Het kan echt: zakelijk communiceren zonder e-mail

Bespaar 90 procent van je tijd via deze tips!
Werken zonder e-mail klinkt als onhaalbare toekomstmuziek. Maar als je kijkt naar de mogelijkheden van cloud services kijkt, dan is het idee helemaal niet zo gek of onhaalbaar. Werken met minder e-mail: start vandaag!

40% minder mail: filesharing

Het opslaan (en verwerken) van documenten in de cloud is een van de belangrijkste mail-bespaarders. Misschien had je het je nog niet gerealiseerd, maar je stuurt enorm veel mails omdat je een bestand met iemand wil delen.
 
Hoe dat meestal in z’n werk gaat: jij zoekt ergens op je harde schijf (of erger: op je overvolle bureaublad!) een bestand en voegt deze toe als bijlage. De ontvanger van je mail opent het bestand en slaat het bestand ergens op zijn harde schijf op (of, omdat dat even lekker snel is, op het bureaublad). Er kunnen nu 2 dingen misgaan:
  • De ontvanger vergeet waar het bestand is opgeslagen of vergeet het te lezen voorafgaand aan een vergadering, waardoor kostbare tijd verloren gaat en een project vertraging oploopt.
  • De ontvanger bewerkt het document en de procedure speelt zich nogmaals af. Het heen-en-weer mailen van documenten kost onnodig veel tijd en speelt fouten in de hand (want welke plan-definitief-3.doc is de juiste? Die van 21 of 24 maart?)
 
Er is trouwens nog een derde mogelijkheid: er zijn meerdere ontvangers en iedereen verwerkt opmerkingen en aanpassingen in hun eigen lokale kopietje. Als jij het bestand naar 6 mensen hebt gestuurd, ontvang je minimaal 6 mailtjes met 6 verschillende aangepaste documenten.
 
Via filesharing deel je het document in een gezamenlijke online omgeving. Je hoeft niet heen-en-weer te mailen, niemand raakt het bestand kwijt en alle wijzigingen staan in 1 document. Dat bespaart niet alleen veel mailverkeer, maar ook een boel tijd.
 

40% minder mail: direct afstemmen

E-mail wordt wel eens misbruikt als verkapt overlegsysteem, om even een balletje op te gooien of om iets te controleren. Doorgaans stuur je zo’n mail op het moment dat je direct informatie nodig hebt. En eigenlijk is het dan helemaal niet handig om te mailen. Als je niet langs kunt lopen, dan biedt elke cloudservice, van Google for Work tot Microsoft Sharepoint, twee interessante communicatievormen voor zakelijk gebruik!
 
1. Via chat
Chat wordt maar zelden (intensief) door bedrijven gebruikt. Maar een chatsessie is voor snel 1-op-1-contact juist ideaal: “hoi, ik heb een vraag?”, “dit is je antwoord”. Jij hebt direct je antwoord en je contact (een collega of klant) hoeft zijn werk nauwelijks te onderbreken. Is degene die je nodig had niet direct aanwezig? Dan verdwijnt een chatbericht niet zomaar en krijg je alsnog je antwoord op het moment dat jouw contact weer achter zijn computer, tablet of telefoon zit.
 
Hoewel de functionaliteiten van de chatprogramma’s van Microsoft en Google elkaar niet veel ontlopen, is Google waarschijnlijk toch de handigste keuze. De reden is simpel: Google Hangouts werkt op elk apparaat en iedereen kan (gratis!) een account aanmaken. Je klanten of leveranciers hoeven dus geen software aan te schaffen.
 
2. Via video
Als je zaken iets uitgebreider wil bespreken, dan is videochat een handige oplossing. Voor videobellen heb je eigenlijk alleen een microfoon nodig, maar een webcam of camera (op je tablet of telefoon) is wel zo handig. Heb je ook geen (ingebouwde) microfoon? Steek dan je koptelefoon in de microfooningang van je device, dat werkt net zo goed!
 
Een videoconferentie is een handige oplossing voor geplande en ongeplande meetings. Eén klik op de knop en je hebt verbinding met je collega, klant of leverancier. Je kunt een videochat ook gemakkelijk uitbreiden met meerdere deelnemers. Hoeveel dat er zijn, is afhankelijk van je cloudservice. Bij Google kun je bijvoorbeeld tot 15 deelnemers toevoegen!
 
Als je Google Hangouts of Microsoft Lync gebruikt, kun je tijdens een videoconferentie presentaties tonen en documenten delen. Zo heeft iedereen alle benodigde documenten bij zich. Dat scheelt ook weer mail!
 

10% minder mail: planningen maken

Bij sommige bedrijven is Excel de meest gebruikte tool om een planning te maken. Hoewel Excel op simpele wijze een handzaam overzicht kan maken van data, milestones en wie waarvoor verantwoordelijk is, heeft Excel geen herinneringsfunctie.
 
In de cloud kun je agenda’s aanmaken en delen met relevante mensen. Je kunt dus voor elk project een aparte agenda maken, collega’s en klanten uitnodigen, milestones definiëren en daarvoor een herinnering instellen. Zo mist niemand in je team ooit nog een deadline!
 

En die laatste 10%?

Mail helemaal uitbannen zal voorlopig nog even niet lukken. Bepaalde leveranciers en klanten zitten nu eenmaal vast aan e-mail als onderdeel van hun processen. Maar door voor je eigen organisatie ervoor te kiezen in de cloud te werken, bespaar je jezelf in ieder geval een overvolle inbox!

Praat met ons mee op

Van Spaendonck Groep B.V
Postadres
Postbus 90154
5000 LG . Tilburg

Bezoekadres:
Reitseplein 1
5037 AA . Tilburg
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten