Wat is de btw-aangifte?

Net als in veel andere landen betaal je in Nederland verplicht belasting over de omzet die je maakt als ondernemer. Deze belasting heet btw: de belasting toegevoegde waarde. Dee btw-aangifte wordt ook wel de aangifte omzetbelasting genoemd.

De btw-aangifte is de afrekening van de belasting die je betaalt over een bepaalde periode. In jouw aangifte omzetbelasting geef je aan hoeveel btw je aan klanten hebt berekend. Ook vul je in hoeveel btw jij zelf hebt betaald over producten en diensten voor je zaak. Deze btw die je zelf betaald hebt, wordt ook voorbelasting genoemd.

Tot slot betaal je het verschil tussen deze twee bedragen.

Er zijn drie verschillende btw-tarieven

In Nederland gelden drie soorten btw-tarieven, afhankelijk van het soort product of dienst. Deze zijn:

Het algemene btw-tarief van 21%. Dit geldt voor alle producten en diensten die niet zijn vrijgesteld en die niet onder het 9%-tarief of het 0%-tarief vallen.

Het verlaagde btw-tarief van 9%. Dit geldt onder andere voor eten, water en boeken. Ook geldt het voor bepaalde diensten, bijvoorbeeld voor kappers en fietsenmakers. Lees meer op de website van de Belastingdienst.

0% btw, bijvoorbeeld voor diensten aan het buitenland, visvangst of levering van schepen en vliegtuigen. Je rekent geen btw. De btw die je zelf betaalt over uw uitgaven, mag je wel aftrekken als voorbelasting.

Als je diensten levert aan of het buitenland gelden er andere regels met betrekking tot btw. Hetzelfde geldt voor btw over goederen die je importeert vanuit het buitenland.

Hoe zit het met vrijgestelde btw?

Het kan ook zijn dat je bent vrijgesteld van btw. Dit geldt bijvoorbeeld voor journalistieke diensten, beleggingsgoud en gezondheidszorg. In dat geval mag je de btw die je voor deze goederen of diensten betaalt, niet aftrekken als voorbelasting.

Gebruik de gratis calculator voor btw berekenen

Alles weten over de verschillende btw-tarieven en hoe je eenvoudig de juiste categorie kiest met boekhoudsoftware? Je leest het bij onze kennispartner e-Boekhouden.nl.

Wanneer doe je btw-aangifte in 2025?

De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte voor de btw. Als dat bij jou ook zo is, dan betaal je de omzetbelasting in de maand die volgt op het kwartaal waarover je aangifte doet. Dit zijn de uiterste betaaldata voor de btw-aangifte in 2025:

Er zijn uitzonderingen: sommige bedrijven doen hun btw-aangifte per maand of per jaar. De Belastingdienst geeft aan over welke periode jij aangifte moet doen. Als je je inschrijft bij de Kamer van Koophandel krijg je een btw-identificatienummer en een brief waarin staat over welk aangiftetijdvak je aangifte doet.

Maandelijks of jaarlijks btw-aangifte doen

Je kunt bij de Belastingdienst aanvragen btw per maand of per jaar af te rekenen. Maandelijks aangeven kan handig zijn als je veel investeringen doet en deze btw snel terug wilt krijgen. Je doet de aangifte dan voor het eind van de volgende maand.

Jaarlijks aangeven kan als je minder dan € 1.883 btw per jaar betaalt en voldoet aan een aantal andere voorwaarden. Zo moet je bijvoorbeeld een vergunning 23 hebben. Als je per jaar aangifte doet, moet je voor 31 maart van het jaar erop de btw-aangifte hebben ingediend en afgerekend.

Hoe doe je aangifte voor de omzetbelasting?

Een veelgestelde vraag bij ondernemers is: hoe doe ik btw-aangifte? De btw-aangifte ondernemers kan in principe op drie manieren: 

1. digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk

2. via een boekhoudpakket of aangiftesoftware, bijvoorbeeld e-Boekhouden.nl

3. door een accountants- of administratiekantoor. 

Doe je het zelf, dan log je in op het portaal en kies je de laatste periode waarover je aangifte moet doen. Vervolgens vul je alle relevante velden in, verklaar je dat je alles naar waarheid hebt ingevuld en druk je op verzenden. Je kunt dan meteen betalen via iDeal. Tijdens het invullen van je aangifte, word je via het systeem verder begeleid.

Als je een overzichtelijke administratie hebt, is het niet moeilijk om zelf aangifte te doen via het portaal voor ondernemers van de Belastingdienst. De aangifte kost je ongeveer een uur als je het handmatig doet, met een boekhoudprogramma kan dat zelfs in een paar minuten.

Wat heb ik nodig voor mijn btw-aangifte?

• Alle ontvangen facturen met btw

• Alle verstuurde facturen met btw

• Te verrekenen btw over goederen en diensten van en naar het buitenland

• Privégebruik van goederen en diensten

• Btw-identificatienummer (alles over je btw-id lees je op de website van e-Boekhouden.nl).

Let op: bij de btw-aangifte gaat het om de factuurdatum, niet om de datum waarop de factuur is betaald!

Wat als btw is verlegd?

Het kan zijn dat je een factuur krijgt waarop staat 'btw verlegd'. Jij bent dan als klant verantwoordelijk voor de aangifte en betaling in je aangifte omzetbelasting. In dit artikel lees je alles over btw verleggen.

Wat als je je btw-aangifte bent vergeten?

