Slechtnieuwsgesprek voeren

Hoe breng je een vervelende boodschap over?

03 augustus 2012

Je bent leidinggevende en dan moet je af en toe ook vervelende boodschappen overbrengen. Dit hoort nu eenmaal bij het werk. Toch blijft dit voor veel mensen een vervelend maar noodzakelijk karwei. In dit artikel meer over de mogelijke technieken van een slechtnieuwsgesprek.

Vaak voelt de werknemer het al aankomen. Alleen al door de formele setting en de serieuze sfeer die er in de kamer hangt. Begin daarom niet informeel en luchtig. Leid met een paar zinnen het gesprek in, laat duidelijk merken dat er zwaar weer op komst is en vertel dan ‘het vonnis’. Doe dit in duidelijke taal en op een directe manier. Laat merken dat je meeleeft maar overdrijf dit niet. Ga niet de negatieve conclusie uitstellen in het gesprek en alleen maar tussen de regels door laten zien dat er slecht nieuws komt. Dat maakt het vaak alleen maar moeilijker voor de ontvanger.

Voorbereiding

Slecht nieuws geef je niet zomaar. Bereid daarom het gesprek goed voor. Zorg dat je weet wat je gaat zeggen en bereid je voor op een hele hoop vragen van de werknemer. Kies de geschikte plaats en tijdstip en zorg ook dat er genoeg tijd voor het gesprek genomen wordt.

Reactie

Als duidelijk op tafel ligt hoe de situatie in elkaar zit, is het tijd voor de werknemer om te reageren. Dit kan heel emotioneel zijn. Probeer hierin niet mee te gaan. Uiteraard moet je hem/haar eerst stoom af laten blazen. Als dat eenmaal gebeurd is, kan je samen op zoek gaan naar oplossingen. Ga niet terugkrabbelen of hem op veel punten gelijk geven. Blijf bij je beslissing, wees heel standvastig en laat duidelijk merken dat de beslissing onherroepbaar is. Hou hierbij vast aan de zakelijke toon van het gesprek. De waarom-vraag komt naar boven bij de werknemer. Vertel kort en helder de argumenten. Ga absoluut niet in discussie, daar kan niets uit komen.

Vervolg

Wat nu? Bekijk meteen of dit nu al ter sprake kan komen. Wat zijn de mogelijke oplossing, wat zijn de termijnen en hoe worden zaken afgehandeld. Soms zijn mensen te geschokt om al serieus op zulke onderwerpen in te gaan. Plan dan gewoon een andere keer het vervolggesprek. Uiteraard is het prettiger het in één keer te doen, ook omdat de werknemer dan weer een doel heeft of in ieder geval weet waar hij/zij aan toe is. Per geval is het anders, dus beslis ter plekke of er een tweede gesprek moet komen of dat het in één keer meegenomen kan worden. Ga je verder en kom je met voorstellen, bespreek dan aan het einde van het gesprek de besloten afspraken. Plan eventueel volgende activiteiten en stel de termijnen vast.