen. Maar met een goede prognose en begroting kun je toch betrouwbare inzichten krijgen in de toekomst van je bedrijf. Hoe doe je dat eigenlijk, goede prognoses en begrotingen maken?

Wat is een prognose?

Een prognose is een financieel overzicht van de toekomst van je bedrijf. Het is een voorspelling gebaseerd op je huidige resultaten en reële verwachtingen. Er zijn verschillende prognoses die je kunt maken. Je zet bijvoorbeeld je verwachte inkomsten en uitgaven op een rij voor het komende kwartaal. Daarmee krijg je inzicht in de haalbaarheid van je plannen en kun je onderbouwde beslissingen nemen.

Prognose betekenis

Het woord prognose is afgeleid van het Griekse woord prognosis. Dat betekent letterlijk: voorkennis. Het gaat dus om het vermoedelijke verloop van een gebeurtenis. Een voorspelling gebaseerd op kennis die je nu al hebt. Prognoses worden gebruikt in de medische wereld (toekomst van een patiënt) en de economische wereld (toekomst van een bedrijf bijvoorbeeld).

Verschil tussen prognose en begroting

Prognoses en begrotingen. Ze lijken op elkaar, maar er is wel een belangrijk verschil tussen een prognose en een begroting:

  • Een prognose is een voorspelling van het financiële resultaat van een bepaalde bedrijfsactiviteit. In een prognose kijk je een bepaalde periode vooruit, bijvoorbeeld een kwartaal of hooguit een jaar (vanaf een willekeurige begindatum).

  • Een begroting maak je voor een afgebakende periode, bijvoorbeeld het jaar 2025 of de jaren 2025 t/m 2027. Waar een prognose steeds kan worden bijgesteld, stel je een begroting één keer op en verander je die daarna niet meer.

Waarom een prognose maken?

Om vooruit te kunnen kijken, heb je inzicht nodig in je bedrijf. Vaak moet je maanden of weken van tevoren al bestellingen plaatsen om straks de juiste spullen te verkopen. En om bijvoorbeeld succesvol marketing te kunnen voeren, moet je weten wanneer mensen behoefte hebben aan jouw product of dienst. Daarvoor stel je prognoses of begrotingen op.

Om goede prognoses te kunnen maken, zul je moeten inschatten hoe de vraag naar jouw producten of diensten zich ontwikkelt. Als je dit weet, kun je ook beter inkopen, personeel inplannen en investeringen doen. Je weet waar je aan toe bent en neemt op het goede moment beslissingen om daarmee om te gaan. Ook heb je prognoses nodig om financiering te krijgen, je bedrijf te verkopen en je cijfers te verantwoorden aan je aandeelhouders.

Wat staat er in een prognose?

Wat er in een prognose staat, is afhankelijk van het type prognose dat je wilt maken. Dat kan namelijk van alles zijn. Vraag je dus eerst af wat je wilt begroten: Wil je weten of je de komende maanden van je bedrijf zult kunnen leven? Hoe de voorraad zich gaat ontwikkelen? Hoeveel klanten je over vijf jaar zult hebben? Hoeveel externe financiering je nodig hebt volgend jaar? Bepaal nauwkeurig wat je precies wilt weten en voor welke periode en ga vervolgens aan de slag.

Prognose voorbeeld

Bekende prognoses en begrotingen voor bedrijven zijn: 

  • Investeringsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). In deze prognose zet je alle geplande investeringen op een rij: hoeveel geld je nodig hebt, waarvoor en wanneer.

  • Financieringsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). In een financieringsbegroting laat je zien hoe je de investeringen van je bedrijf wilt gaan financieren. Bijvoorbeeld uit eigen winst of via een lening van de bank.

  • Resultatenbegroting (inclusief voorbeeld prognose). Deze begroting maakt duidelijk welke omzet je minimaal moet halen om de kosten te dekken en winst te maken.

  • Liquiditeitsbegroting (inclusief voorbeeld prognose). Met een liquiditeitsbegroting of liquiditeitsprognose zet je alle inkomende en uitgaande geldstromen van je bedrijf op een rij.

  • Prognose toekomstige winst. Hiermee voorspel je de winst van je bedrijf na een bepaalde periode.

