Wat kost personeel in 2025? Alle kosten op een rij

Bruto salaris en minimumloon

Het brutoloon vormt de basis van je loonkosten. Vanaf 1 juli 2025 is het wettelijk minimumloon € 14,40 per uur. Dat betekent:

• 36 uur per week: € 2.246 bruto per maand.

• 40 uur per week: € 2.496 bruto per maand.

Het minimumloon is de afgelopen jaren flink gestegen. Ter vergelijking: in 2020 lag het maandbedrag bij 36 uur nog rond de € 1.680. Dat betekent dat je nu als werkgever al bijna 35% meer kwijt bent aan een medewerker met minimumloon. Deze trend zet door, mede door de krappe arbeidsmarkt en inflatiecorrecties.

Lees meer: Dit is het minimumloon in 2025

Werkgeverslasten en sociale premies

Naast het salaris draag je verplichte premies af. Voor 2025 gelden de volgende percentages:

• WW-premie: 2,74% bij vast contract, 7,74% bij flexibel contract.

• WIA/WAO-premie: 8,47%.

• ZVW-bijdrage werkgever: 6,51% (over maximaal € 76.864 per jaar).

Samen zijn de werkgeverslasten bij een vast contract goed voor zo’n 17–18% van het brutoloon. Bij een flexibel contract loopt dat op tot ruim 22%.

Voorbeeld (36 uur, minimumloon, vast contract):

• WW: € 61

• WIA/WAO: € 190

• ZVW: € 146

• Totaal werkgeverspremies: € 397 per maand

Dat lijkt overzichtelijk, maar op jaarbasis ben je hiermee bijna € 5.000 extra kwijt per medewerker.

Tip: heb je veel flexibele krachten? Houd er rekening mee dat de hogere WW-premie een flink verschil maakt. Soms loont het financieel om sneller een vast contract te geven.

Pensioenbijdrage in 2025

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) zorgt voor een nieuwe manier van pensioenopbouw. Voor jou als werkgever blijft de kern hetzelfde: je betaalt een deel van de premie.

• Werkgeversbijdrage: gemiddeld 10–15% van het salaris.

• Bij minimumloon (36 uur): ca. € 225–340 per maand.

• Bij modaal salaris (€ 3.400): ca. € 340–510 per maand.

Niet elke werkgever is verplicht om pensioen te regelen, maar veel sectoren kennen een verplichte aansluiting bij een fonds. Een pensioenregeling is duur, maar cruciaal om aantrekkelijk te blijven in een krappe arbeidsmarkt.

Tip: controleer of jouw sector onder een verplicht pensioenfonds valt. Geen pensioenregeling aanbieden kan op korte termijn goedkoper lijken, maar op lange termijn kost het je vaak personeel.

Verzuim en loondoorbetaling

Verzuim is de meest onderschatte kostenpost. Als werkgever moet je een zieke medewerker tot 2 jaar minimaal 70% van het loon doorbetalen. Daarbovenop komen de kosten van arbodienst, re-integratie en vervanging.

• 1 dag ziekte: gemiddeld € 275.

• 6 weken ziekte bij € 2.500 loon: ruim € 4.300.

• 1 jaar ziekte: € 30.000–40.000.

Niet voor niets sluiten veel werkgevers een verzuimverzekering af. De premie ligt gemiddeld tussen 1,5–3% van de loonsom. Daarmee dek je (een deel van) het risico af, maar de premie moet je wel budgetteren.

Tip: steeds meer bedrijven investeren in preventie, zoals vitaliteitsprogramma’s of flexibele werkuren. Een medewerker die gezond en gemotiveerd is, verlaagt de kans op langdurig verzuim aanzienlijk.

Verzekeringen voor personeel

Naast een verzuimverzekering zijn er nog andere verzekeringen die slim zijn om af te sluiten:

• Aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB): vanaf € 200 per jaar. Verplicht is het niet, maar vrijwel onmisbaar zodra medewerkers contact hebben met klanten of machines.

