Hoe manage ik mijn contacten en klantgegevens?

Haal meer uit je contacten en klantgegevens met een gekoppeld CRM-systeem

02 augustus 2018 19 augustus 2021

Voor zakelijke dienstverleners en creatieve bureaus is een goed contact met hun opdrachtgevers cruciaal. Veel bedrijven maken hiervoor gebruik van een CRM-systeem. Waarom? Omdat je met zo’n systeem een stuk efficiënter om kunt gaan met je contacten en klantgegevens. Maar een CRM-systeem doet meer dan dat. Hoe kun je je voordeel doen met zo’n systeem?

Interne processen bij dienstverleners

Wat is een CRM-systeem?

CRM staat voor Customer Relationship Management. Zoals de Engelse term al doet vermoeden, is het een systeem dat je helpt bij het beheer van je contacten. Als je een optimaal relatiebeheer hebt binnen je organisatie, zullen je klanten tevredener en loyaler zijn. Je zult dan ook een hoger klantenrendement hebben. Een CRM-systeem automatiseert verschillende processen in het contact met je klant, zodat je daar geen omkijken naar hebt en er minder fout kan gaan. Met een goed CRM-systeem kun je slimmer en efficiënter ondernemen.

De voordelen van een CRM

Het heeft veel voordelen een CRM te gebruiken. Een goed CRM-systeem biedt je bijvoorbeeld:

  1. Centraal overzicht van je klanten, relaties en leads

  2. Communicatiegeschiedenis

  3. Gespreksnotities en relevante bijlagen

  4. Mogelijkheid tot koppeling met andere systemen

Gekoppeld CRM-systeem

Een CRM-systeem wordt nog nuttiger als het gekoppeld is aan andere systemen en computerprogramma’s.  Als onderdeel van een bedrijfssoftwarepakket kun je het bijvoorbeeld koppelen aan andere bedrijfsprocessen, zodat je op allerlei manieren efficiënter kunt werken. Met zo’n geïntegreerd CRM-systeem kun je de productiviteit en declarabiliteit binnen je bedrijf flink vergroten. 

Niet alleen staan alle contacten en gesprekshistorie overzichtelijk op een rij in het CRM-deelsysteem, het systeem maakt ook koppelingen met de andere deelsystemen voor interne bedrijfsprocessen zoals:

  • Marketing en sales

  • Offertes

  • Projectmanagement en –planning

  • Urenregistratie

  • Inkoop 

  • Boekhouding

  • Rapportages

Verhoog de productiviteit

Dankzij de koppelingen binnen een geïntegreerd systeem worden gegevens van bedrijfsprocessen onderling gedeeld en haal je veel meer uit ieder individueel systeem. Bijvoorbeeld:

  • De winstgevendheid van klanten

Je CRM-systeem kan aan de hand van data die het onttrekt uit de andere deelsystemen aangeven hoe winstgevend een bepaalde klant is. Het systeem geeft je zo meer nuttige informatie en je behoudt het overzicht. 

  • Agenda, mail en taken

Veel CRM-systemen hebben een eigen e-mail- en agendafunctie of zijn te koppelen aan andere e-mailclients zoals Microsoft Outlook of Gmail. Voeg de activiteiten en afspraken per klant toe aan het CRM-systeem, zodat alle communicatieprocessen en afspraken met die klant ook voor de rest van de organisatie zichtbaar zijn. Zo zijn taken eenvoudiger onderling te verdelen, met een veel kleinere kans op foutieve klantgegevens en onderlinge misverstanden. Gevolg: soepeler en efficiënter samenwerken!

  • Hogere sales-opbrengsten

Je kunt in een geïntegreerd CRM-systeem direct zien welke offertes openstaan en in welke fase een verkoop zich bevindt. Ook kun je zien hoeveel leads er binnenkomen en nog openstaan. Meld in het systeem een vervolgactiviteit zodat jij of je collega de juiste stap zet om de verkoop te sluiten. Houd notities bij over de verkoop, voeg offertes toe en behoud overzicht van alle wijzigingen per bedrijf of contactpersoon.

Verschillende softwarepakketten

Er zijn verschillende CRM-bedrijfssoftwarepakketten op de markt die beschikken over een geïntegreerd CRM-systeem. Met zo’n systeem kun je niet alleen contactgegevens overzichtelijk bewaren, maar ook een historie aan gespreksnotities en bijbehorende bestanden toevoegen aan de contacten. 

De cloud-based softwaresystemen zijn hard bezig de slag te winnen. Daarmee heb je overal en op al je apparaten (desktops, laptops, smartphones, tablets) toegang tot klant- en contactgegevens. Alle relevante informatie over een klant of contactpersoon is centraal beschikbaar voor alle medewerkers, ook degenen die thuiswerken. 

Niet vergeten: train je medewerkers

Als je een bedrijfssoftwarepakket met CRM-systeem hebt gevonden dat bij de behoeften van je bedrijfsvoering past, is het zaak om je medewerkers goed te (laten) trainen zodat ze het systeem optimaal kunnen gebruiken. Pas dan kan het de efficiëntie flink vergroten. Meestal verzorgen de softwareleveranciers zelf trainingen. Maak daarnaast iemand binnen je bedrijf verantwoordelijk voor het toezien op de uitvoering.

Auteur

Raphael Klees