Pensioen regelen voor werknemers: een stappenplan

Heb jij al iets geregeld voor de oude dag van je medewerkers? Bij een pensioenregeling leggen jij en je medewerker maandelijks geld in voor hun pensioen. Als je medewerker de pensioenleeftijd heeft bereikt, wordt het opgebouwde bedrag uitgekeerd. Een pensioen regelen voor werknemers wordt vaak enorm gewaardeerd. In sommige sectoren is het zelfs verplicht. In dit artikel lees je hoe je pensioen kunt regelen voor je personeel.

De ‘witte vlek’: werknemers zonder pensioen

Je bent lang niet de enige ondernemer die nog geen pensioenregeling heeft. Wist je dat 29% van de werkgevers er nog geen aanbiedt? Dat zijn ruim 85.000 ondernemingen! Het gaat hierbij vaak om jonge en snelgroeiende bedrijven. Ruim 900.000 mensen bouwden hierdoor (in 2019) geen pensioen op. Dit wordt in de politiek ook wel de ‘witte vlek’ genoemd. Deze werknemers krijgen in de toekomst te maken met een pensioengat, en er is geen dekking voor hun nabestaanden mochten ze komen te overlijden.

Pensioen als belangrijke arbeidsvoorwaarde

Ook wordt een pensioenregeling op deze krappe arbeidsmarkt gezien als een belangrijke arbeidsvoorwaarde. Volgens het Nationaal Arbeidsvoorwaardenonderzoek verwacht 92% van de werknemers dat hun werkgever dit geregeld heeft.

Genoeg redenen dus om je te verdiepen in het regelen van pensioen voor je werknemers. Gelukkig hoeft dit helemaal niet ingewikkeld te zijn. In dit handige stappenplan ontdek je wat je moet doen als je aan de slag wilt met pensioen.

Stap 1: Is een pensioen regelen voor werknemers verplicht in je sector?

Wil je een pensioen voor je personeel regelen? Dan is je eerste stap om in kaart te brengen of je in het kader van de sectorverplichtstelling verplicht bent om pensioen te regelen voor je werknemers. Je moet je dan namelijk aan specifieke voorwaarden houden. Ruim 70% van de bedrijven valt onder deze sectorverplichtstelling. Val je onder een verplichtstelling, maar ben je nog niet aangesloten? Dan kun je later alsnog bericht krijgen dat je je moet aansluiten. Je moet dan alle in het verleden niet betaalde pensioenpremies alsnog betalen.

Of de sectorverplichtstelling voor jouw bedrijf geldt, hangt af van de activiteiten die je in je onderneming uitvoert. Op basis hiervan krijg je bij de Kamer van Koophandel een activiteitencode (SBI-code). Met deze SBI-code kun je op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid bepalen of je verplicht mee moet doen aan een Bedrijfstakpensioenfonds (bpf).

Let op: Als je voor de verplichte aansluiting al minimaal een half jaar een pensioenregeling had, kun je vrijstelling vragen voor het meedoen aan een Bedrijfstakpensioenfonds (bpf). Als het bestuur van de bpf je toestemming geeft, mag je zelf een pensioenregeling opzetten.

Verplichting vanuit beroepsgroep of cao

Er zijn ook andere gevallen waarbij je verplicht bent een pensioen te regelen voor je werknemers. Zo ben je voor sommige beroepsgroepen (zoals artsen, fysiotherapeuten en notarissen), verplicht om een pensioen af te sluiten in het kader van de beroepspensioenregeling. Als jij als ondernemer zelf al onder een beroepspensioenregeling valt (als je DGA bent), moet je voor je medewerkers een andere pensioenregeling aanbieden.

Het kan ook voorkomen dat in je cao een verplichte pensioenregeling staat. Of dat bij jouw bedrijf het geval is, hangt af van je lidmaatschap van een werkgevers- of beroepsvereniging.

Tip: meer weten over pensioen? Bekijk dan dit webinar van de experts van Doenpensioen.

