Personeelsadministratie: opzetten of toch uitbesteden?

Personeelsadministratie is verplicht zodra je iemand in dienst neemt. Maar welke taken horen bij deze administratie, hoe zit het met wet- en regelgeving en welk (digitaal) papierwerk komt erbij kijken? Leer hier wat personeelsadministratie is, wat de voor- en nadelen zijn van uitbesteden en welke opties je hebt om dat te doen.

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is het deel van je boekhouding waarin je informatie over je medewerkers en je bedrijf opslaat. Denk aan loonafspraken, pensioenregelingen en verzekeringen, maar ook aan verzuim-, verlof- en salarisadministratie. 

Personeelsadministratie: taken die erbij komen

Zodra je iemand in dienst neemt komen er veel nieuwe taken op je bord. Zo moet je verzekeringen afsluiten, nieuwe premies en belastingen afdragen aan de Belastingdienst, een  risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen, een personeelsdossier aanleggen en een administratie opzetten en bijhouden. Ook ben je verplicht deze informatie overzichtelijk en veilig (AVG-proof) op te bergen. 

Onderdelen & taken personeelsadministratie:

• Persoonlijke gegevens medewerker

• Fiscale gegevens medewerker

• Contracten

• Loonafspraken

• Tijdsregistratie

• Opleidingen

• Verstrekkingen (key-card, apparatuur, sleutel, etc.)

• Administratie lease-auto

• Pensioenregeling

• Salarisadministratie

• Afgesloten verzekeringen, inclusief updates en aanpassingen 

• Risicoinventarisatie en –evaluatie (RI&E)

• Functiebeschrijvingen

• Taakomschrijvingen

• Functioneringsdocumenten

• Werkafspraken, zoals targets of afwijkende werktijden

• Verlofadministratie 

• Verzuimadministratie en -begeleiding, incl. arbodossiers e.d. 

Verplichte onderdelen personeelsadministratie

In je personeelsadministratie ben je wettelijk verplicht om een personeelsdossier en een salarisadministratie bij te houden. Verzuim- en verlofadministratie zijn niet verplicht, maar wel belangrijk om goed vast te leggen. 

Salarisadministratie

De salarisadministratie (of loonadministratie) is wettelijk verplicht en vormt het hart van je personeelsadministratie. Hieronder vallen de loonbetalingen, loonaangiftes en het afdragen van loonheffingen aan de Belastingdienst. Ook het bijhouden van vakantiedagen, ziekmeldingen en onkostenvergoedingen zie je vaak in dit onderdeel. Dit is het deel dat veel ondernemers als eerste uitbesteden. 

Op zoek naar fijne software om je hierbij te ondersteunen? Onze partner CoPilot maakt de salarisadministratie software van Loket.nl voor werkgevers in het mkb beschikbaar.

Personeelsdossier

In een personeelsdossier staan de administratieve en fiscale gegevens van je medewerker. Ook houd je in dit dossier bij hoe medewerkers functioneren, zet je hier het verslag van het functioneringsgesprek - met de verbeterpunten en afspraken - en houd je de ontwikkeling van medewerkers bij. Je bundelt deze informatie in een digitale map. 

Lees meer: Wat staat er in een personeelsdossier?

Personeelsadministratie uitbesteden of zelf doen?

De personeelsadministratie doen veel ondernemers in het begin zelf. Met een of twee personeelsleden is het bewaren en up-to-date houden van arbeidscontracten, functieomschrijvingen en verzuim- en verlofregistratie nog niet heel veel extra werk.

Krijg je meer medewerkers? Dan wordt het ook meer werk en moet je de afweging maken: wat is het effectiefst? Waar wil ik mijn tijd aan besteden? Welke keuze is het beste voor mijn bedrijf? 

Punten die je mee kunt nemen in je beslissing om het zelf te doen of uit te besteden:

• Je eigen kennis, tijd en motivatie op het gebied van personeelsadministratie

• De kosten van en beschikbare budget voor het uitbesteden

• Huidige en verwachte/beoogde omzet en omvang bedrijf

• Complexiteit van de bestaande administratie

• Risico-inschatting: de kans op fouten en mogelijke consequenties in geval van fouten

Loonadministratie als eerste uitbesteden

De salarisadministratie is het eerste deel van personeelsadministratie dat ondernemers vaak uitbesteden. Deze administratie moet nauwkeurig worden bijgehouden, want een kleine fout kan grote financiële en persoonlijke gevolgen hebben. Voor de werkgever kan het een flinke naheffing van de Belastingdienst zijn en de werknemer loopt het risico dat er niet op tijd betaald wordt.

Omdat je voor een salarisadministratie specifieke kennis nodig hebt en veel ondernemers zeker willen weten dat dit goed gaat, besteden ze deze administratie uit aan een boekhouder of administratiekantoor. Die kunnen met hun kennis en specialistische software processen automatiseren, zijn gewend aan de contacten met de Belastingdienst en hebben de kennis om aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen. 

Kosten uitbesteden salarisadministratie

Uitbesteden van je salarisadministratie kost tussen de €5 en €15 per loonstrook. Let op: per salarisadministratiekantoor kunnen de prijzen verschillen. Vraag dus altijd verschillende offertes aan. 

Personeelsadministratie als onderdeel van je boekhouding

Personeelsadministratie, loonadministratie, aangiften en boekhouding zijn bij veel organisaties geïntegreerd binnen één systeem. Dat werkt efficiënter, geeft overzicht en je hebt daarmee meer controle.  Maar dat betekent niet dat je alles zelf hoeft te doen. Ook als je alles in hetzelfde systeem hebt, kun je vaak wel een deel uitbesteden. Je kunt een deel van je boekhouding zelf blijven doen en een deel uitbesteden.

Wel personeel, geen personeelsadministratie: payrolling

Wil je wel personeel aannemen, maar zie je de extra administratie niet zitten? Kijk dan eens naar payrolling. Je hebt dan wel de zekerheid van een vaste medewerker, maar alle administratieve lasten liggen bij het payrollbedrijf. 

De medewerker is technisch gezien bij hen in dienst, waardoor zij verantwoordelijk zijn voor de salarisadministratie, het op tijd betalen van lonen, arbeidscontracten en de afdrachten aan de Belastingdienst.

Auteur

Lian de Snoo

Als Juffrouw Taal help ik ondernemers in het mkb aan en met ijzersterke content. Door lekker leesbare en vindbare teksten voor ze te schrijven of door hen te leren hoe ze dat zelf kunnen doen.