Vaste onderdelen in een offerte

In een offerte beantwoord je de vraag van een klant. De manier waarop je dat doet, kan doorslaggevend zijn voor de opdrachtverlening. Volledigheid, overzicht en wervingskracht verhogen de scoringskans. Een offerte bevat enkele vaste onderdelen:

Inleiding

In de inleiding vermeld je de aanleiding van de offerte en verwijs je naar het eerdere contact. Ook kun je in de inleiding de opbouw van de offerte kwijt. Schrijf persoonlijk en bouw voort op het persoonlijke contact. Met formele, gortdroge formuleringen sla je de plank in veel gevallen mis. Maar hoed je ook voor een al te amicale toon ('Hoi Jan').

De vraag van de klant

Vat de vraag van de klant kort samen. Zo laat je zien dat je zijn "probleem" begrijpt. Bovendien geeft het de context van de offerte aan. Formuleer de probleemstelling in enkele zinnen en som aanvullende wensen puntsgewijs op. Probeer de vraag van de klant te beschrijven in termen van (beoogde) eindresultaten. Bijvoorbeeld: 'Op 1augustus 2006 wil bedrijf X de nieuwe website lanceren'.

Je oplossing

Beschrijf hoe je dienst of product het probleem van de klant kan oplossen. Je vermeldt de (unieke) eigenschappen van je product of dienst en licht je werkwijze toe. Een globaal stappenplan met tijdsplanning is meestal voldoende. Heeft de klant behoefte aan een gedetailleerde uitwerking, dan kunt je deze opnemen in een bijlage. In dit onderdeel kun je ook eventuele alternatieven kwijt. Voorzie ze altijd van een deskundig advies, zo maak je de keuze gemakkelijker.

Uitvoeringsvoorwaarden

Maak duidelijk wat de klant van je mag verwachten maar vermeld ook wat je van de klant verwacht, bijvoorbeeld documenten met achtergrondinformatie, een vast aanspreekpunt of technische hulpmiddelen voor de uitvoering van je diensten. Beschrijf deze voorwaarden zo precies mogelijk om onenigheid te voorkomen.

Prijs

Een productofferte bevat de prijs, exclusief btw en eventuele bijkomende kosten. Gaat het om een grote order en wil je de klant korting geven, vermeld dan zowel de werkelijke prijs als het kortingspercentage en de te betalen prijs. Bij dienstenoffertes ligt de prijsbepaling soms wat ingewikkelder. Open offertes bevatten een uurtarief (exclusief btw en bijkomende kosten). Indien je werkgerelateerde onkosten zoals reis- en verblijfskosten aan de klant doorberekend, zal de klant hiervan kennis moeten hebben genomen. Neem dit dus in je offerte op. 

In gesloten offertes noem je de deelbedragen per fase en tel je ze op tot een eindbedrag. Zo verschaf je de klant inzicht in de kostenopbouw en bied je onderhandelingsruimte. Realiseer je  vooraf dat je prijsopgave geen eindpunt is. In veel gevallen is het juist de start voor onderhandelingen. Calculeer marges in als "wisselgeld" bij de besprekingen. Verwijs naar je leveringsvoorwaarden. Stuur ze mee in een afzonderlijke bijlage. Geef aan welke garantie en service je biedt. Vaak zijn dit zaken waarmee je je kunt onderscheiden van je concurrenten.

Je bedrijf

Sluit af met informatie over je bedrijf. Verlies je niet in euforische bewoordingen maar noem enkele sterke punten (die uiteraard aansluiten bij de wens van de klant), verwijs naar eerdere succesvolle projecten en geef informatie over de personen die de opdracht zullen uitvoeren. Stuur eventueel een c.v. of bedrijfsbrochure mee.

Afsluiting

Geef een positieve draai aan uw offerte. Vermijd dooddoeners als ‘In afwachting van uw reactie verblijven wij’. Bedank de klant voor het feit dat je een offerte hebt mogen doen, laat doorklinken dat je zin hebt in de opdracht en zet de deur open voor vervolgcontact. Zorg ervoor dat de ondertekenaar van de offerte dezelfde is die al eens contact heeft gehad met de klant. De naam van een 'anonieme' directeur onderaan de brief schept afstand en vervreemding.