Geen btw-aftrek bij contante betaling brandstof door werknemer

Kassabon van werknemer wordt door fiscus niet gezien als factuur

06 februari 2015

Voor de aftrek van btw door ondernemers geldt als uitgangspunt dat aftrek alleen mogelijk is op basis van een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet. Uitzondering hierop vormt de kassabon die je krijgt bij het tanken.

Die eis van de Belastingdienst houdt in dat de afnemer van de brandstof kan worden geïdentificeerd, doordat zijn gegevens door de wijze van betalen, giraal of anderszins, traceerbaar zijn. Dat ben je als je bijvoorbeeld per bank betaalt of met een creditcard of tankpas.

Betaalt je werknemer contant en declareert hij de kosten bij je bedrijf, dan kun je de btw dus niet aftrekken, omdat niet identificeerbaar is dat deze kosten zakelijk zijn gemaakt.

Hoe voorkom je dat?

1. Laat je werknemer betalen met een zakelijke bankpas of creditcard;

2. Laat hem een op de zaak geregistreerde tankpas gebruiken, zodat je van de tankpasorganisatie achteraf een btw-factuur ontvangt;

3. Door hem een btw-bon op naam van jouw bedrijf en vermelding van je bedrijfsadres te vragen. De bon heeft dan de status van een ook door de belastingdienst erkende factuur, zodat je niets met deze uitzondering te maken hebt.

Uiteraard geldt het bovenstaande alleen als er sprake is van zakelijk gebruik. Wij raden aan bij twijfel, de belastingdienst, fiscalist of een accountant te raadplegen.