Wat is mobiel werken?
Hier moet je aan denken als je medewerkers hybride werken
Mobiel werken, ook bekend als hybride werken, stelt jou en je medewerkers in staat om vanaf elke locatie te werken. Dit biedt voordelen, zoals een betere werk-privébalans en kostenbesparing, maar heeft ook een aantal aandachtspunten. In dit artikel bespreken we waar je allemaal aan moet denken als je overstapt op mobiel (thuis)werken en waar een mobiele werkplek aan moet voldoen.
Wat is mobiel werken?
Mobiel werken betekent dat jij en je medewerkers kunnen werken vanaf verschillende locaties, zoals thuis, op kantoor of onderweg. Het is een flexibele manier van werken, waarbij vaste werkplekken en werktijden niet nodig zijn.
Mobiel werken, thuiswerken en hybride werken
Mobiel werken, thuiswerken en hybride werken worden vaak door elkaar gebruikt, maar er zijn duidelijke verschillen.
Mobiel werken: medewerkers kunnen hun werk doen vanaf verschillende locaties. Dit kan thuis zijn, op kantoor, onderweg, in een café of in een andere stad of land.
Thuiswerken: medewerkers doen hun werk vanuit huis. De woning dient als werkplek
Hybride werken: een combinatie waarbij medewerkers werken op kantoor en werken op een andere locatie, zoals thuis of onderweg, combineren.
Voordelen mobiel werken
Meer flexibiliteit
Mobiel werken geeft je werknemers veel flexibiliteit. Binnen de gemaakte afspraken kunnen ze zelf bepalen waar en wanneer ze werken. Niet iedereen functioneert optimaal volgens het traditionele 9-tot-5-schema. Sommige mensen zijn 's ochtends vroeg productiever, terwijl anderen juist in de avonduren floreren. Hybride werken stelt werknemers in staat om hun werktijden aan te passen aan hun natuurlijke ritme, waardoor ze op de meest productieve momenten kunnen werken.
Betere werk-privé-balans
Dit betekent in de praktijk dat het gemakkelijker wordt om werk en privé te combineren. Een uurtje vrij om te sporten kan namelijk prima ‘s avonds ingehaald worden. Verschillende onderzoeken laten zien dat ziekteverzuim onder mobiele werkers lager is dan bij personeel dat elke dag op vaste tijden kantoor werkt.
Bespaar geld en ruimte met mobiel werken
Een ander belangrijk voordeel van hybride werken, is dat je minder werkplekken nodig hebt. Waar veel medewerkers voor de coronacrisis nog standaard elke dag naar kantoor kwamen, is dat inmiddels minder gebruikelijk. De thuiswerkplek is vaak geschikter voor werk waarbij je medewerkers zich moeten concentreren. Dat is in een drukke kantoortuin toch vaak lastiger.
Het zal in de praktijk dus minder vaak voorkomen dat iedereen tegelijkertijd op kantoor aan het werk is. Dit geeft je de mogelijkheid om efficiënter gebruik te maken van de beschikbare ruimte. Misschien is het wel veel gunstiger om een aantal individuele werkplekken op te offeren voor een nieuwe, ruimere vergaderruimte. Het kan ook een interessante optie zijn om te verhuizen naar een kleiner, goedkoper kantoor.
Files terugdringen met hybride werken
Door het invoeren van hybride werken neemt de reistijd voor de werknemer vaak af of wordt deze beter verdeeld over de dag. Dit heeft een positief effect op het terugdringen van de files en dus ook op het milieu. Op deze manier draagt flexibel werken ook bij aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Daar komt bij dat medewerkers niet per se vrolijker of productiever worden van in de file staan.
Wat heb je nodig voor een mobiele werkplek?
Voor een goede mobiele werkplek heb je de juiste apparatuur, toegang tot internet en een aantal beveiligingsmaatregelen nodig. Hier delen we een overzicht van wat je nodig hebt:
Apparatuur mobiele werkplek
Laptop of tablet. Kies voor een lichte en krachtige laptop met een lange batterijduur en voldoende snelheid voor dagelijkse taken.
Smartphone. Handig om te bellen, mailen en voor het gebruik van apps als je onderweg bent.
Draagbare oplader. Een powerbank of oplader om je apparaten mee op te laden.
Toegang tot internet
Om altijd en overal te kunnen werken, heb je toegang tot internet nodig. Dat kan op verschillende manieren.
Wifi-netwerk (beveiligd). Een open netwerk, een wifi-netwerk zonder wachtwoord, is niet veilig genoeg.
Mobiele hotspot. Je kunt op een apparaat met mobiel internet, zoals een tablet of telefoon, en mobiele hotspot aanzetten. Handig als je geen wifi hebt.
Dongle met simkaart. Dit is een USB-stick die je in de laptop steekt voor mobiel internet
Simkaart voor laptop: sommige laptops hebben een plek voor een simkaart, zodat je altijd internet hebt.
Software en tools voor mobiel werken
Naast goede randapparatuur en comfortabele werkplekken is het essentieel dat collega’s hun informatie en kennis snel kunnen uitwisselen en delen.
Cloud opslag. Wanneer je in de cloud werkt, hoef je geen verbinding te maken met het interne netwerk of met een harde schijf.
VPN (Virtual Private Network) Voor een veilige internetverbinding
Communicatie- en samenwerkingtools. Met programma’s als Microsoft Teams, Slack of Zoom kun je in contact blijven met collega’s.
Beveiliging bij mobiel werken
Ook als er niet op kantoor gewerkt wordt, wil je dat je bedrijfsgegevens goed beschermd zijn. Zorg daarom ook op de mobiele werkplek voor voldoende beveiligingsmaatregelen.
Antivirus-software. Beschermd de apparatuur tegen virussen
Tweefactorauthenticatie. Extra beveiliging voor je accounts.
Sterke wachtwoorden. Zorg dat medewerkers sterke wachtwoorden kiezen.
Mobiel en thuiswerken als arbeidsvoorwaarde
Sinds de coronacrisis zijn veel medewerkers overtuigd van de voordelen van (deels) thuiswerken. Een goed doordacht hybride werken-beleid kan dan ook een goede troef zijn voor het aantrekken en behouden van talent. Wanneer medewerkers zelf kunnen bepalen waar en wanneer ze werken, kan dit zorgen voor een betere werk-privébalans. Door de mogelijkheid om hybride te werken aan te bieden, laat je als organisatie zien dat je oog hebt voor de individuele behoeften van medewerkers.
Werkplezier en teamdynamiek versterken op kantoor
Het kantoor zelf wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Dat kan bijvoorbeeld met behulp van online samenwerkingstools als Microsoft Teams. Gaan je medewerkers mobiel werken? Dan is het belangrijk om voldoende aandacht te hebben voor het werkplezier. Doordat collega’s bij hybride werken niet meer dagelijks op dezelfde locatie werken, ontstaat er een grotere behoefte aan effectieve communicatie en teambuilding. Online samenwerkingstools zijn hiervoor niet genoeg. Het is belangrijk dat medewerkers elkaar in het echt te zien, om een band op te kunnen bouwen. Als ondernemer kun je hierin het voortouw nemen door teambijeenkomsten te organiseren waar medewerkers informeel kunnen bijpraten. Zo zorg je voor meer betrokkenheid en verbondenheid binnen het team.