• Ongevallenverzekering: ca. € 50–100 per medewerker per jaar. Deze keert uit bij blijvend letsel of overlijden door een ongeval.

• Aanvullende verzekeringen: denk aan een collectieve zorgverzekering of extra arbeidsongeschiktheidsverzekering.

Tip: verzekeringen zijn niet alleen kosten, maar ook een manier om rust te creëren in je bedrijf. Als er iets gebeurt, ben je niet zelf verantwoordelijk voor alle financiële schade.

Cao en arbeidsvoorwaarden

Veel werkgevers vallen onder een cao. Dat betekent dat je niet alleen de wettelijke regels volgt, maar ook aanvullende afspraken moet nakomen.

Mogelijke extra kosten:

• Hogere minimumlonen dan wettelijk vastgelegd.

• Extra vakantiedagen (soms 25 in plaats van 20).

• Reiskostenvergoeding (€ 0,23 per km in 2025).

• Scholingsbudgetten (vaak € 500–1.000 per medewerker per jaar).

Een cao kan je totale kosten met 10–20% verhogen. Natuurlijk moet je ook zonder cao goed kijken

Achtergrond: cao’s zijn bedoeld om eerlijkere arbeidsvoorwaarden te garanderen en verschillen tussen sectoren te verkleinen. In de praktijk betekent dit dat werkgevers vooraf goed moeten uitzoeken welke cao van toepassing is.

Voorbeeldberekeningen loonkosten 2025

Medewerker minimumloon (36 uur, vast contract)

Totale loonkosten: ca. € 2.963 per maand

Medewerker modaal salaris (€ 3.400, vast contract)

Totale loonkosten: ca. € 4.480 per maand

Bij een flexibel contract liggen de werkgeverslasten ca. 5% hoger. Dat verschil kan bij een modaal salaris oplopen tot ruim € 200 extra per maand.

Tips om grip te houden op personeelskosten

Het is logisch dat je na het zien van al deze bedragen denkt: kan dit niet slimmer? Gelukkig wel. Een paar tips die veel werkgevers toepassen:

1. Maak een loonkostenberekening per jaar voordat je iemand aanneemt. Zo weet je wat je kunt dragen.

2. Gebruik subsidies zoals loonkostenvoordeel (LKV) of praktijkleren. Deze kunnen je duizenden euro’s per jaar schelen.

3. Investeer in scholing: een medewerker die doorgroeit, blijft langer en voorkomt verloopkosten.

4. Overweeg hybride beloning: bied secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden of opleidingsbudget, in plaats van alleen salarisverhoging.

5. Voorkom verzuim door preventief beleid: een gezonde werkplek verdient zichzelf terug.

Wil je nog meer tips om grip te houden op je personeelskosten? Je leest het in dit artikel: Personeelskosten: wat zijn het en hoe houd je er grip op?

Checklist: hier moet je op letten

• Salaris en minimumloon (36 of 40 uur, sector)

• Werkgeverslasten: 17–22% extra bovenop brutoloon

• Pensioenbijdrage: vaak 10–15% van het salaris

• Verzuim: tot 2 jaar loondoorbetaling + verzekering

• Verzekeringen: AVB, ongevallen, verzuimverzekering

• Cao-afspraken: extra kosten door loon, vakantiedagen, scholing

• Subsidiemogelijkheden: LKV, scholingssubsidies

Tot slot

Personeel kost aanzienlijk meer dan alleen het afgesproken salaris. Met alle werkgeverslasten, pensioen en verzekeringen loopt het verschil tussen brutoloon en totale loonkosten op tot wel 30–40%. Door slim te plannen, gebruik te maken van subsidies en te investeren in duurzame inzetbaarheid, maak je de kosten beheersbaar én haal je meer waarde uit je team.

Meer lezen? Stijging minimumloon 2025: gaan werknemers er netto ook op vooruit?.

Auteur

Marjan Heemskerk

Marjan Heemskerk is register accountant (RA) en oprichter van het online platform the happy financial. Op dat platform maakt ze financiën, belasting en administratie voor (startende) ondernemers.