De voordelen van een communicatieplan opstellen
Ontdek hoe je een communicatieplan opstelt aan de hand van een voorbeeld
Een communicatieplan is essentieel voor het effectief overbrengen van je boodschap en het bereiken van je doelen. In dit artikel lees je over het belang van een communicatieplan en hoe je er zelf een opstelt aan de hand van een praktisch voorbeeld.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan is een strategisch document dat beschrijft:
wat je als organisatie wilt bereiken met je communicatie-inspanningen;
wie je doelgroep is;
welke kernboodschap je wilt overbrengen;
welke communicatiemiddelen je daarvoor gaat gebruiken;
hoe je de resultaten van je communicatie-inspanningen gaat meten en evalueren.
Waarom een communicatieplan opstellen?
Een communicatieplan helpt je om helder te communiceren, je doelen te bereiken en je boodschap consistent over te brengen. Het voorkomt misverstanden, maakt efficiënt gebruik van middelen en zorgt voor betere afstemming met je doelgroep en betrokkenen.
1. Je strategie en doelen worden duidelijk
Het opstellen van een communicatieplan dwingt je om vooraf na te denken over wat je wilt bereiken. Dit voorkomt gehaaste beslissingen en zorgt voor focus. Heldere doelen maken je communicatie effectiever en meetbaar.
2. Je formuleert een eenduidige boodschap
Met een communicatieplan zorg je ervoor dat je boodschap eenduidig (consistent) is, wat je kanaal of doelgroep ook is. Daarmee schep je vertrouwen en versterk je je imago.
3. Je zet middelen efficiënter in
Het plan geeft inzicht in de middelen die je nodig hebt, zoals tijd, budget en personeel. Dit helpt je prioriteiten te stellen en voorkomt verspilling.
4. Het leidt tot een betere afstemming met stakeholders
Met een goed uitgewerkt communicatieplan zit iedereen binnen je team of organisatie op dezelfde lijn. Hiermee voorkom je miscommunicatie en versnel je besluitvorming.
Stappenplan: hoe stel je een communicatieplan op?
Het opstellen van een communicatieplan doe je in negen stappen:
1. Start met het verzamelen en analyseren van informatie
Begin met het verzamelen van alle relevante informatie over je organisatie, doelgroep, concurrentie en markttrends. Dit vormt de basis van je communicatieplan.
2. Formuleer je doelstellingen
Stel duidelijke en meetbare doelen. Zorg ervoor dat ze SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
3. Bepaal wie je doelgroep is
Identificeer wie je wilt bereiken met je communicatie-inspanningen. Segmenteer de markt op basis van relevante criteria om je doelgroep nauwkeurig te bepalen.
Tip: Verderop in dit artikel laten we aan de hand van een voorbeeld zien hoe je doelgroepen bepaalt en scherp afbakent.
4. Stel je communicatiestrategie vast
Ontwikkel een effectieve communicatiestrategie die in lijn ligt met je doelstellingen en gericht is op je doelgroep. Vertaal deze strategie naar een heldere kernboodschap.
5. Ontwerp je boodschap
Ontwerp een boodschap die voldoet aan de BBT-formule: Belofte, Bewijs en Toonzetting. Zorg dat de boodschap duidelijk, relevant en aantrekkelijk is voor je doelgroep.
6. Kies je communicatiemiddelen
Selecteer de communicatiemiddelen die je gaat gebruiken om je boodschap over te brengen aan je doelgroep. Kies middelen die passen bij je doelgroep en doelen. Voorbeelden van communicatiemiddelen zijn:
Social media: Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, etc.
E-mailnieuwsbrieven
Video’s en vlogs
Directe communicatie: persoonlijke gesprekken, telefoongesprekken, netwerkbijeenkomsten, etc.
7. Stel je communicatiebudget vast
Bepaal een realistisch budget dat in overeenstemming is met je doelstellingen en de verwachte ‘return on investment’ (ROI).
8. Geef het planningsproces vorm
Plan het tijdstip waarop elke boodschap wordt gecommuniceerd en begrijp de flexibiliteit van de geselecteerde mediakanalen. Project planning kan je hierbij helpen.
9. Evalueer en stuur bij waar nodig
Evalueer je communicatieplan om het succes van je campagne te beoordelen en ter voorbereiding van je volgende communicatieplan.
Communicatieplan voorbeeld
Hieronder vind je een voorbeeld van een eenvoudig, maar concreet communicatieplan.
Doelstelling: Je wilt de naamsbekendheid van een nieuwe productlijn met 20% verhogen binnen zes maanden.
Doelgroepen:
Primaire doelgroep: Millennials (20-35 jaar) met interesse in duurzaamheid.
Secundaire doelgroep: Mediakanalen en influencers binnen de lifestyle- en duurzaamheidssector.
Kernboodschap:
"Onze productlijn maakt duurzaamheid toegankelijk en stijlvol voor iedereen."
Communicatiemiddelen:
Social media (Instagram, TikTok, LinkedIn): Dagelijkse posts, wekelijkse stories.
Persberichten: Verspreiding via relevante mediakanalen.
Influencer marketing: Samenwerkingen met drie micro-influencers.
E-mailmarketing: Maandelijkse nieuwsbrief naar bestaande klanten.
Planning:
Januari: Voorbereiding (materiaal ontwikkelen, influencers selecteren).
Februari: Lancering campagne (social media kanalen, persberichten versturen).
Maart - juni: Opvolgacties (social media updates, e-mailmarketing).
Evaluatie:
Maandelijks voer je analyses uit op social media engagement en websiteverkeer.
Na zes maanden ga je evalueren op basis van toename in naamsbekendheid. Bijvoorbeeld door een enquête uit te voeren onder je doelgroep.
Dit zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van een communicatieplan
Probeer een aantal valkuilen te ontwijken als je aan de slag gaat met een communicatieplan:
Onrealistische doelstellingen
Doelen die te ambitieus of vaag zijn, leiden vaak tot frustratie. Zorg dat je doelen specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden (SMART) zijn.
Gebrek aan focus
Probeer niet te veel doelgroepen of kanalen tegelijk aan te spreken. Focus op wat echt belangrijk is voor je campagne.
Vergeten te evalueren
Veel organisaties vergeten hun communicatieplan te evalueren. Zonder evaluatie kun je niet leren van je ervaringen en verbeteringen doorvoeren.
Tip: Communicatie gaat hand in hand met marketing. Lees hier hoe je een goed marketingplan opstelt.
