Goede offertes schrijven

De offerte als schriftelijk verkoopmiddel
Een offerte kan de relatie met de klant versterken. Doe op papier wat je ook mondeling doet.
Tref de juiste toon
Een effectieve offerte oogt prettig en wekt vertrouwen. Je bereikt dit met een overzichtelijke lay-out op het briefpapier van je bedrijf. Het bedrijfslogo en de bedrijfsgegevens staan op een prominente plaats. In je eigen schrijfstijl en woordgebruik probeer je de toon te treffen van het persoonlijke gesprek. Verwijs bijvoorbeeld in de eerste alinea naar het prettige, boeiende of inspirerende gesprek dat je eerder met de klant had.
 
Vermijd standaardteksten
De verleiding is groot om standaardteksten voor offertes te gebruiken. Het bespaart je immers tijd en kosten. Maar er zitten ook risico’s aan. Standaardbrieven bevatten passages die niet voor elke klant relevant zijn. Het knippen en plakken levert vaak geforceerde brouwsels op. Bekijk daarom kritisch welke onderdelen je wilt standaardiseren. Schrijf altijd een persoonlijke begeleidingsbrief.
 
Splits brief en bijlagen
De omvang van offertes varieert van een enkel A4-tje tot tientallen pagina’s. Hoe langer de offerte, hoe moeilijk het voor de klant wordt zicht te houden op het geheel. Maak daarom onderscheid tussen de begeleidingsbrief en bijlagen. In de brief vermeld je in wervende toon kort de voorgeschiedenis en je voorstel in hoofdpunten. In de bijlagen neem je gedetailleerde productinformatie, tijdsplanning en voorwaarden op. Stuur eventueel een bedrijfs- of productbrochure mee.
 
Gebruik een duidelijke afzender
Het komt nogal eens voor dat offertes door een ander ondertekend wordt dan degene die het voorgesprek heeft gevoerd. Vaak is dit het gevolg van interne procedures. Op je klant maakt dit wellicht een vreemde indruk. Zorg voor een herkenbare afzender: gebruik de naam van de contactpersoon. Wil je als baas per se het laatste woord hebben? Onderteken dan met twee namen.
 
Houd contact
Is je offerte de deur uit dan staat je niets anders te doen dan lijdzaam afwachten. Of toch? Wat is er mis met een telefoontje of de offerte goed is ontvangen? Dan kun je meteen vragen wanneer de klant een beslissing neemt.
 
Sfeer maken
Als je een goed voorgesprek hebt gehad is het slim er in de offerte op voort te bouwen.
 
Niet doen
'Onder dankzegging van het oriënterende gesprek dat ondergetekende d.d. 23 juni 2006 met u mocht voeren en refererend aan uw schriftelijke verzoek d.d. 25 juni 2006, kenmerk XYZ 234-007, treft u bijgaand de offerte aan voor de levering van 1.000 overhemden, geborduurd met uw bedrijfslogo.'
 
Wel doen
'Tijdens het prettige gesprek dat ik op 23 juni 2006 met u voerde spraken wij over de levering van 1.000 overhemden geborduurd met uw bedrijfslogo. Op 25 juni ontving ik uw schriftelijke verzoek. Wij gaan er graag op in.'  

 


Praat met ons mee op

MKB Servicedesk
Postadres
Postbus 40273
3504 AB Utrecht

Bezoekadres:
Reactorweg 9a
3542 AD Utrecht
Tel: 088 652 00 50

Toegevoegd

U kunt verder winkelen of de bestelling afronden.

Afronden
MKB Servicedesk maakt gebruik van cookies
/7158/cookieverklaring-mkb-servicedesk.htm
 Meer informatie
 Melding sluiten