Hoe werkt een aanbesteding van de overheid?
De basis van aanbestedingsprocedures
Een overheidsinstantie, vaak aanbestedende dienst genoemd, wil een opdracht in de markt uitzetten. In bepaalde gevallen is de aanbestedende dienst verplicht om een aanbestedingsprocedure uit te schrijven.
Voorwerk
Voordat de aanbestedende dienst de opdracht in de markt uitzet, zal deze eerst voorwerk moeten verrichten. De aanbestedende dienst zal plannen maken over hoe de opdracht er uit moet komen te zien, hoe hoog het budget is en aan welke voorwaarden de aanbestedingsprocedure moet voldoen.
Als de aanbestedende dienst dat allemaal op een rijtje heeft, zal hij de aanbestedingsstukken gaan opstellen. In het geval van een gebouw is dat meestal een bestek en een aanbestedingsleidraad met daarin de voorwaarden van de opdracht. In andere gevallen betreft het vaak een aanbestedingsleidraad waarin de voorwaarden voor de opdracht beschreven staan.
Als de stukken gereed zijn, publiceert de aanbestedende dienst de opdracht op een aanbestedingsforum, zoals bijvoorbeeld de aanbestedingskalender.
Publicatie van de opdracht
Aan de hand van de publicatie van de opdracht kunnen ondernemers, binnen de vermelde termijn, inschrijven. Het is dus van belang dat je goed op de hoogte bent en blijft van de gepubliceerde aanbestedingen. Voor je het weet, loop je een interessante aanbesteding mis.
Belangrijke websites die je kunt raadplegen zijn:
Tenders Electronic Daily (Europese aankondigingen)
Daarnaast is het aan te raden om de gemeentelijke websites in de gaten te houden. In deze publicaties staan vermeld op welke voorwaarden de aanbesteding wordt gehouden:
het soort procedure
selectie- en gunningscriteria
overige gegevens, zoals contactgegevens etc.
Je kunt de aanbestedingsstukken vervolgens bij de aanbestedende dienst opvragen en aan de hand daarvan kun je je inschrijving (offerte) opstellen.Bij de publicatie vind je ook een datum waarop jouw inschrijving uiterlijk binnen moet zijn bij de aanbestedende dienst. Let op: te laat is te laat.
Inschrijving
Bij je inschrijving is het belangrijk dat je niets overslaat. In de stukken staat omschreven waarop je moet inschrijven en welke gegevens en bijlagen je moet inleveren. Vergeet dus niks, want het kan zijn dat je wordt uitgesloten van deelname als je bepaalde stukken of gegevens niet aanlevert.
Is van dit laatste sprake, dan betreffen het de zogenaamde “knock-out”-criteria, die in de aanbestedingsstukken moeten worden vermeld. Is van een knock-out-criterium sprake, dan word je uitgesloten van deelname indien de bijlage of de betreffende gegevens ontbreekt of ontbreken. Eén van de knock-out-criteria is altijd de inleverdatum. Wees dus op tijd!