De ondernemer als serieuze kandidaat in aanbesteding

Rommie Woudstra zette haar tanden in een opdracht van de gemeente
“Ik dacht er precies zo over als de meeste ondernemers. Aanbestedingstrajecten zijn niks voor mij. Kansloos.” Rommie Woudstra is eigenaar van @WORK, een regionaal uitzendbureau uit Friesland. Ze heeft 13 vaste medewerkers en zendt zo’n 500 flexibele medewerkers uit aan opdrachtgevers. “De komende vier jaar hoop ik te laten zien wat we waard zijn. En daarna doe ik zeker weer een poging.”

@WORK heeft een vestiging in Kollum, één van de zogenaamde DDFK-gemeenten. Die vormen samen een nieuwe fusiegemeente, die pas per 1 januari 2019 een officiële naam zal krijgen. De fusiegemeente was een aanbestedingstraject gestart waarin gezocht werd naar flexibel inzetbaar personeel. Als Woudstra er niet op was geattendeerd, had ze nooit geweten dat er een klus lag te wachten die precies bij haar bedrijf paste. Ze besloot een kijkje te nemen. “Nou ja, dat klinkt makkelijker dan het was. Op TenderNed, de digitale marktplaats voor aanbestedingen, kwam ik niet meteen verder. Ik ben dus gaan bellen met de brancheorganisatie NBBU. Die verwezen me door naar Cinfield, een expertisebureau gespecialiseerd in bidmanagement, waar ze me heel goed hebben geholpen.”

Veeg je agenda leeg

Rommie Woudstra hoorde eind september van de aanbesteding, maar die stond al sinds begin september open. “De deadline was op 20 oktober, maar we besloten het toch te proberen. Bij Cinfield werd gezegd: ‘Als je de opdracht echt wil, veeg je je agenda de komende drie weken helemaal leeg.’ We maakten een afspraak voor de maandag erop, om 10 uur. Nou heb je in dit soort trajecten de kans om nog vragen in te dienen. De nota van inlichtingen. Ik had er nog nooit van gehoord, om eerlijk te zijn. De deadline voor de eerste nota was al verstreken, de tweede was diezelfde maandag om 12 uur. Ik kreeg dus huiswerk mee en moest in het weekend bedenken wat ik nog wilde weten.”

Ondernemersbloed kruipt waar het niet gaan kan

Woudstra had geen vragen meer die niet al in de eerste ronde door andere partijen waren gesteld. Maar ze stuitte wel op een onaangename verrassing. “Er was een uitsluitingsgrond. Bedrijven konden alleen meedingen als ze al eerder voor een bepaald bedrag een opdracht voor een overheidsinstantie hadden gedaan. Daar voldeden we natuurlijk niet aan. Ik vond het ook echt vervelend dat ik me al het hele weekend door de stukken had gewerkt en me in de visie van de gemeente had verdiept. Dat zou dan voor niets zijn geweest.” Ze wijt het zelf aan haar ondernemersbloed; Woudstra nam geen genoegen met de uitsluitingsgrond. “Het hele punt van zo’n gemeentefusie is krimp tegengaan en een gezond ondernemersklimaat creëren. Met dit soort uitsluitingsgronden, kies je bij voorbaat al voor de grote landelijke uitzendbureaus. Ik ben van mening dat het ook voor gemeentes heel veel kansen biedt wanneer zij in hun aanbestedingstrajecten rekening houden met het MKB en kritisch kijken naar welke eisen ze stellen. Ik denk dat gemeenten gebaat zijn bij een samenwerking met het MKB in de regio. Ze kunnen elkaar hierdoor alleen maar versterken. Om vijf voor 12 besloten we dus de vraag in te dienen of de uitsluitingsgrond aangepast kon worden.”

Kleine partijen maken een kans

Tijd om het antwoord af te wachten was er niet. Ze besloot ondertussen samen met Bastiaan van Rees van Cinfield verder gaan. Tien dagen later kreeg ze te horen dat de vraag niet in behandeling genomen zou worden. “In de tweede vragenronde mag je eigenlijk alleen doorvragen op al eerder gestelde vragen. Dat wisten we en we hebben geprobeerd onze vraag te koppelen aan een vraag van een andere partij, maar blijkbaar was dat niet goed genoeg. Toch wilde ik me er niet bij neerleggen. Als je zo’n uitsluitingsgrond aanhoudt, sluit je een hele groep uit. De aanbesteding werd behandeld door een tussenpartij. We hebben ze voorgesteld mijn vraag rechtstreeks aan de gemeente voor te leggen.”

Een dag voor de sluitingsdatum kreeg Rommie Woudstra een onverwacht bericht. De gemeente had besloten de referentie-eis aan te passen. Bovendien werd de deadline verplaatst zodat ook andere kleine uitzendbureaus nog mee konden doen. “Daar ben ik echt heel trots op. We hebben het mogelijk gemaakt dat ook kleine partijen een kans maakten. De gemeente heeft daar lef mee getoond. Ze waren bereid af te wijken van de standaard en hebben daarmee een heel bewuste keuze gemaakt voor de regionale mkb’er.”

De organisatie naar een hoger plan

Woudstra kon dus verder op de ingeslagen weg. Stukken verzamelen en een visiedocument schrijven. “Dat was zo’n enorm leuke leerschool. Je leert heel kritisch kijken naar je eigen organisatie. We moesten bepalen waarom de gemeente bij ons moest zijn. Wat onderscheidt ons nou van andere partijen? Dat zorgde voor heel veel enthousiasme in het team, er ontstond een soort nieuwe cohesie. We hebben @WORK hiermee echt op een hoger plan getild. Ik vind dat een aanbestedingstraject achteraf gezien heel goed te doen is voor een MKB ondernemer. Juist omdat ik vooraf altijd heb gedacht dat dit soort trajecten alleen weggelegd zijn voor grote ondernemingen. Zeker als je de juiste hulp inschakelt valt het prima te doen. Ik zou iedere mkb’er aanraden om het vooral te proberen.”

Uiteindelijk werd @WORK tweede in het traject. De opdracht ging toch naar één van de grote spelers. “Toen ik het had ingeleverd wist ik echt dat we kans maakten, maar bij deze trajecten hoort dat je geen invloed meer hebt en alleen maar af kunt wachten. Ik ben een typische mkb’er. Om tafel met je opdrachtgever en precies achterhalen wat ze willen. Dat kan hier niet.” Toch voelt de uitslag niet als verlies. “Ik snap wel dat ze toch voor de zekerheid van een grote partij hebben gekozen. Met zo’n kleine, onbekende organisatie kun je ook de mist ingaan. Maar we zijn tweede geworden en hebben een zogenaamde wachtkamerovereenkomst gekregen. Dat betekent dat we in mogen springen als de eerste partij niet kan leveren. Zo hopen we de komende vier jaar te laten zien wat we waard zijn.” Terugkijkend: “Ik voelde me een amateur op het gebied van aanbestedingen, maar door de intensieve begeleiding van Cinfield konden we meespelen in de Champions League. Het gevoel dat overheerst is dat we ook als mkb’er een kans maken. Over vier jaar kunnen we winnen.”

We zijn benieuwd naar jouw mening over aanbestedingen! Doe mee met ons onderzoek!


Dossiers

Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten