Je bedrijf groeit en het is tijd om een volgende stap te zetten: je gaat voor het eerst een werknemer aannemen. Dit is een mooie mijlpaal, maar ook best spannend. Want wat moet je eigenlijk regelen als je je eerste personeelslid aanneemt? Van arbeidscontracten tot loonadministratie en verzekeringen – bereid je stap voor stap voor op het in dienst nemen van je eerste werknemer.
Inhoud:
- Wanneer ben je officieel werkgever?
- Eerste werknemer aannemen in 6 stappen
- 1. Sluit een arbeidsovereenkomst af
- 2. Bereken de totale loonkosten van je eerste werknemer
- 3. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst
- 4. Zorg voor een correcte personeels- en loonadministratie
- 5. Pas je verzekeringen aan en sluit nieuwe verzekeringen af
- 6. Identificatieplicht en overige verplichtingen
- Wat betaal je je eerste werknemer?
- Klaar om je eerste werknemer aan te nemen?
Wanneer ben je officieel werkgever?
Je hebt officieel personeel in dienst zodra iemand werkzaamheden voor jouw onderneming verricht onder een rechtsgeldige arbeidsrelatie. Juridisch gezien moet je dan voldoen aan drie voorwaarden:
De werknemer voert zelf de afgesproken werkzaamheden uit
Jij bent verplicht om de werknemer salaris te betalen
Jij geeft aanwijzingen over wat er gedaan moet worden en op welke manier
Is dit allemaal van toepassing? Gefeliciteerd, je bent officieel werkgever
Eerste werknemer aannemen in 6 stappen
Welke stappen moet je precies zetten bij het aannemen van een werknemer? Volg dit stappenplan:
1. Sluit een arbeidsovereenkomst af
Een arbeidsovereenkomst is de basis van de werkrelatie. Hoewel een mondelinge overeenkomst juridisch geldig is, wordt sterk aangeraden de afspraken op papier te zetten. Hiermee voorkom je misverstanden. In de arbeidsovereenkomst kunnen of moeten de volgende zaken worden opgenomen:
Gegevens van zowel werknemer als werkgever
Werkplek(ken)
Functieomschrijving en verantwoordelijkheden
Datum van indiensttreding
Aard van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd)
Vakantiedagen en eventuele pensioenregeling
Loon en uitbetalingstermijnen
Werktijden per dag of week
Opzegtermijn en eventuele proeftijd
Rechten bij ziekte of arbeidsongeschiktheid
Concurrentie- of relatiebeding bij specifieke functies
2. Bereken de totale loonkosten van je eerste werknemer
Het aannemen van personeel brengt meer kosten met zich mee dan alleen het bruto maandloon. Meestal is dit ongeveer 20% tot wel 35% aan extra werkgeverslasten. Denk bijvoorbeeld aan:
Vakantiegeld (meestal 8% van het brutoloon)
Eventuele 13e maand of eindejaarsuitkering
Pensioenpremies (meestal gedeeld met de werknemer)
Bijdragen aan sociale verzekeringen
Werkgeverspremies voor bijvoorbeeld Zvw en WW
Hoe bereken je het netto uurloon en maandloon van je werknemers? Lees meer over de berekening van bruto naar netto.
Ook de bestaande CAO in je bedrijfstak is belangrijk voor het berekenen van de kosten. In nagenoeg alle CAO´s zijn afspraken gemaakt over de arbeidsvoorwaarden voor specifieke bedrijfstakken. Meer lees je in het artikel: onder welke cao valt mijn onderneming?
Tip: Om de loonkosten te beheersen, kun je ook overwegen om een ziekteverzuimverzekering af te sluiten. Deze verzekering beschermt je tegen de kosten van een zieke werknemer.
3. Meld je als werkgever aan bij de Belastingdienst
Bij het aannemen van je eerste personeelslid moet je je inschrijven bij de Belastingdienst als werkgever. Je doet dat met het formulier Melding Loonheffingen Werkgever aanvragen. Dit houdt in dat je verantwoordelijk bent voor het afdragen van loonheffingen, waaronder:
Loonbelasting/premie volksverzekeringen
Premie Zorgverzekeringswet (Zvw)
Premies werknemersverzekeringen (WW en WAO/WIA)
De Belastingdienst stuurt je na inschrijving een loonheffingennummer en alle informatie die je nodig hebt over het inhouden en afdragen van verplichte loonheffingen.
4. Zorg voor een correcte personeels- en loonadministratie
Zodra je werknemers in dienst neemt, moet je een overzichtelijke administratie bijhouden: de personeelsadministratie. Een belangrijk onderdeel daarvan is de loonadministratie. Denk hierbij aan:
De loonstaat: een overzicht van het bruto- en nettoloon, en de bijbehorende heffingen;
De loonstrook: een overzicht voor de werknemer van wat hij of zij verdient;
De jaaropgave: een overzicht van het totale loon en de afgedragen belastingen in een jaar.
Tip: veel ondernemers kiezen ervoor om de salarisadministratie uit te besteden. Zo voorkom je fouten en boetes. Lees meer over de voor- en nadelen van salarisadministratie uitbesteden.
5. Pas je verzekeringen aan en sluit nieuwe verzekeringen af
Het hebben van personeel brengt financiële risico’s met zich mee. Bijvoorbeeld als een werknemer ziek wordt. Of iemand een bedrijfsongeval krijgt.
Als werkgever moet je daarom niet alleen je aansprakelijkheidsverzekering uitbreiden, maar ook andere verzekeringen overwegen. Verzekeringen die handig of verplicht zijn als je personeel in dienst neemt, zijn:
Ziekteverzuimverzekering
WAO-gatverzekering
Collectieve ongevallenverzekering
Pensioenverzekering
Daarnaast kun je onder bepaalde voorwaarden eigenrisicodrager worden voor de WAO/WIA of Ziektewet. Dit kan je kosten besparen, maar brengt ook extra verantwoordelijkheid met zich mee.
6. Identificatieplicht en overige verplichtingen
Voordat je eerste werknemer aan de slag kan, zijn er nog twee verplichtingen waaraan je moet voldoen:
De identificatieplicht. Je moet de identiteit van je werknemer controleren aan de hand van een geldig paspoort of rijbewijs. Vergeet ook niet een goed leesbaar kopie te bewaren in het personeelsdossier.
De Arbowet. Hierin staat onder meer dat je moet beschikken over een preventiemedewerker. Tot je je 25e medewerker in dienst neemt, mag je zelf die preventiemedewerker zijn. Zorg er daarnaast voor dat er een veilige werkomgeving is en je een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) hebt gedaan.
Wat betaal je je eerste werknemer?
Het bepalen van het juiste salaris kan lastig zijn. Je wilt je werknemer voldoende betalen om tevredenheid en motivatie te garanderen, maar je wilt ook dat het salaris financieel verantwoord is voor jouw organisatie Het is belangrijk om hierbij rekening te houden met:
Het wettelijk minimumloon
De salarisschalen in de CAO, als deze van toepassing is
De branche, ervaring en functie zodat je een marktconform salaris biedt.
Klaar om je eerste werknemer aan te nemen?
Het aannemen van je eerste werknemer is een grote stap, maar als je de juiste voorbereidingen treft, kan het jouw bedrijf helpen om verder te groeien.
