Hoe werk ik met Google Drive?

Online bestanden maken en beheren

Bureau - werkplek - mobiel - laptop - noteboek - boom

Denk je erover om te gaan werken met Google Drive? Via deze cloud-oplossing heb je overal en altijd toegang tot je bestanden. Je kunt er zelfs realtime samenwerken met anderen. Lees alles over de verschillende mogelijkheden.

Voordelen Google Drive

Het belangrijkste voordeel van werken met Google Drive is dat je werkt in de cloud, in plaats van dat je bestanden op je eigen computer of server staan. Daardoor kun je altijd en overal bij je documenten en is het mogelijk om met meerdere personen tegelijk in een document te werken. Je hebt dus geen last meer van complex versiebeheer en heen-en-weer gemail. Je werkt altijd in hetzelfde document en ziet dus dezelfde informatie. Ook als de één thuis aan het werk is en de ander op kantoor.

Wat kun je met Google Drive?

Je kunt bestanden vanaf je harde schijf of interne netwerk uploaden in Google Drive, vervolgens kun je ze in veel gevallen ook eenvoudig converteren om ze te bewerken. Je kunt een .docx bijvoorbeeld converteren naar Google Docs en direct online bewerken. 

Het is ook mogelijk om direct binnen de drive-omgeving documenten aan te maken. Dat doe je door middel van Office-achtige apps als:

  • Google Docs - tekstverwerking

  • Google Sheets - spreadsheets zoals Excel

  • Google Presentaties - presentaties zoals PowerPoint

  • Google Formulieren - voor enquêtes

Google Drive werkt het beste in combinatie met internetbrowser Google Chrome. Daardoor komen meer functionaliteiten beschikbaar en zijn bestanden beter te converteren. Zo kun je vanaf je harde schijf (je bureaublad bijvoorbeeld) een plaatje direct in je Google Drive document slepen. Dit werkt niet in alle internetbrowsers.

Zoekfunctie en sorteren

Om bestanden terug te vinden binnen Google Drive kun je gebruik maken een zoekoptie. Handig is om geavanceerde zoekopties te gebruiken. Hierbij kun je zoeken op:

  • Type (document / presentatie / etc)

  • Datum gewijzigd (selecteer periode)

  • Naam van item (titel)

  • Bevat de woorden (ieder woord in een bestand wordt doorzocht)

  • Eigenaar (wie heeft het bestand aangemaakt?)  

  • Gedeeld met (naam of e-mailadres persoon)

  • Locatie (overal / met ster gemarkeerd / in prullenbak)

Je kunt ook bestanden sorteren (in volgorde weergeven) op:

  • Naam

  • Eigenaar

  • Laatst gewijzigd

  • Laatst gewijzigd door mij

  • Laatst geopend door mij

Bestanden delen via Google Drive

Het delen van bestanden gaat heel eenvoudig. Via Delen (het poppetje met het plusje), kun je anderen eenvoudig toegang verlenen via een e-mailadres. Je kunt hier ook een bericht bijvoegen. Het gedeelde bestand is bij de gedeelde persoon zichtbaar bij ‘Gedeeld met mij’ in diens Drive-structuur.

Je kunt ook standaard instellen dat iedereen in je organisatie of bepaalde personen alle bestanden of bepaalde mappen kunnen inzien. Je kunt ook groepen aanmaken en zo per afdeling documenten delen. Op die manier zijn documenten en mappen automatisch gedeeld met een nieuwe medewerker die later aan die groep wordt toegevoegd.

Het is mogelijk om per bestand te kiezen of de gedeelde persoon: 

  • Mag bewerken

  • Opmerkingen mag plaatsen

  • Het bestand slechts kan weergeven

Tip: Als je een opmerking plaatst in een document kun je een + of @-teken toevoegen voor de naam van een persoon. De persoon krijgt dan automatisch een mail met die specifieke opmerking. Bijvoorbeeld: “+Vera of @Vera moet nog even de juiste links toevoegen.”

Delen met externen

Met Google Drive kun je ook bestanden delen met personen buiten je organisatie. Diegene moet dan wel een Google-account (Gmail) hebben of een koppeling daarmee. Zo’n account is eenvoudig aan te maken en te synchroniseren met een ander e-mailadres (bijvoorbeeld een Outlook-adres). Je kunt bestanden ook ‘als bijlage mailen’ vanuit Drive. Zo kun je bijvoorbeeld een tekstdocument in Word-structuur als bijlage versturen per e-mail.

Google Drive synchroniseren met schijf

Je kunt de drive ook installeren op de harde schrijf van je computer. Je maakt dan een map op je computer aan, die live synchroniseert met Google Drive. Die map verschijnt binnen Drive onder ‘Mijn Schijf’ in je mappenstructuur. Ook andersom is het mogelijk, door vanuit Google Drive bepaalde mappen te synchroniseren met je harde schijf. Zo werk je deels in de cloud en kun je ook offline doorwerken. Tip: Synchroniseer (Sync) alleen de mappen vanuit Drive met je harde schijf waarbij dit echt nodig is, anders staat alles zowel in de cloud als fysiek op je harde schijf. Zo kom je sneller aan je opslaglimiet (gratis 15 GB in Google Drive) en verhoog je het risico tot datadiefstal. Als je apparaat gestolen wordt, zijn al deze bestanden op je fysieke schijf toegankelijk voor de verkeerde personen.

Beveiliging

Om je Google Drive-omgeving te beveiligen kun je een extra beveiligingsoptie inschakelen; een tweede autorisatie-code als je inlogt. Deze ontvang je dan via sms. De beveiligingsoptie stel je in bij je Gmail-account. Ga naar instellingen, dan naar Accounts en dan naar Opties voor wachtwoordherstel wijzigen.


Wil je meer weten over het werken op afstand? Bekijk dan de pagina Hybride werken

Wat vind je van dit artikel?

Raphael Klees

Auteur

Raphael Klees

Elke week probeer ik ondernemers in Nederland te inspireren en vooruit te helpen. Dat doe ik als redacteur en hoofdredacteur van verschillende zakelijke websites. Mijn doel is de informatie voor bedrijven zo helder en duidelijk mogelijk te maken. Daardoor kunnen ondernemers zich snel weer richten op hun bedrijfsvoering.