Wat is hybride werken en wat zijn voor- en nadelen?
Een mooie combinatie van thuis en op kantoor werken
Waar vroeger werken op kantoor de norm was, zien steeds meer bedrijven nu de voordelen in van hybride werken: een combinatie van thuiswerken en werken op kantoor. Wat is hybride werken precies, en wat zijn de voor- en nadelen?
Hybride werken betekenis
De betekenis van hybride werken is dat je werknemers kunnen kiezen of ze vanuit huis (of een andere locatie) werken, of gewoon op kantoor. Soms wordt hybride werken ook wel mobiel werken genoemd, omdat je medewerkers niet meer vastzitten aan één werkplek. In principe kunnen de meeste medewerkers die voornamelijk kantoorwerk doen ook hybride werken. Het gevolg is dat steeds meer werkgevers hun kantoren anders gaan indelen, en thuiswerkplekken gaan faciliteren.
Een kleine kanttekening: natuurlijk geldt dit alleen voor werkzaamheden waarvoor thuiswerken of werken op afstand een optie is. Productiewerk in een fabriek kan simpelweg niet naar een thuiskantoor worden verplaatst.
Hybride werken na corona
Hybride werken was al langer mogelijk, maar door de coronacrisis is de beweging naar werken vanuit een locatie buiten het kantoor in een stroomversnelling gekomen. Voor sommige werknemers was thuiswerken een langverwachte droom die uitkwam. Een van de voordelen van hybride werken, is dat ze in hun vertrouwde omgeving kunnen werken. Ook hoeven ze niet te reizen naar het werk (en in de file hoeven staan), en zijn ze in de buurt van hun gezin.
Toch is volledig thuiswerken niet voor iedereen de juiste oplossing. Veel medewerkers zijn ook blij als ze onder de mensen zijn tijdens het werk. Sommige vergaderingen worden er beter van, maar ook bijkletsen tijdens de lunch heeft zo z’n waarde. Het is voor jou als werkgever daarom zaak om een goede verhouding af te spreken tussen thuiswerken en werken op kantoor.
Hoe ziet de hybride werkplek eruit?
Voor een hybride werkplek moeten je systemen zo ingeregeld zijn dat je niet meer afhankelijk bent van een locatie om te kunnen werken. Je werknemer moet qua digitale werkomgeving geen verschil ervaren als hij thuis of op kantoor werkt. Dat betekent dat het IT-beheer van je organisatie nog belangrijker wordt. Hiermee kun je ervoor zorgen dat je medewerkers een digitale werkplek krijgen die qua IT-veiligheid en gebruiksgemak op orde is.
Steeds meer organisaties kiezen daarom voor SaaS (Software as a Service) oplossingen, waarmee ze software in de cloud aanbieden. Ze zijn dan minder afhankelijk van hardware en fysieke locaties. Zo ontstaat er een veilige hybride werkplek.
Hybride kantoren inrichten
Met het hybride werken verandert de opzet van het kantoor. Sommige kantoren kiezen voor zones:
Inspirerende ontmoetingsruimten waar je in een informele setting kunt bomen over projecten en het teamgevoel kunt versterken.
Plaatsen voor samenwerking waar je als team samen kunt komen en de digitale middelen hebt om personen extern mee te laten vergaderen.
Individuele werkplekken waar je kunt zitten als je geconcentreerd aan je project wilt werken.
Als bedrijf zul je na moeten denken over de opzet die het best bij jouw organisatie past. Maar het is duidelijk dat het kantoor door het hybride werken verandert.
Waarom hybride werken? Voordelen en nadelen
Zoals bij alles heeft hybride werken voordelen en nadelen. Bij het ene bedrijf zullen de voordelen niet opwegen tegen de nadelen, bij het andere bedrijf juist wel. Een paar voordelen en nadelen op een rij:
Voordelen hybride werken
Hogere productiviteit Onderzoek wijst uit dat werknemers door het thuiswerken productiever zijn geworden. Ze kunnen geconcentreerder werken, hebben minder tijdverlies (geen reistijd) en vergaderen effectiever. Dat is ook wel logisch: je hebt niet te maken met een collega die aan je bureau komt zitten om het weekend met je door te nemen. Thuiswerkers werken per saldo meer dan hun collega’s op kantoor.
