Geen btw-aftrek bij contante betaling brandstof door werknemer

Kassabon van werknemer wordt door fiscus niet gezien als factuur

06 februari 2015 28 april 2021

Als ondernemer doen jij of je werknemer af en toe een contante betaling. Dat kan een keer gebeuren. Maar wist je dat je van een contant betaalde volle tank geen btw kunt aftrekken? En dat is zonde met 21% belasting op fossiele brandstof. Waarom dit zo is en, belangrijker, hoe je dit voorkomt lees je hier.

Wanneer mag je btw aftrekken?

Voor de aftrek van btw door ondernemers geldt als belangrijkste uitgangspunt dat aftrek alleen mogelijk is op basis van een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet. De Belastingdienst wil op de bon kunnen zien wie de betaling heeft gedaan, bijvoorbeeld door de manier van betalen - bijvoorbeeld met een creditcard, pin- of tankpas. Betalen jij of je werknemer de brandstof contant? En wil je deze declareren bij je bedrijf? Dan kun je de btw niet aftrekken, omdat niemand op basis van de tankbon kan achterhalen wie er precies heeft betaald. Zonde van die 21%...

Hoe voorkom je dat je brandstofkosten niet kunt aftrekken?

Eerst de makkelijkste: voorkom contante betalingen. Omdat je de bon van een contante betaling in principe op de stoep van het tankstation had kunnen vinden, keurt de Belastingdienst dit soort bonnen niet goed. Voorkomen dus. Hoe moet het dan wel?

  • Betaal met een zakelijke bankpas of creditcard.

  • Gebruik een zakelijke tank-, auto- of laadpas. Dan krijg je achteraf een fiscusproof factuur van de organisatie waar je de pas hebt. 

  • Moet je contant betalen? Vraag dan een btw-bon op naam van jouw bedrijf, incl. vermelding van je bedrijfsadres. 

Zeker van autokosten die je af kunt trekken van de belasting?

Om autokosten af te kunnen trekken van je belasting, moet je dus facturen/bonnen hebben die aan de regels van de Belastingdienst voldoen. Dit geldt voor brandstofkosten, maar ook kosten die jij of je werknemers maken voor het opladen van elektrische auto’s of parkeren. Dat kun je allemaal zelf bijhouden, bonnetjes inscannen (of bewaren in een schoenendoos - al worden boekhouders daar niet per se blij van). Maar het kan ook makkelijker. Bijvoorbeeld met een pas van MKB Brandstof. Hier kun je niet alleen mee tanken, maar ook laden. En parkeerkosten? Ook die kun je met deze pas betalen. En aan het eind van de maand krijg je alle kosten overzichtelijk en fiscusproof op 1 handige verzamelfactuur. Zo heb je niet alleen alles netjes op een rij voor de belasting, maar kun je ook zelf makkelijk zien hoeveel geld je aan mobiliteit kwijt bent. Win win dus! 

Uiteraard geldt het bovenstaande alleen als er sprake is van zakelijk gebruik. Wij raden aan bij twijfel, de Belastingdienst, fiscalist of een accountant te raadplegen.


Wil jij ook zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de kosten van brandstof, laden en parkeren? Lees hoe je handig alles op een rij kan krijgen via de pagina Mobiliteitsadministratie: alle kosten fiscusproof op een rij.