Email-etiquette: Zo hou je het zakelijk

Aan welke regels moet je je houden om mail zakelijk te houden?

18 oktober 2013

Het Nationaal E-mail Onderzoek 2013 toonde weer eens aan dat e-mail, zeker wanneer het zakelijke correspondentie betreft, nog steeds een van belangrijkste communicatiekanalen is. Social media mogen dan alom tegenwoordig lijken, ze worden toch hoofdzakelijk gebruikt voor persoonlijke boodschappen. Wil je respons op een mailing aan je klanten, dan kan je het beter zakelijk houden. Een aantal richtlijnen.

Whitepaper Benut je online kansen: communicatie

Briefpapier

Een programma als Microsoft Outlook maakt het vanaf versie 2007 mogelijk dat je je eigen briefpapier kunt gebruiken, waar bijvoorbeeld onder- of bovenaan de pagina’s de bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en website op worden vermeld. Zoek op sjablonen. Gebruik je geen Outlook, lees dan hieronder bij Handtekening.

Kies een leesbare letter, bij voorkeur blauw

Dankzij het steeds groter wordende arsenaal aan lettertypen, zie je nog wel eens berichten voorbijkomen in een sierlijk, maar onleesbaar lettertype. Je wilt daarmee wellicht laten zien dat je creatief bent, maar die creativiteit kan je beter laten zien in je taalgebruik en uiteraard in het product of de dienst die je aan de man wilt brengen. Onderzoek heeft uitgewezen dat tekst in een blauwe letter 40 procent beter gelezen wordt dan dezelfde tekst in het zwart.

Let op je taalgebruik

Wanneer je een zakelijke e-mail stuurt (bijvoorbeeld een gespreksuitnodiging of correspondentie inzake een leverancierscontract) houd het dan ook formeel en zakelijk. Gebruik ‘u’ als persoonsvorm en vermijd op- of aanmerkingen van persoonlijke aard.  Stuur je een mailing aan een jongere doelgroep (> 40 jaar), dan is ‘je’ als persoonsvorm geoorloofd. Het is natuurlijk afhankelijk van je doelgroep, maar let op je taalgebruik. Te ‘populair’ kan afstoten, net zoals te formeel.

Onderwerpregel

Zorg ervoor dat in de onderwerpregel van je e-mail duidelijk is waar je e-mail over gaat. Alleen ‘offerte’ is onvoldoende. Benoem concreet waarover het gaat (bijvoorbeeld: ‘verbouwing kantoor’, ‘vervoer Duitsland’, enzovoort). Maak er ook weer geen verhaal van, bewaar dat voor de inhoud van je e-mail.

Handtekening

In de begindagen van e-mail als communicatiemiddel was het voldoende om af te sluiten met je naam en eventueel overige contactgegevens in hetzelfde lettertype als de e-mail zelf. Zeker als het zakelijke e-mail betreft, maakt het een professionelere indruk als je werk hebt gemaakt van je handtekening.

Met andere woorden: gebruik icoontjes voor de aanduiding van je telefoonnummer en mailadres. Zorg dat er een link instaat naar je website. Voeg een afbeelding toe met het logo van je bedrijf. Werken er meerdere mensen bij je bedrijf, dan is het wel zo netjes dat elke handtekening namens het bedrijf er hetzelfde uitziet. 

Gebruik je Gmail van Google, dan kan je bij Instellingen een standaard handtekening aanmaken. Ook kan je er een afbeelding aan toevoegen. En gebruik je Gmail eveneens als bestuurslid van een vereniging of stichting, dan is het mogelijk om daarvoor een aparte handtekening aan te maken.

Bijlage

Het komt regelmatig voor dat men vergeet documenten bij te voegen. Maak er een gewoonte van bij het opstellen van een e-mail dat als eerste te doen.

Leesbevestiging

In Microsoft Outlook kun je aangeven dat je een leesbevestiging wilt ontvangen. Op die manier kan je zien of de ontvanger je bericht daadwerkelijk gelezen heeft, inclusief datum en tijdstip.

Auteur

Flip Schultz