De btw-aangifte moet binnen een maand na afloop van het tijdvak bij de Belastingdienst binnen zijn. Ben je vergeten aangifte te doen? Doe het dan alsnog zo snel mogelijk. Doe je dit niet, dan krijg je een naheffingsaanslag. Tenzij je uitstel hebt aangevraagd. De naheffingsaanslag is een schatting van de btw die je moet betalen. Vind je de schatting te hoog? Dan kun je binnen zes weken bezwaar maken.

Belangrijke tips voor de btw-aangifte

1. Gebruik een sms-alert

Nooit meer vergeten je aangifte te doen? Meld je dan aan voor de sms-alert van de Belastingdienst. Hiermee word je via sms-berichten op de hoogte gehouden van de vervaldatum van de btw-aangifte. Je kunt ook kiezen voor alerts per e-mail.

2. Doe aangifte over de juiste periode

Dit punt ligt in het verlengde van punt 1. Let dus op: bij de btw-aangifte gaat het om de factuurdatum, niet om de datum waarop de factuur is betaald! Dus ligt de factuurdatum in juli, augustus of september? Dan doe je btw-aangifte in oktober, ook als de factuur pas voldaan wordt in november.

3. Btw van zakelijke etentjes

Veel btw mag je aftrekken. Maar niet de btw van eten of drinken in de horeca of de kosten van een cateraar, in een speciaal daarvoor ingerichte ruimte. Ga je dus op een zakelijke reis, dan mag je de btw van je hotelovernachting wel aftrekken, maar de kosten van het diner, mogelijk in hetzelfde hotel, niet. Dan heb je dus een rekening nodig waar de verschillende kosten duidelijk op vermeld staan.

Overigens zijn de kosten van zakelijke reizen sowieso gedeeltelijk aftrekbaar.

4. Welke btw aftrekken?

Van zakelijke etentjes mag je dus niet de btw aftrekken. Maar waar mag je dan wel de btw van aftrekken? Kort gezegd mag je btw aftrekken van:

• Zakelijke kosten

• Inkopen

• Investeringen

Natuurlijk moet je dan wel een factuur waar de btw op staat en die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

5. Verloren bonnetjes

Heb je zakelijke kosten gemaakt maar heb je (digitaal) geen bonnetje meer? Dan mag je de btw van die kosten helaas niet aftrekken. Helaas, de Belastingdienst gaat je niet op je blauwe ogen geloven. Ook al weet je nog precies hoeveel je hebt uitgegeven: geen bon betekent geen btw-aftrek. Jammer maar helaas.

6. Werkzaamheden vrijgesteld van btw

Bepaalde diensten zijn vrijgesteld van btw. Zoals journalistiek, onderwijs en sportclubs. Maar op regels zijn uitzonderingen, en voorwaarden, en bepalingen. Check heel goed of jouw product of dienst inderdaad vrijgesteld is. Is dat zo? Vergeet het dan niet nog op elke factuur te vermelden, met de reden. Je wilt niet achteraf worden aangeslagen voor btw die je niet hebt gefactureerd.

7. Btw op aanloopkosten

Veel ondernemers beginnen pas met een boekhouding bijhouden als ze zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Zonde! Want de btw die je al hebt betaald voordat je bent begonnen met je bedrijf, mag je ook aftrekken. Denk aan de bouw van je website, de druk van je visitekaartjes of een gevolgde cursus die je nodig had voor je bedrijf. Bewaar dus ook van deze ‘aanloopkosten’ goed de bonnetjes, en vergeet niet om ze af te trekken.

8. Buitenlandse valuta

De koers van buitenlandse munten kan nogal eens veranderen. Bij btw-aangifte moet je dingen die in bijvoorbeeld ponden of dollars zijn gekocht, dus omrekenen. En let op: daarbij geldt de koers op de factuurdatum. Niet de koers op het moment dat je aangifte doet.

Lees meer over btw-regels in het buitenland

9: Benut de kleineondernemersregeling

Als je als ondernemer in een jaar minder dan € 20.000 omzet, kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). Je hoeft dan geen btw meer af te dragen en krijgt daarmee vrijstelling van de btw-aangifte. Ook bereken je geen btw meer aan klanten, wat een concurrentievoordeel kan opleveren. 

Let op: je kunt niet achteraf van deze regeling gebruik maken, je moet je hier vooraf voor aanmelden bij de Belastingdienst. Aanmelden kan op elk moment en moet uiterlijk 4 weken voor de datum dat je de regeling in wilt laten gaan gedaan zijn.

Slim btw-aangifte doen

In dit artikel heb je gezien hoe je als ondernemer btw-aangifte kunt doen. Maar ook hoe je meer uit de aangifte omzetbelasting kunt halen. Als je slim btw-aangifte doet, betaal je niet meer dan nodig. Want eerlijk is eerlijk: hoe meer geld je binnen je bedrijf kunt houden, des te gunstiger het is voor je onderneming. Kom je er niet uit? Vraag dan hulp van een financieel adviseur.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

Als ondernemer ontkom je er niet aan om je boekhouding bij te houden. Dit klinkt misschien als een ingewikkelde en saaie klus. Maar met ons boekhoudprogramma is boekhouden en factureren een fluitje van een cent.

Lees meer artikelen over online boekhouden op deze pagina.

Auteur

Martin de Coninck

Vanuit mijn werk als freelance copywriter ervaar ik hoeveel er komt kijken bij ondernemen. Tijd is schaars en kennis bijspijkeren op het gebied van ondernemen schiet er al snel bij in. Juist als copywriter vind ik het belangrijk om de tijd te nemen onderwerpen goed te begrijpen en te onderzoeken. Door het vervolgens begrijpelijk op te schrijven wil ik ondernemers kennis bieden en tijd besparen, zodat zij het beste uit hun bedrijf kunnen halen.