Waar vroeger werken op kantoor de norm was, zien steeds meer bedrijven nu de voordelen van hybride werken. Wat is hybride werken precies, wat zijn de voor- en nadelen en hoe kun je aan de hand van een stappenplan een hybride werkmodel goed inrichten?
Wat is hybride werken?
Hybride werken is een flexibel werkmodel waarbij medewerkers op verschillende locaties kunnen werken. Bijvoorbeeld op kantoor, thuis, in een lunchroom, in de trein of ergens anders. Je werknemer kan zelf bepalen waar hij werkt of je bepaalt in overleg op welke locaties gewerkt wordt.
Voordelen hybride werken
Het hybride werkmodel combineert de voordelen van fysiek samenwerken, zoals teamcohesie en spontane interactie, met de flexibiliteit en comfort van werken op afstand. Hybride werken stelt je werknemers in staat om hun werkplek en -tijd aan te passen aan persoonlijke en professionele behoeften. Dit kan leiden tot:
Een betere werk-privébalans: Haal het beste uit je medewerkers door ze te laten werken op een manier (en plek) die bij hen past. Zo kunnen ze een betere balans vinden tussen werk en privé. Voordelen van thuiswerken in dat kader zijn bijvoorbeeld: geen reistijd, zodat je werknemers sneller privézaken kunnen regelen. Dank aan de zorg voor kinderen, sport, het huishouden, mantelzorg, etc.
Hogere productiviteit: Onderzoek wijst uit dat werknemers door het thuiswerken productiever zijn geworden. Ze kunnen geconcentreerder werken, hebben minder tijdverlies (geen reistijd) en vergaderen effectiever. Dat is ook wel logisch: je hebt niet te maken met een collega die aan je bureau komt zitten om het weekend met je door te nemen. Thuiswerkers werken per saldo meer dan hun collega’s op kantoor. Dat levert je bedrijf uiteindelijk meer omzet op! Hierbij ga je over naar een taak- of onderwerpgerichte manier van werken. Sommige taken kunnen het beste op kantoor worden uitgevoerd, denk bijvoorbeeld aan een brainstormsessie met het team. Andere taken zijn juist meer geschikt om in alle rust thuis uit te voeren, zoals een focussessie of een dag vol teamsmeetings.
Meer autonomie voor medewerkers: Een werknemer die thuiswerkt, ervaart meer eigen verantwoordelijkheid. Je werknemer heeft een grote mate van autonomie en kan meer zelf regelen en indelen. Zo kan je werknemer tussendoor even de kinderen van school halen of een boodschapje doen. Dit gevoel van autonomie resulteert vaak in meer werkplezier en gaat hand in hand met een hogere productiviteit. Het zorgt namelijk voor meer voldoening als je werknemer thuis meer gedaan krijgt.
Duurzaamheid: Het is een voldongen feit dat reizen naar de werkplek niet bijdraagt aan een beter milieu. Tel daar de files bij op en je komt snel tot de conclusie dat thuiswerken een stuk duurzamer is. Bovendien betekent hybride werken minder behoefte aan kantoorruimte, wat automatisch leidt tot een lager energieverbruik. Natuurlijk moet je je bedrijfsruimte(s) daar wel op aanpassen.
Kostenefficiëntie: Wist je dat je door over te stappen op hybride werken geld kunt besparen? Zo heb je bijvoorbeeld lagere reiskosten van je medewerkers als ze minder vaak naar kantoor komen. Wellicht kun je zelfs verhuizen naar een kleiner kantoor, waardoor je minder geld kwijt bent aan bedrijfsruimte.
Nadelen hybride werken
Verstoorde werk-/privébalans: Het kantoor is een duidelijk afgebakende plek waar je werkt. Thuis heb je dat veel minder. Daardoor bestaat het risico dat je werknemer altijd bezig is met zijn werk. Of juist te veel afgeleid is door privézaken. Je werknemer heeft een goede werk-/privébalans nodig om goed te kunnen presteren.
Gebrek aan sociaal contact: Vanuit huis heb je vaak minder contact met collega’s. Fysiek vergaderen biedt op sociaal vlak meer mogelijkheden dan videovergaderen. Het sociale aspect gaat vaak verloren in een digitale setting. Dit kan ook leiden tot misverstanden. Bovendien ontstaan veel creatieve ideeën uit korte contacten die collega’s hebben op de werkvloer. Zit je werknemer even vast? Een kort sparmomentje is dan misschien precies wat iemand nodig heeft. Dat is lastiger voor thuiswerkers, al kan je met een digitale sparsessie ook heel wat bereiken.
Andere organisatiestructuur: Hybride werken vraagt om een andere organisatiestructuur. Je zult strakker moeten plannen als je werknemers veel vanuit andere locaties werken. Iedereen moet weten wat er verwacht wordt. Daarnaast zul je een beleid moeten opstellen voor thuiswerken, ook voor een veilige thuiswerkplek.
Hybride werken wordt bovenal als positief ervaren en biedt kansen
Hoewel thuiswerken en hybride werken dus voor- en nadelen kent, zal de weegschaal in de meeste gevallen doorslaan naar de kant van de voordelen. Meerdere onderzoeken op het gebied van hybride werken onderstrepen dat. Zo blijkt uit onderzoeken van TNO dat werknemers de verbeterde werk-privébalans zonder reistijd waarderen en thuis minstens zo productief zijn.
