Bedrijfssoftware: wat zijn de opties?

Het mooie van software is dat je het wiel niet steeds opnieuw hoeft uit te vinden. Software automatiseert handelingen en processen. Daar hebben eerst een paar mensen heel goed over nagedacht en vervolgens is hun denkwerk door programmeurs in code gegoten. Daarna is in de praktijk gebleken wat de zwakke plekken zijn en is de software stap voor stap verder verbeterd. Software kun je zien als gestolde denkkracht.

Drie soorten bedrijfssoftware
Bedrijfssoftware komt tegenwoordig in drie smaken:

1. Pakketsoftware, die in je bedrijf op een server wordt geïnstalleerd en waarvoor je licentie- en onderhoudskosten betaalt.
2. Online software, ook wel Software as a Service (SaaS) genoemd, die je via internet afneemt op basis van een abonnementsprijs per gebruiker per maand.
3. Mobiele apps, die je op je smartphone of tablet installeert en die hun functionaliteit betrekken uit de Cloud.

Welke soort kies je?
Pakketsoftware behoort tot de 'oude wereld', die langzamerhand overschaduwd raakt door de nieuwe wereld van de online applicaties, met mobiele apps als de meest moderne vorm daarvan. Deze ontwikkeling gaat razendsnel en stelt je voor de nodige uitdagingen: hoe lang ga je nog door met pakketsoftware? Eén van de grote voordelen van online software is dat je van het onderhoud en het beheer af bent. Je hebt er geen omkijken meer naar. En je betaalt op maat: per gebruiker per maand. Bovendien kun je op elk moment weer stoppen. Ook dat kan grote voordelen hebben.
Het loont daarom de moeite om al je programma's (je hele applicatieportfolio) eens goed tegen het licht te houden. Wat kan beter online? En wat wil je per se in eigen huis houden?

Tip: Zoek referenties
Leveranciers van software hebben de neiging om je gouden bergen te beloven. Hoe weet je nu of het allemaal echt zo ideaal werkt? Door met collega-ondernemers te praten die een vergelijkbaar soort bedrijfsproces hebben en die ervaring met deze software en deze leverancier hebben opgedaan. Zoek en vind ze op beurzen, conferenties, branche-bijeenkomsten en natuurlijk ook online. Wat ook een probaat middel is: daag de leverancier uit. Laat hem maar demonstreren dat het in de praktijk goed werkt, voordat je tot aanschaf overgaat.

Software in soorten
Bedrijfssoftware wordt onderverdeeld in verschillende hoofdtypen.
De belangrijksten daarvan zijn:

• ERP (Enterprise Resource Planning)
  ERP bundelt allerhande bedrijfsprocessen binnen één overkoepelend systeem. Doordat de software ook onderlinge verbanden legt - bijvoorbeeld tussen voorraad, verkoop en klantgegevens - betekent de invoering ervan vaak een efficiency-slag.

• CRM (Customer Relationship Management)
  Een CRM-programma is ontworpen voor beheer en optimalisatie van klantcontacten, met als uiteindelijke doel een gerichtere klantbenadering en een hogere omzet per klant.

• HRM (Human Resource Management)
  HRM-software ondersteunt bedrijven bij de vele facetten van HRM, zoals onder andere personeelsadministratie, werving & selectie, cursussen of het evalueren van prestaties.

• TMS (Transport Management Systeem)
  TMS is een soort ERP-systeem, maar dan speciaal voor de transportsector. Het wordt gebruikt voor het beheer van orders en facturen, maar ook voor bijvoorbeeld wagenparkbeheer of rit- en routeplanning.

• WMS (Warehouse Management Systeem)
  WMS-software regelt de locatie-indeling, goederenstroom en ordervolgorde in een stellingmagazijn. Slim gebruik van een WMS kan leiden tot grotere efficiëntie, minder fouten en lagere voorraden.

• CMS (Content Management Systeem)
  Een CMS is een programma waarmee mensen zonder veel technische kennis eenvoudig opgemaakte tekst, foto’s en video op internet kunnen publiceren.

Mobiele Apps
En terwijl we met z'n allen nog aan de online software moeten wennen, komt er alweer een nieuwe golf op ons af: de apps. Je medewerkers ontdekken die thuis met de tablet op de bank. En het is een kwestie van tijd, voordat ze al dat mobiele gemak ook op het werk tot hun beschikking willen hebben.

Laat je daar niet door verrassen en ga zelf eens op onderzoek uit wat je met deze mobiele apps in je bedrijf kunt doen. Welke zijn handig voor je? Hoe kun je ze integreren binnen de infrastructuur die je hebt? En – heel belangrijk – hoe kun je ze goed beveiligen?