Prognose maken: data verzamelen

Een prognose of begroting maken is geen natte-vinger-werk. Je moet zo nauwkeurig mogelijk nagaan hoe je bedrijf in het verleden heeft gepresteerd en inschatten of je deze lijn ook kunt doortrekken. Ga na welke ontwikkelingen in de nabije of verre toekomst effect kunnen hebben op jouw onderneming. Wat zijn de verwachtingen binnen je bedrijf, in de regio, je branche, de markt en de algehele economie? Probeer dit mee te nemen in je begroting of prognose. Vraag eventueel een financieel specialist je daarbij te helpen.

Lees ook: Hoe maak je een forecast?

Prognose stellen en bijstellen

Om de juiste informatie te kunnen achterhalen, maak je de belangrijkste waarden binnen je bedrijf meetbaar. Je kiest je eigen parameters en aan de hand daarvan bepaal je de koers van je bedrijf. Op die manier kun je ook na het maken van de prognose of begroting nauwkeurig in de gaten houden of je op de goede weg zit, zoals je had voorspeld. Als dat niet zo is, moet je de prognose bijstellen. Dit kan in positieve of negatieve zin. Je blijft dus sleutelen aan je prognose. Het is een levend document.

Prognose maken: budget bepalen

Aan de hand van je begroting of prognose kun je ook budgetten vaststellen. Hierin leg je vast wat je in een bepaalde periode wilt uitgeven aan een bepaalde bedrijfsactiviteit, bijvoorbeeld marketing. Je houdt je hier ook aan. In tegenstelling tot prognoses zijn budgetten statisch: eenmaal vastgesteld blijven ze voor een vastgestelde periode (meestal een maand, kwartaal of jaar) hetzelfde. Budgetten geven je grip op je uitgaven.

Prognose maken: doelen halen

Veel ondernemers maken geen begrotingen en prognoses omdat ze uit ervaring wel ongeveer weten wat ze nodig hebben en hoe de vraag zich ontwikkelt. Maar het blijft voor elke ondernemer handig om af en toe stil te staan bij hoe de markt en je bedrijf zich ontwikkelen. Dan weet je ook of je je eigen doelen hebt gehaald of niet. Alleen zo zorg je ervoor dat je op de lange termijn winst blijft maken, voldoende inkomsten houdt en de juiste investeringen doet.

Cijfers en prognoses uit bedrijfssoftware

Er is veel bedrijfssoftware beschikbaar die je helpt je bedrijf ‘meetbaar’ te maken. Denk aan:

  • Een CRM-systeem voor het contact met je klanten (prospects, leads, contactgegevens)

  • Een ERP-systeem voor je productie en voorraad

  • Een (online) boekhoudprogramma waar je inkomsten en uitgaven worden verwerkt. 

Al deze programma’s kun je ook koppelen, zodat ze met elkaar communiceren en je zelf geen cijfers hoeft in te voeren of over te typen. Hiermee win je veel inzicht in je bedrijf en kun je betere beslissingen nemen. Dit proces wordt ook wel ketenoptimalisatie genoemd.

Rapportages van je data

Misschien krijg je in je boekhoudprogramma al een heel goed overzicht van alle data uit je bedrijf. Je kunt hier ook nog speciale rapportagesoftware voor gebruiken. Deze programma’s zijn vooral heel goed in het inzichtelijk maken van je data. Met een dashboard, waarin overzichtelijk de resultaten van je KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) zijn opgenomen, zie je in één oogopslag hoe het met je doelen staat. Dit is ook handig als je je cijfers moet presenteren aan andere partijen, zoals investeerders of je accountant.

Zodra je inzicht hebt in je zelfgekozen variabelen, moet je er natuurlijk ook naar gaan handelen. Bedenk van tevoren wat je doet zodra je winst of omzet een bepaald niveau bereikt, of hoe hoog je kosten maximaal mogen zijn. Deze beslissingen kun je ook nemen samen met een boekhouder, accountant of financieel adviseur.

Lees ook: zo maak je een financieel plan

Wat vind je van dit artikel?

Raphael Klees

Auteur

Raphael Klees

Elke week probeer ik ondernemers in Nederland te inspireren en vooruit te helpen. Dat doe ik als redacteur en hoofdredacteur van verschillende zakelijke websites. Mijn doel is de informatie voor bedrijven zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Daardoor kunnen ondernemers zich snel weer richten op hun bedrijfsvoering.