De kunst van het vragen, 5 tips

Column Marianne van de Water | Doorvragen werkt

14 augustus 2015

Tja, je herkent het wel, het gevoel af gescheept te worden aan de telefoon. Je met recht niet gehoord voelen. Antwoorden als “het komt niet gelegen”, “we zijn al voorzien”, “nu even niet” en hoe bedoel je...

Vraag het onze adviseurs!

De secretaresses van grote organisaties liggen vaak als een cerberus voor de telefoon. Met als enig doel, afhouden. Iets anders wat ik bemerk, naarmate de organisatie groter wordt: is dat men de logistiek binnen de organisatie veel minder door heeft. En je dus vaak van het kastje naar de muur verwezen wordt.

Doorvragen

De reden voor deze column is doordat ik een reactie kreeg van een van mijn enthousiaste nieuwsbrieflezers, met de vraag : “kun je niet eens wat tips geven over het doorvragen....”

Dat leek me een goed plan en hierover kun je mooi de komende periode eens over nadenken!

Vragen paraat

Meteen begint hier dan ook de eerste tip. Zorg dat je je vragen paraat hebt. Hoe eenvoudig is dat. Ga ze niet bedenken als je de telefoon vast hebt. Doe dat van te voren. Weet waarover je het wilt hebben. Weet wat je wilt, dat voorkomt “uhhhhhhhhhh”. Maak desnoods een kort lijstje als houvast. Als je een antwoord krijgt waarvan je denkt wat moet ik ermee, vraag dan gerust: kunt u het nog eens in Jip en Janneke taal uitleggen. Bedenk dat dit 1 doel is. Vragen stellen. Vragen stellen om antwoorden te krijgen waarmee je verder kunt.

Verwar dit dus niet met het uitzoeken van een contactpersoon, dat is namelijk weer een andere vraag. Of het maken van een afspraak. Ook dat is weer een ander doel. 1 ding tegelijk. Onthoud het maar zo, trek zoeken en boeken uit elkaar. Het zoeken van de contactpersoon, of het uitzoeken van je vragen versus het boeken van de afspraak.

Vriendelijk herhalen

Voor verschillende werkzaamheden is namelijk andere energie nodig. Ja je leest het goed. Als je aan het zoeken bent, wordt je vaak doorverwezen (inderdaad…. soms ook van het kastje naar de muur) je moet regelmatig (vaak) dezelfde vraag herhalen, doe dat zonder kribbig te worden, die ander weet immers niet dat je hier al 4 mensen over hebt gesproken. Dit vergt andere energie en uithoudingsvermogen dan je verhaal (pitch) over de telefoon te doen en de afspraak te maken. Het is dan ook voor jou, je energie en de ander veel plezieriger deze werkzaamheden uit elkaar te trekken.

Wees aardig voor de receptioniste, de secretaresse, zij zijn immers je gatekeeper en tegelijkertijd ook de sleutel naar succes. Behandel ze met alle egards, blijf beleefd, respecteer hun positie en zeg dat ook: natuurlijk snap ik dat u veel wilt weten om zo de belangrijke telefoontjes in te schatten. Blijf keurig u en mevrouw zeggen, totdat zij zelf vragen te tutoyeren. Maak een compliment als ze behulpzaam zijn, ze de juiste naam doorgeven. Vraag bijvoorbeeld of je een sein kunt krijgen wanneer iemand wel bereikbaar is. Noteer haar naam, je weet tenslotte maar nooit.

Formuleer het anders

En dan de allerbelangrijkste tip. Formuleer je vraag of verzoek eens anders. Vraag het ook gewoon aan je gesprekspartner. Vraag of ze je willen helpen. Wat werkt wel en wat niet? 

Veel succes en laat me weten hoe het nu gaat....!

Auteur

Marianne van de Water