Evenementen organiseren met andere bedrijven

Publiek trekken met evenementen

31 januari 2013

Een evenement kan een goede manier zijn om weer eens de aandacht te vestigen op jouw winkel- of horecagebied. Want door leuke evenementen te organiseren, trek je mensen jouw richting op. Hoe regel je de organisatie?

Evenementen zijn publieks­trekkers die niet alleen aan­trekkelijk zijn voor bezoekers en bewoners, zo schrijft de Kamer van Koophandel, maar ook voor de bedrijvigheid in de stad. Win­keliers en horeca profiteren er economisch van. Daarom kan het een goed idee zijn om met je plaatselijke winkeliersvereniging of met de andere horecaondernemers eens te kijken naar een mogelijkheid van een evenement. Het is een vorm van promotie die als het goed gebeurd door subsidies en sponsors niet eens veel te veel moet kosten en ondertussen wel extra consumenten en bestedingen oplevert. Maar een goede promotie kost wel veel tijd.

Plan de campagne

De winkeliersvereniging schrijft al elk jaar een promotieplan, maar je kunt ook apart een plan schrijven voor een losstaand evenement. In dit plan dienen in ieder geval de beschrijving van de activiteit te staan alsmede de mogelijkheden tot communicatie, de kosten per activiteiten, hoe deze gefinancierd gaan worden, of er nog andere organisaties meewerken en wie voor welke activiteit verantwoordelijk is.

Commissie

Het is aan te bevelen om een activiteitencommissie in te stellen. Deze zijn dan verantwoordelijk voor (een onderdeel van) de activiteit. Je kunt ervoor kiezen om de organisatie van de evenementen uit te besteden. Dit kan op verschillende manieren. Je kunt er een organisatiebureau voor inhuren. Zij hebben hier ervaring mee en kunnen bijvoorbeeld markten en braderieën organiseren. Een andere mogelijkheid is om een professionele coördinator aan te stellen die zorgt dat de verschillende subcommissies niet langs elkaar heen werken en de boel coördineert. Een derde optie is om het te laten organiseren door studenten. Dit is een goedkopere maar vaak net zo effectieve oplossing. Zij kunnen de opdracht als stage beschouwen tijdens opleidingen als CMV bijvoorbeeld. De MKB Servicedesk bemiddelt graag en zorgt ervoor dat je de juiste studenten tot je beschikking krijgt.

Draaiboek

De volgende punten horen in een draaiboek te staan:

  • Vaststellen doelgroepen evene­ment;

  • Benaderen van eventuele sprekers en/of artiesten (via een boekings­bureau);

  • Aanvragen eventuele vergunnin­gen. Bij veel activiteiten die ver­enigingen organiseren blijkt dat de gemeente op een of andere manier nodig is. Dat kan zijn op het gebied van het afgeven van vergunningen, maar ook voor het plaatsen van dranghekken en het tijdelijk afslui­ten van een straat;

  • Vooraankondiging middels persbe­richt of posters;

  • Persbericht opstellen en adverten­ties plaatsen in regionale bladen;

  • Bevestiging aan de deelnemers, sprekers en artiesten met een (kor­te) omschrijving wat van iedereen verwacht wordt en op welke locatie en tijd;

  • Coördinatie tijdens het evenement (inclusief overzicht wie waarvoor verantwoordelijk is).

Evaluatie

Na het evenement is het belangrijk dat je het evalueert. Heeft het aan de doelstellingen voldaan? Heeft het voor meer klandizie gezorgd en wat kan er beter? Was er bijvoorbeeld genoeg promotie en zijn de sponsors ook tevreden?

Vraag de MKB Servicedesk voor hulp bij het organiseren van de evenementen. Lees hier meer over vergunningen.