Hoe manage ik mijn contacten en klantgegevens?

Al je contacten op één plek, toegankelijk voor iedereen

02 augustus 2018

Heb jij het nummer van klant X? “Nee, dan moet je bij sales zijn.” Herkenbaar? Hoe handig zou het zijn als je alle contacten van je bedrijf op een vaste plek hebt, toegankelijk voor al je medewerkers? Tips om je contact- en klantgegevens efficiënt te gebruiken.

Sales, CRM, projectmanagement en facturatie in één eenvoudige tool

Van eenmalig contact tot vaste klant

Whitepaper Customer Relationship Management (CRM)

Oplossing in de cloud

De belangrijkste tip is: gebruik een goed systeem om je contacten en contacthistorie te managen. Dit kan tegenwoordig in de cloud (online) waardoor je overal en op al je apparaten (desktops, laptops, smartphones, tablets) toegang hebt tot je contacten en klantgegevens.

Er zijn tal van oplossingen. Gebruik bijvoorbeeld een contact management tool of een CRM-systeem. Met deze software / online oplossingen kun je niet alleen contactgegevens overzichtelijk bewaren, maar ook een historie aan gespreksnotities en bijbehorende documenten of bestanden toevoegen aan je contacten. Hierdoor heb je alles wat je moet weten over een klant of contactpersoon op één plek, beschikbaar voor iedereen in het bedrijf.

Verhoog de productiviteit

Met een goed CRM-systeem kun je de productiviteit binnen je bedrijf flink vergroten. Niet alleen je contacten en gesprekshistorie heb je overzichtelijk op een rij, maar ook de koppelingen met andere systemen en computerprogramma’s die je gebruikt, kunnen de efficiëntie van werken flink verbeteren. Een paar opties op een rij:

  • Koppeling met agenda en taken

Veel CRM-systemen hebben een eigen agenda-functie en/of zijn gekoppeld aan andere mail-programma’s, zoals Microsoft Outlook of G-Mail. Voeg activiteiten toe zoals telefoongesprekken, en vergaderingen, zodat alle agenda-afspraken met een bepaald contact ook voor de rest van je organisatie zichtbaar zijn. Delegeer ook taken aan jezelf of aan je collega's en reserveer ze in de agenda.

  • Monitor leads en sales

Je kunt direct zien welke offertes openstaan en in welke fase een verkoop zich bevindt. Ook kun je zien hoeveel leads er binnenkomen en nog openstaan. Meld in het systeem een vervolgactiviteit zodat jij of een collega de juiste stap zet om de verkoop te sluiten. Houd notities bij over de verkoop, voeg offertes toe en behoud overzicht van alle wijzigingen per bedrijf of contactpersoon.

  • Koppeling met e-mail

Veel CRM- of contact management systemen werken ook samen met mail-programma’s, zoals Microsoft Outlook of G-Mail. Vanuit je mail-programma kun je e-mails archiveren en koppelen aan een bedrijf of contactpersoon. De e-mails zijn dan ook vanuit het CRM-systeem in te zien vanuit de contactpagina.

Train je medewerkers

Als je een goed CRM-systeem hebt gevonden dat bij de behoeften van je bedrijf past is het zaak je medewerkers goed te instrueren het systeem optimaal te gebruiken. Pas dan kan het je efficiëntie flink vergroten. Vraag een training aan van een specialist en maak iemand verantwoordelijk (binnen je bedrijf) die op de uitvoering toeziet.

Wil je aan de slag met het verbeteren van jouw verkoopproces? Probeer dan eens een CRM systeem. Je kunt nu gratis 14 dagen testen bij Teamleader - zij bieden een ‘alles-in-één’ tool aan voor CRM, sales, facturatie en projectmanagement. Probeer het hier gratis uit.

Auteur

Raphael Klees