Samenwerken is hard werken

Column Fred Westerveld | NEVI

29 mei 2017

Samenwerken is een hot topic. Het lijkt wel of samenwerken de nieuwe Haarlemmer olie is op weg naar eeuwig durend succes.

Contractmanagement

Eerste hulp bij inkopen

Vanuit de politiek wordt de triple helix (samenwerking tussen bedrijven, kennisinstellingen en overheden) sterk gestimuleerd om de slag- en innovatiekracht te vergroten en daarmee economisch en maatschappelijk succes te waarborgen.

Inkopers praten over een innige samenwerking (partnership) met de (belangrijkste) leveranciers. Bij de overheid is dit pas na een aanbestedingsfase en geldt vaak voor een vooraf bepaalde periode. Hierdoor is de levensduur van het samenwerkingsverband zeer duidelijk. Hoe anders is dit in het bedrijfsleven bij de ontwikkeling van nieuwe producten en bijbehorende diensten. Hier is de uitkomst vaak onzeker. Er wordt op het scherpst van het technologisch kunnen een behoefte gedefinieerd. Bij een dergelijk ontwikkeling heb je veel onzekerheden; financiële onzekerheid als de samenwerking niet brengt wat elke partij verwacht, gaat de inkoper op het eind van het traject toch niet voor die laatste euro verschil naar de concurrent die geen ontwikkelkosten heeft?

Samenwerken is geen hogere wiskunde, maar een kunst die te leren is door een aantal aspecten te allen tijde in acht te houden. Van essentieel belang is de samenwerking vanaf de aanvang gezond te beginnen en gezond te houden door deze doelbewust te organiseren. Het gaat hierbij om het vertrouwen dat de partners tijdens de samenwerking in elkaar hebben en ook weten te houden. Aan dit vertrouwen moet je continue werken om het te behouden en versterken. Alleen is vertrouwen nu net iets dat moeilijk te kaderen en exact te maken is. Het heeft te maken met verwacht gedrag en ontstaat als de partijen keer op keer aangenaam verrast wordend door het feit dat de samenwerkende partners zich zo gedragen zoals elk van de partijen had verwacht. Op deze manier wordt de “cultural fit” tussen de partijen sterker.

Vertrouwen kun je organiseren

Voor vertrouwen zijn drie fundamentele basisprincipes nodig: respect, integriteit en ethiek.

Respect houdt in dat je voortdurend beseft dat leveranciers waarmee je samenwerkt ook ondernemers zijn die hun bedrijven hebben te runnen. Respect is daar begrip voor te hebben.

Bij ethiek gaat het erom dat je het goede doet. Door bij afwegingen en beslissingen niet alleen oog te hebben voor wat goed is voor het eigen bedrijf, maar ook wat de impact ervan zou kunnen zijn voor je partner.

Integriteit is niet anders dan ervoor te zorgen dat je niet met onaangename verrassingen komt. Er gaat altijd wel iets mis. Stel je partners niet voor voldongen feiten, maar betrek ze bij de beslissingen die voor hen gevolgen hebben. Het hebben van een open communicatie in het samenwerkings traject is dan ook van essentieel belang.  

Zowel binnen de eigen organisatie als bij de partner organisatie is het de kunst om de samenwerking op 3 niveaus te managen.

  • Het managen van de wederzijdse verwachtingen

  • Het managen van de condities die de samenwerking mogelijk maken

  • Het managen van de inhoud van de samenwerking, b.v. de productontwikkeling

Wil je de samenwerking stimuleren dan is het dus van groot belang dat je niet alleen elkaars taal en signalen leert te spreken en interpreteren, maar dat je ook de verschillen accepteert met alle wrijving van dien.

Dit is geen éénmalige handeling, maar een continue proces van werken, werken en werken.