Nieuwe privacywetgeving uitgelegd; train je medewerkers

Bereid je personeel voor
De nieuwe privacywetgeving heeft bij veel bedrijven invloed op de bedrijfsvoering. Hoe kun je jouw medewerkers kunt voorbereiden op de AVG?
Hulp nodig bij met de AVG?
Klik hier
Lees snel hoe onze partner je kan ontzorgen
Lees verder
Meer over de AVG?
Klik hier
Lees het in ons dossier
Lees verder
Bijna alle medewerkers komen in aanraking met persoonsgegevens. Van de klantenservicemedewerker die de naam en adresgegevens van de klanten gebruikt tot de HR-medewerker die de salarisgegevens, bankrekeningnummers en adresgegevens van werknemers voor de werkzaamheden nodig heeft.
 
De AVG zal zorgen voor meer vragen van klanten aan je medewerkers over bijvoorbeeld het recht van inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens. Hoe moeten je medewerkers omgaan met dit soort verzoeken, wat zijn de voorwaarden en termijnen?
De privacywetgeving verwacht dat alle medewerkers vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens. Natuurlijk stel je hier interne procedures voor op, maar om zeker te weten dat de medewerkers hier ook bekend mee zijn kun je nog meer doen. Immers, als het bij een medewerker fout gaat en je hebt geen maatregelen genomen om dit te voorkomen kun je een hoge boete krijgen tot 20 miljoen euro of 4 procent van de omzet. Het informeren en trainen van je medewerkers lijkt dus een noodzakelijke stap om te kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving.
 

Wat kan ik doen om mijn medewerkers te helpen?

Veel medewerkers zullen nog niet precies kunnen aangeven wat een persoonsgegeven is en hoe ze hiermee moeten omgaan. Als directie kun je zelf het belang inzien van het vertrouwelijk omgaan met persoonsgegevens van klanten, maar de meeste risico’s zitten toch bij de medewerkers die er dagelijks mee werken. Een stappenplan om je medewerkers voor te bereiden kan er als volgt uitzien:
 
  1. Zorg voor interne procedures voor het omgaan met persoonsgegevens (bijvoorbeeld hoe om te gaan met een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens) en datalekken.
  2. Organiseer een informatiesessie met het hele personeel, je geeft hierin het belang aan, vertelt wat persoonsgegevens zijn, hoe je ze gaat helpen zodat ze hier goed mee omgaan en wat het belang voor jullie bedrijf is.
  3. Laat je personeel een online trainingsprogramma volgen om ze vertrouwd te maken met persoonsgegevens, wat er allemaal fout kan gaan (bijvoorbeeld een datalek), wat je interne procedures zijn en hoe ze moeten omgaan met een datalek. Er zijn bedrijven die dit voor je kunnen opzetten of je sluit je aan bij een certificering waarbij dit voor je wordt geregeld.
  4. Wijs iemand aan bij je bedrijf, intern of extern, waar je medewerkers terecht kunnen met vragen over de procedures en persoonsgegevens in het algemeen.
  5. Oefen ook eens hoe je medewerkers in verschillende situaties omgaan met bijvoorbeeld een vraag van een klant om inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens. Of simuleer wat je doet bij een datalek. Dit voorkomt veel problemen en onduidelijkheden wanneer dit zich onverhoopt voordoet.
Met het eenmalig nemen van maatregelen en trainen ben je er niet, er zullen nieuwe inzichten en best practices op je afkomen. Zet daarom het onderwerp ‘privacy’ af en toe op de agenda, bijvoorbeeld bij een afdelingsoverleg. Zo voorkom je dat het onderwerp wegzakt bij de medewerkers. Besteed er ook tijdens een directieoverleg eens aandacht aan, voor het vertrouwen van je klanten is de bescherming van hun gegevens immers erg belangrijk!

Dossiers

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten