Thuiswerkbeleid opstellen? Zo pak je het aan
Zo stel je een hybride werken beleid op voor jouw onderneming
Werken jouw medewerkers regelmatig vanuit huis? Veel bedrijven in Nederland hebben inmiddels de voordelen ervaren en thuiswerken opgenomen in hun beleid. Ze stappen over op hybride werken (afwisselend thuis en op kantoor werken). Natuurlijk moet je het thuiswerken wel goed reguleren, bijvoorbeeld met een thuiswerkbeleid. Hoe stel je een thuiswerkbeleid op?
Wat is een thuiswerkbeleid?
In een thuiswerkbeleid leg je afspraken vast over hoe de werknemer zijn of haar werk thuis uitvoert, in plaats van op kantoor. Het wordt ook vaak een thuiswerkovereenkomst genoemd. Met een thuiswerkbeleid geef je duidelijkheid over wat je van je medewerkers verwacht, wat hun rechten zijn, wat je voor ze regelt en hoe het zit met (wettelijke) aansprakelijkheid. Veel bedrijven hebben het thuiswerkbeleid dan ook opgenomen in hun arbeidsovereenkomst. Door ervoor te zorgen dat je beleid voldoet aan wat er in wet staat over thuiswerken, heb je thuiswerken ook juridisch goed vastgelegd.
Thuiswerken steeds meer gemeengoed
Volgens de werkgeversenquête 2024 van de Rijksoverheid werkt bij ruim een derde (36%) van de werkgevers, meer dan de helft van de medewerkers tenminste één dag thuis.
Thuiswerkers blijken blijer en productiever te zijn, juist omdat ze meer gevoel van autonomie en minder stress ervaren. Zaken als reistijd, files en onnodige afleiding vallen weg, terwijl het werk beter te combineren is met bijvoorbeeld het gezin. Daarom zijn veel bedrijven overgestapt op hybride werken (afwisselend thuis en op kantoor werken). Hier wil je goede afspraken over maken, die je vastlegt in een thuiswerkbeleid, ook wel hybride werken beleid.
De wet en thuiswerken: wat is er vastgelegd?
Er bestaat (nog) geen aparte wet voor thuiswerken. Wel zijn er een aantal wetten waarin thuiswerken terugkomt. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste wetten waar je rekening mee moet houden als je een thuiswerkbeleid opstelt.
Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, ook als werknemers thuiswerken. Dat is je zorgplicht als werkgever. In de praktijk betekent dit dat je moet zorgen voor een ergonomische werkplek, zoals een goede bureaustoel en een verstelbaar bureau (of zit-sta bureau). Daarnaast moet je je werknemers actief instrueren hoe ze veilig en gezond kunnen werken. Anderzijds heeft je werknemer ook een actieve rol en verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een veilige en gezonde werkomgeving. Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplek. Bijvoorbeeld door bedrijfsvoorschriften na te leven en de eigen veiligheid en gezondheid te waarborgen. Bestaan er mogelijke risico’s of spelen er problemen in verband met de thuiswerksituatie? Dan is het aan de werknemer om dit bij jou te melden, zodat jullie samen een oplossing kunnen zoeken. Tip: de thuiswerkplek & arbo: zo zit het
Hoe kun je de Arbowet opnemen in je thuiswerkbeleid? Voeg een deel toe dat beschrijft welke ergonomische apparatuur wordt versterkt en hoe werknemers klachten kunnen melden.
Wet flexibel werken (Wfw)
In de wet flexibel werken staat dat werknemers een verzoek in mogen dienen voor aanpassing van hun werktijden, arbeidsduur of werkplek. Dus als iemand een verzoek indient om (meer) thuis te werken, dan moet je dit serieus overwegen. Je mag dit ook alleen weigeren met goede redenen. Bijvoorbeeld als er zwaarwegende bedrijfsbelangen spelen, waardoor een werknemer alleen op je bedrijfslocatie de werkzaamheden kan uitvoeren.
Hoe kun je de Wet flexibel werken (Wfw) opnemen in je thuiswerkbeleid? Neem in het thuiswerkbeleid op hoe verzoeken voor (meer) thuiswerken moeten worden ingediend. Maak voor jezelf een stappenplan voor het behandelen van deze verzoeken.
Arbeidstijdenwet
In deze wet staan de maximale werktijden, verplichte rusttijden en pauzes voor werknemers. Die gelden op kantoor, maar ook als ze thuiswerken.
Hoe kun je de Arbeidstijdenwet opnemen in je thuiswerkbeleid? Zorg voor een (digitaal) systeem voor het bijhouden van werkuren en rusttijden.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Ook als je werknemers thuiswerken, moet je ervoor zorgen dat belangrijke gegevens, zoals persoonsgegevens van werknemers en bedrijfsinformatie, goed beschermd zijn.
Hoe kun je de AVG opnemen in je thuiswerkbeleid?
Stel duidelijke regels op voor gegevensbescherming en beveiligingsmaatregelen. Plan regelmatig trainingen voor werknemers, zodat ze steeds op de hoogte blijven van hoe ze AVG-technisch veilig thuiswerken en je bedrijf beschermen tegen cybercrime. Of lees dit artikel op de V-Hub van Vodafone Business voor meer tips op het gebied van veilig hybride werken.
Meer wetten over thuiswerken
Hierboven staan de belangrijkste wetten waar je rekening mee moet houden in het opstellen van je thuiswerkbeleid. Andere wetten waar je ook mee te maken kan krijgen in het opstellen van je thuiswerkbeleid:
Wet op de ondernemingsraden (WOR) Als je een ondernemingsraad hebt, dan kun je deze raadplegen bij het opstellen van een thuiswerkbeleid. De ondernemingsraad heeft instemmingsrechten over dit beleid, omdat het gaat over arbeidsomstandigheden, werkplek en/of wijzigingen in bestaande arbeidsovereenkomsten.
Arbobesluit In het Arbobesluit staan specifieke regels over beeldschermwerk en de inrichting van werkplekken. Die regels gelden ook voor thuiswerken en thuiswerkplekken.
De financiën: thuiswerkvergoeding en thuiswerkbudget
Een thuiswerkvergoeding is een bedrag dat je aan de werknemer uitkeert om extra kosten te compenseren die de werknemer maakt als hij/zij thuiswerkt. Een thuiswerkbudget is een bedrag dat de werkgever aan de werknemer beschikbaar stelt om middelen aan te schaffen voor een ergonomische thuiswerkplek.
Thuiswerkvergoeding in 2024 en 2025
Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht. Je bent vaak vrij om zelf te bepalen hoe hoog de thuiswerkvergoeding is. Deze vergoeding is onbelast, als je niet meer dan € 2,35 (2024) en € 2,40 (2025) per dag betaalt. In de cao die van toepassing is op jouw bedrijf kunnen aanvullende afspraken staan over de thuiswerkvergoeding (bijvoorbeeld een hogere vergoeding). In dat geval is de cao leidend‘
Krijg persoonlijk advies van een onafhankelijke adviseur bij Vodafone Business
Wil je advies over hybride werken, thuiswerkbeleid of aanverwante zaken? Maak dan gebruik van ‘Gratis Ondernemers Advies’. Neem contact op met een onafhankelijke adviseur op het gebied van hybride werken en plan een video- of telefoongesprek. Zo weet je zeker dat je op de juiste weg zit.
