Online zakendoen vanuit de cloud

Wat zijn de voordelen voor mij als ondernemer?

04 september 2013

Naast een webshop, een goede website en social media kun je online rendement behalen door het invoeren van een online kantoor. Hierbij draaien al je kantoorapplicaties zoals tekstverwerking, spreadsheets en presentatie software op het internet en hoef je ze niet op je eigen computer te installeren. Cloud computing kan je zo veel geld besparen.

Kantoor in de cloud

Waarom zou je nog dure softwarepakketten aanschaffen als je door te werken met Software as a Service hetzelfde kunt bereiken? Bovendien hoef je geen servers in te kopen en the beheren, als je gebruik maakt van cloud computing. Daarnaast kun je met slimme cloud oplossingen een heleboel euro’s besparen op telefoonkosten, bijvoorbeeld via VoIP.

Wat is cloud computing?

Cloud computing is een verzamelnaam voor online diensten en toepassingen die het gebruik van lokale IT-diensten overbodig maken. Deze manier van werken is sterk in opkomst. Het nieuwe werken (plaats- en tijdonafhankelijk werken) genoemd, lijkt de toekomst te hebben. Door hierbij gebruik te maken van cloud computing, kun je besparen op de kosten voor je IT.

Voordelen van cloud computing

  • Beschikbaarheid Overal en altijd toegang tot je online documenten en agenda. Gegevens hoeven niet meer lokaal opgeslagen te worden. Je hebt vanaf elke locatie toegang tot de informatie. Computer gestolen of gecrasht? Niet prettig natuurlijk, maar je (belangrijke) documenten staan op externe servers, zodat je er altijd weer bij kan. De de schade blijft dus beperkt.

  • Veilig In principe is mobiel werken veilig, maar het vereist wel wat extra maatregelen van jou en je werknemers. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de verbinding tussen de computer en de organisatie beveiligd kan worden, de harde schijf versleuteld is en de documenten zoveel mogelijk op een beveiligde omgeving zoals SharePoint of Drupal worden geplaatst.

  • Relatiefgoedkoop Een voorbeeld van online kantoor software is Google Apps en Office 365 van Microsoft. Hiervoor zijn de licenties en hardware gratis, je betaalt alleen 40 euro per gebruiker per jaar. Officie 365 kost je rond de 6 euro per maand per seat. Kies je voor de standaard offline Microsoft oplossingen dan tel je al snel honderden euro’s neer voor licentie en hardware.

  • Flexibel Dankzij hosting in de cloud (het virtualiseren van servers) kun je makkelijk groeien. Of je nu 1 of tien servers nodig hebt. Bovendien kun je snel extra capaciteit inkopen indien je dat nodig hebt. En de serverruimte ook weer verlagen. Flexibiliteit op en top.

  • Verdwijnendegrens tussen grote en kleine bedrijven De grens tussen grote bedrijven en mkb valt weg. Door Software-as-a-Service (SaaS) kun je van dezelfde software gebruik maken als een multinational.

Snelle internetverbinding

Als je overstapt op cloud computing, kijk dan ook eens kritisch naar de snelheid van je internet. Het vergt namelijk meer van je internetverbinding, omdat je nou eenmaal online werkt. Kijk ook of je een zakelijk abonnement hebt of een particulier, dat kan je namelijk veel voordelen bieden, zoals betere en snellere service via een zakelijke helpdesk.

Nadeel: Veiligheid en juridische impact

Cloud leveranciers werken doorgaans met grote datacenters. Als hackers erin slagen om hier in te breken, vinden ze een schat aan informatie. Let er daarom ook op dat je een goede gebruikersovereenkomst met de leverancier van de cloud-dienst regelt. Denk bijvoorbeeld aan de aansprakelijkheid bij storingen of het verlies van gegevens.

Ook vereist de wet in sommige gevallen dat bepaalde gegevens (bijv. van banken) niet buiten de EU bewaard mogen worden. Terwijl juist een van de kenmerken van een cloud-dienst is dat de fysieke locatie van gegevens er niet meer toe doet. 

Auteur

Liesbeth Meenink