Stap 2: Breng in kaart wat de wensen van medewerkers zijn

Uiteindelijk wil je pensioen regelen voor werknemers waar ze zelf tevreden over zijn. Daarom is het belangrijk om goed te communiceren hoe de pensioenregeling die je in gedachten hebt is opgebouwd en wat er wel en wat er niet in zit. Denk aan de hoogte van de opbouw (premie) maar ook aanvullende dekkingen zoals premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid en nabestaandenpensioen.

Je bent als werkgever verplicht het pensioen aan al je medewerkers aan te bieden. Het is daarom goed om de gevolgen van de pensioenregeling goed te communiceren, zeker als werknemers zelf ook een eigenbijdrage betalen.

Stap 3: Bepaal hoeveel je wilt uitgeven aan een pensioen voor personeel

Hoeveel premie je betaalt, hangt af van de keuzes die je maakt, het salaris van je medewerker en de verdeling die je afspreekt. Het brutojaarsalaris van de werknemer inclusief vakantiegeld, noemen we ook wel het pensioengevend salaris. Van dit bedrag trek je de AOW-drempel van € 16.322 af. Vervolgens houd je van dit bedrag een bepaald percentage in om het pensioen van te bepalen. Let op: als het pensioenakkoord ingaat wordt dit maximaal 30%.

Stel, het brutojaarsalaris inclusief vakantiegeld van je medewerker is € 40.000. Dit is het pensioengevend salaris. Hier trekken we de AOW-drempel van € 16.322 vanaf. We komen dan op € 23.678. Van dit bedrag mag je tussen de 1% (€ 236.78) en 30% (€ 7103.40) rekenen voor het pensioen.

Via de online rekentool van ASR kan je deze berekening makkelijk en vrijblijvend doen. Zo kan je snel berekenen hoeveel een pensioenregeling voor jou als werkgever gaat kosten.

Werkgeversbijdrage pensioen

Je mag zelf bepalen hoeveel premie je als werkgever betaalt, en hoeveel de medewerker zelf moet betalen. Tenzij hier afspraken over zijn in het bedrijfstakpensioenfonds, de beroepspensioenregeling of de cao. Een veelvoorkomende verhouding is dat werkgevers twee derde van het bedrag betalen, en laten hun werknemers een derde.

Stap 4: Kies een pensioenaanbieder

Er zijn verschillende manieren om pensioen te regelen voor werknemers. Zo kun je je aansluiten bij een algemeen pensioenfonds. Ook kun je een pensioenregeling afsluiten bij een pensioenverzekeraar zoals a.s.r.. Deze verzekeraar heeft flexibelere en betaalbare opties voor middelgrote en kleine ondernemingen. Bij de meeste pensioenuitvoerders kun je alleen een pensioenregeling afsluiten via een adviseur. Een adviseur zal je dan ook adviseren over welke regeling passend is en helpen met het kiezen van een uitvoerder. Bij Doenpensioen van a.s.r. is het in veel gevallen ook mogelijk om een zelf rechtsreeks een pensioenregeling af te sluiten.

Tip: lees hier meer over pensioenen voor ondernemers.

Stap 5: Informeer je medewerkers

Als je eenmaal een pensioen voor personeel hebt geregeld, is het tijd om je medewerkers te informeren over de nieuwe regeling. Hier kan je pensioenaanbieder (zoals a.s.r.) of adviseur je bij helpen, bijvoorbeeld door een informatiebijeenkomst te organiseren.

Neem je nieuwe mensen aan? Je bent verplicht om nieuwe medewerkers binnen een maand na de start van de werkzaamheden te informeren over de pensioenregeling.

Wil je meer weten over pensioenregelingen of hoe je jouw medewerkers kan helpen met het opbouwen van pensioen? Op deze pagina vind je nog meer aanvullende informatie.

Mogelijk gemaakt door onze kennispartner:

a.s.r. vindt dat iedere werkgever de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarde – pensioen – eenvoudig en goed moet kunnen regelen.

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.