Wat betekent hybride werken voor jou?
Als werkgever heb je altijd te maken met de regels in de Arbowet, of je werknemers nu thuis of op kantoor werken. Je zult dus moeten zorgen voor een veilige hybride werkplek, anders ben je misschien aansprakelijk als een werknemer thuis komt te zitten met werkgerelateerde klachten. En natuurlijk zul je ziekteverzuim altijd willen voorkomen. Daarom hebben veel grote bedrijven een thuiswerkbeleid opgesteld met daarin de afspraken en een checklist voor een veilige werkplek.
Verplicht naar kantoor?
In principe hebben je werknemers geen recht op thuiswerken. Als werkgever heb je namelijk instructierecht: het recht om te bepalen hoe en waar werkzaamheden verricht worden. Toch beseffen veel bedrijven dat thuiswerken vooral voordelen biedt en een goede afwisseling is op werken op kantoor. Daarom zoeken ze naar een hybride constructie waarbij werknemers gelukkiger zijn op een hybride werkplek en bovendien meer opleveren voor het bedrijf.
Let op: Volgens de Wet Flexibel Werken mag je werknemer een verzoek indienen om zijn uren, werktijden en werklocatie aan te passen. Als werkgever moet je dit verzoek serieus nemen en goedkeuren waar mogelijk.
Stappenplan: hoe regel je hybride werken?
1. Start met een duidelijk hybride werken-beleid
Stel een helder en gedetailleerd beleid op voor hybride werken. Dit beleid moet de verwachtingen, regels en procedures bevatten. Denk aan werkuren, bereikbaarheid, thuiswerkvergoedingen en de balans tussen kantoor- en thuiswerkdagen. Zorg ervoor dat het beleid flexibel genoeg is om aan de behoeften van verschillende teams en individuele werknemers te voldoen.
2. Investeer in technologie en infrastructuur
Hybride werken is onlosmakelijk verbonden met het inrichten van thuiswerkplekken. Zorg ervoor dat je werknemers toegang hebben tot de nodige technologieën en infrastructuur om effectief en veilig op afstand te werken. Dit omvat laptops, VPN's, beveiligde toegang tot bedrijfsnetwerken, communicatie- en samenwerkingsplatforms (zoals Microsoft Teams, Zoom en Slack) en cloudopslagdiensten. Overweeg ook het aanbieden van ergonomische thuiskantoorapparatuur, zoals goede bureaustoelen in combinatie met een in hoogte verstelbaar bureau of zit-sta-bureau.
3. Faciliteer communicatie en samenwerking
Gebruik digitale tools om communicatie en samenwerking te bevorderen. Regelmatige teamvergaderingen via videoconferentie, chatgroepen en projectmanagement tools kunnen helpen om doelgericht samen te werken. Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over hoe en wanneer deze tools worden gebruikt.
4. Ondersteun een gezonde werk-privé balans
Moedig een gezonde werk-privébalans aan door flexibele werkuren mogelijk te maken en de verwachtingen rond beschikbaarheid duidelijk te communiceren. Zorg ervoor dat werknemers weten dat het oké is om werk en persoonlijke tijd te scheiden, en bied middelen aan voor stressmanagement en welzijn.
5. Creëer gelijke kansen
Zorg ervoor dat zowel thuiswerkers als kantoorwerkers gelijke toegang hebben tot kansen, zoals promoties, training en ontwikkeling. Vermijd een 'twee klassen'-cultuur en behandel al je werknemers op dezelfde manier, ongeacht de locatie waar ze werken.
6. Plan regelmatig kantoordagen
Organiseer regelmatig dagen waarop het hele team op kantoor komt voor vergaderingen, brainstormsessies of teamactiviteiten. Dit bevordert de teamcohesie en zorgt ervoor dat werknemers elkaar persoonlijk blijven ontmoeten.
7. Bied training en ondersteuning
Bied trainingen voor zowel je werknemers als je managers, zodat iedereen effectief hybride blijft werken. Dit kunnen bijvoorbeeld trainingen zijn die zich richten op tijdmanagement, effectieve communicatie, het gebruik van projectmanagement software of leidinggeven op afstand.
8. Evalueer en pas aan
Blijf het hybride werkmodel evalueren en aanpassen op basis van feedback van je werknemers. Voer regelmatig enquêtes uit om te begrijpen wat wel en niet werkt. Wees ook bereid om veranderingen door te voeren om het hybride werkmodel te verbeteren.
9. Bevorder veiligheid en privacy
Zorg ervoor dat de werkomgeving van de werknemers veilig is, zowel fysiek als digitaal. Dit omvat het bieden van training in cybersecurity, het implementeren van sterke wachtwoorden en het gebruik van versleutelde communicatiekanalen. Beoordeel ook de fysieke veiligheid van thuiswerkplekken indien nodig.
10. Stimuleer een cultuur van vertrouwen
Hybride werken vereist een cultuur van vertrouwen. Geef werknemers de autonomie om hun werk te beheren en vertrouw erop dat ze hun taken volbrengen zonder voortdurende toezicht. Dit verhoogt de tevredenheid en productiviteit.
Door deze stappen te volgen, kun je een effectief en productief hybride werkmodel inrichten dat aan de behoeften van zowel je bedrijf als je werknemers voldoet.
