Thuiswerkbeleid opstellen? Zo pak je het aan
Zo stel je een hybride werken beleid op voor jouw onderneming
Werken jouw medewerkers regelmatig vanuit huis? Veel bedrijven hebben in coronatijd de voordelen ervaren en besloten thuiswerken op te nemen in hun beleid. Ze stappen over op hybride werken (thuis en op kantoor werken). Natuurlijk moet je het thuiswerken dan wel goed reguleren, bijvoorbeeld met een thuiswerkbeleid. Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?
Wat is een thuiswerkbeleid?
In een thuiswerkbeleid leg je afspraken vast over hoe de werknemer zijn of haar werk thuis uitvoert, in plaats van op kantoor. Het wordt ook vaak een thuiswerkovereenkomst genoemd. Met een thuiswerkbeleid geef je duidelijkheid over wat je van je medewerkers verwacht, wat hun rechten zijn, wat je voor ze regelt en hoe het zit met (wettelijke) aansprakelijkheid. Veel bedrijven hebben het thuiswerkbeleid dan ook opgenomen in hun arbeidsovereenkomst. Door ervoor te zorgen dat je beleid voldoet aan wat er in wet staat over thuiswerken, heb je thuiswerken ook juridisch goed vastgelegd.
Thuiswerken ontdekt in coronatijd
Volgens de werkgeversenquête 2024 van de Rijksoverheid werkt bij ruim een derde (36%)
van de werkgevers meer dan de helft van de medewerkers tenminste één dag thuis. Veel bedrijven hebben in coronatijd de voordelen ervaren. Thuiswerkers blijken blijer en productiever te zijn, juist omdat ze meer gevoel van autonomie ervaren en minder stress hebben. Zaken als reistijd, files en onnodige afleiding vallen weg, terwijl het werk beter te combineren is met bijvoorbeeld het gezin. Daarom stappen veel bedrijven over op hybride werken (thuis en op kantoor werken). Hier wil je goede afspraken over maken, die je vastlegt in een thuiswerkbeleid of in een hybride werken beleid.
De wet en thuiswerken: wat is er vastgelegd?
Er bestaat geen aparte wet voor thuiswerken. Wel zijn er een aantal wetten waarin thuiswerken terugkomt. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste wetten waar je rekening mee moet houden als je een thuiswerkbeleid opstelt.
Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, ook als werknemers thuiswerken. Dat is je zorgplicht als werkgever. In de praktijk betekent dit dat je vaak moet zorgen voor een ergonomische werkplek, zoals een goede stoel en een passend bureau. Ook moet je werknemers actief instrueren hoe ze veilig en gezond kunnen werken. De werknemer moet op zijn/haar beurt ook actief aangeven als hij/zij problemen ervaart, zodat je hier samen een oplossing voor kunt zoeken. Tip: de thuiswerkplek & arbo: zo zit het
Hoe kun je de Arbowet opnemen in je thuiswerkbeleid? Voeg een deel toe dat beschrijft welke ergonomische apparatuur wordt versterkt en hoe werknemers klachten kunnen melden.
Wet flexibel werken (Wfw)
In de wet flexibel werken staat dat werknemers een verzoek in mogen dienen voor aanpassing van hun werktijden, arbeidsduur of werkplek. Dus als iemand een verzoek indient om (meer) thuis te werken, dan moet je dit serieus overwegen. Je mag dit ook alleen weigeren met goede redenen.
Hoe kun je de Wet flexibel werken (Wfw) opnemen in je thuiswerkbeleid? Neem in het thuiswerkbeleid op hoe verzoeken voor (meer) thuiswerken moeten worden ingediend. Maak voor jezelf een stappenplan voor het behandelen van deze verzoeken.
Arbeidstijdenwet
In deze wet staan de maximale werktijden, verplichte rusttijden en pauzes voor werknemers. Die gelden op kantoor, maar ook als ze thuiswerken.
Hoe kun je de Arbeidstijdenwet opnemen in je thuiswerkbeleid? Zorg voor een (digitaal) systeem voor het bijhouden van werkuren en rusttijden.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Ook als je werknemers thuiswerken, moet je ervoor zorgen dat belangrijke gegevens, zoals persoonsgegevens van werknemers en bedrijfsinformatie, goed beschermd zijn.
Hoe kun je de AVG opnemen in je thuiswerkbeleid?
Stel duidelijke regels op voor gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelen. Plan regelmatig trainingen voor werknemers, zodat ze steeds op de hoogte blijven van hoe ze AVG-technisch veilig thuiswerken en je bedrijf beschermen tegen cybercrime.
Meer wetten over thuiswerken
Hierboven staan de belangrijkste wetten waar je rekening mee moet houden in het opstellen van je thuiswerkbeleid. Andere wetten waar je ook mee te maken kan krijgen in het opstellen van je thuiswerkbeleid:
Wet op de ondernemingsraden (WOR) Als je een ondernemingsraad hebt, dan kun je deze raadplegen bij het opstellen van een thuiswerkbeleid. De ondernemingsraad heeft instemmingsrechten over dit beleid, omdat het gaat over arbeidsomstandigheden, werkplek en/of wijzigingen in bestaande arbeidsovereenkomsten.
Arbobesluit In het Arbobesluit staan specifieke regels over beeldschermwerk en de inrichting van werkplekken. Die regels gelden ook voor thuiswerken en thuiswerkplekken.
De financiën: thuiswerkvergoeding en thuiswerkbudget
Een thuiswerkvergoeding is een bedrag dat je aan de werknemer uitkeert om extra kosten te compenseren die de werknemer maakt als hij/zij thuiswerkt. Een thuiswerkbudget is een bedrag dat de werkgever aan de werknemer beschikbaar stelt om middelen aan te schaffen voor een ergonomische thuiswerkplek.
Thuiswerkvergoeding
Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Je bent vaak vrij om zelf te bepalen hoe hoog de thuiswerkvergoeding is. Deze vergoeding is onbelast, als je niet meer dan €2,35 (2024) per dag betaalt. In de cao die van toepassing is op jouw bedrijf kunnen afspraken staan over de thuiswerkvergoeding. Dan moet je deze aanhouden. De werknemer mag de vergoeding zelf besteden aan wat hij/zij wil.
Meer weten over de thuiswerkkostenvergoeding? Thuiswerkvergoeding 2024: zo zit het
