Hoe bepaal je welke activiteiten op kantoor plaatsvinden?

Het kantoor wordt steeds meer een ontmoetingsplek. Naast goede middelen en comfortabele werkplekken is het essentieel dat collega’s hun informatie en kennis snel kunnen uitwisselen en delen.

Mensen willen naar kantoor komen om dingen te doen die thuis niet mogelijk zijn, zoals persoonlijke ontmoeting met collega’s. Samenwerken, brainstormen en ontmoeten zijn activiteiten waarbij face-to-face contact vereist is. Deze activiteiten kunnen bij uitstek (in een speciale ruimte) op kantoor plaatsvinden.

Een aantal voorbeelden:

• De manager die een beoordelingsgesprek met zijn medewerker voert, zal dit het beste face-to-face doen. Tijdens dit soort gesprekken is namelijk ook non-verbale communicatie erg belangrijk;
• Een brainstorm kun je ook virtueel uitvoeren. Soms is het echter van belang om fysiek in een inspirerende ruimte bij elkaar te zijn. Hier kan energie en ruimtelijk werken een belangrijke rol spelen;
• Een voortgangsbespreking van een project kan daarnaast weer prima virtueel plaatsvinden.

Vereisten van het contact

Om te bepalen wanneer je het beste fysiek of elkaar virtueel contact, moet je goed weten wat vereisten van het contact zijn. Bepaal vooraf welke ontmoetingen je fysiek wilt doen en welke virtueel. Bespreek dit met elkaar, want iedereen kan er op zijn eigen manier ervaren. Daarnaast is het goed om elke (fysieke en virtuele) bijeenkomst te evalueren. Op deze manier kom je erachter wat de deelnemers als goed en minder goed ervaren hebben. Op den duur worden de bijeenkomsten steeds effectiever.

Lees in het artikel 'Wat verandert er als mijn werknemers mobiel gaan werken?' meer over de veranderingen op de werkvloer.