Meer autonomie voor medewerkers Als een werknemer thuiswerkt, ervaart hij meer eigen verantwoordelijkheid omdat hij meer zelf mag regelen en indelen. Je kunt tussendoor even de kinderen van school halen of een boodschapje doen. Dat gevoel van autonomie resulteert vaak in meer werkplezier. Een andere factor die daartoe bijdraagt is de verhoogde productiviteit: meer voldoening doordat je meer gedaan krijgt.
Duurzaamheid Het is een feit dat reizen naar de werkplek niet bijdraagt aan een beter milieu. Tel daar de files bij op en je komt snel tot de conclusie dat thuiswerken een stuk duurzamer is. Reizen kost tijd, uitstoot en energie, van zowel het vervoermiddel als de werknemer. Bovendien betekent hybride werken minder kantoorruimte, wat automatisch leidt tot een lager energieverbruik. Natuurlijk moet het kantoor daar dan wel op aangepast worden.
Nadelen hybride werken
Verstoorde werk-/privébalans Het kantoor is een duidelijk afgebakende plek waar je werkt. Thuis heb je dat veel minder. Daardoor bestaat het risico dat je werknemer altijd bezig is met zijn werk. Dat lijkt gunstig voor jou als werkgever, maar op lange termijn is dat niet zo. Je werknemer heeft voordeel van een goede werk-/privébalans, en jij dus ook.
Gebrek aan sociaal contact Vanuit huis heb je heel ander contact met collega’s. Fysiek vergaderen biedt op sociaal vlak meer mogelijkheden dan videovergaderen. Het sociale aspect gaat vaak verloren in een digitale setting, wat kan leiden tot misverstanden. Bovendien ontstaan veel ideeën uit korte contacten die collega’s hebben op de werkvloer. Zit je even vast? Een kort sparmomentje is dan misschien precies wat je nodig hebt. Dat zit er vaak niet in als je thuis werkt.
Andere organisatiestructuur Hybride werken vraag om een andere organisatiestructuur. Je zult strakker moeten plannen als je werknemers veel vanuit andere locaties werken. Iedereen moet weten wat er verwacht wordt. Daarnaast zul je een beleid moeten opstellen voor thuiswerken, ook voor een veilige thuiswerkplek.
Hybride werken: betekenis voor werkgevers
Als werkgever heb je altijd te maken met de regels in de Arbowet, of je werknemers nu thuis of op kantoor werken. Je zult dus moeten zorgen voor een veilige thuiswerkplek, anders ben je misschien aansprakelijk als een werknemer thuis komt te zitten met werkgerelateerde klachten. En natuurlijk zul je ziekteverzuim altijd willen voorkomen. Daarom hebben veel grote bedrijven een thuiswerkbeleid opgesteld met daarin de afspraken en een checklist voor een veilige werkplek.
Verplicht naar kantoor?
In principe hebben werknemers geen recht op thuiswerken. Als werkgever heb je namelijk instructierecht, het recht om te bepalen hoe en waar werkzaamheden verricht worden. Maar bedrijven zien in dat thuiswerken een goede afwisseling is met werken op kantoor. Daarom zoeken ze naar een hybride constructie waarbij werknemers gelukkiger zijn en bovendien meer opleveren voor het bedrijf.
Schrijf een hybride werken beleid
Wat is hybride werken zonder een sterk beleid? Een hybride werken beleid is een document met duidelijke richtlijnen en verwachtingen op het gebied van hybride werken. Denk hierbij aan afspraken over hoe vaak medewerkers op kantoor moeten zijn, welke taken geschikt zijn voor thuiswerken en welke vooral niet. Ook is het belangrijk om op te nemen hoe de communicatie en samenwerking tussen medewerkers wordt gefaciliteerd. Daarnaast moet in het beleid aandacht worden besteed aan het welzijn van je medewerkers. Hieronder valt bijvoorbeeld het creëren van een veilige en ergonomische thuiswerkplek, en het bevorderen van een gezonde werk-privébalans.
