Personeelsadministratie

Taken uitbesteden of zelf doen?

27 april 2021

Het voeren van een personeelsadministratie is verplicht vanaf het moment dat een onderneming iemand in dienst neemt. Maar lang niet alle MKB-ondernemers worden blij van al het papierwerk en de wet- en regelgeving die hierbij komen kijken. Aan de andere kant heeft zelf doen voordelen: je kunt als eigenaar razendsnel bijsturen en je bespaart kosten. Wat is verstandiger: de personeelsadministratie in eigen hand houden of uitbesteden?

Meer leren over personeelszaken?

Een personeelsadministratie voegt veel onderdelen toe aan de bestaande boekhouding, die daardoor een stuk complexer wordt. Het kan daarom verstandig zijn om alle onderdelen binnen de bedrijfsadministratie samen te voegen en ten minste een deel van de taken uit te besteden. We zetten de belangrijkste argumenten voor uitbesteden en zelf doen op een rij.

Personeelsadministratie taken

De administratieve takenlast neemt fors toe vanaf het moment dat je besluit een medewerker in dienst te nemen. Zo moet je verzekeringen afsluiten voor de nieuwe werknemer, premies en loonbelastingen afdragen aan de Belastingdienst, een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) opstellen, een personeelsdossier aanleggen en natuurlijk een loonadministratie opzetten en bijhouden. 

Onderdelen & taken personeelsadministratie:

  • Arbeidscontracten, loonafspraken, pensioenregeling.

  • Salarisadministratie

  • Verzekeringen afsluiten en up-to-date houden.

  • Risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) opstellen. 

  • Functiebeschrijvingen, taakomschrijvingen.

  • Functioneringsdocumenten, werkafspraken, targets etc.

  • Secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen en administreren, zoals opleidingen, leaseplan en verlof- en vakantiedagen.

  • Verzuimadministratie, arbo-dossiers etc. 

Salarisadministratie

De salarisadministratie (of loonadministratie) is wettelijk verplicht en vormt het hart van de personeelsadministratie. Dit onderdeel wordt meestal als eerste uitbesteed. Deze administratie behelst loonbetalingen, loonaangiftes en het afdragen van loonheffingen aan de Belastingdienst. Daarnaast maken het bijhouden van vakantiedagen, ziekmeldingen en onkostenvergoedingen vaak ook onderdeel uit van de loonadministratie.

Personeelsadministratie: wel of niet uitbesteden?

Het is belangrijk dat de administratie rond salarissen nauwkeurig en correct wordt bijgehouden, want een kleine fout kan grote financiële en persoonlijke gevolgen hebben. Denk aan een forse naheffing van de Belastingdienst, of een werknemer die niet op tijd krijgt uitbetaald.

Meestal neemt de boekhouder of het administratiekantoor de taken binnen de salarisadministratie op zich. Zij beschikken over specialistische software om processen te automatiseren en de Belastingdienst eenvoudig inzage te kunnen geven in de administratie. De kosten voor het uitbesteden zijn meestal enkele tientallen euro’s per maand per werknemer. 

Het uitbesteden van de loonadministratie is dan ook in de meeste gevallen aan te raden voor het MKB: het is efficiënter, tijdbesparend, de kans op fouten is kleiner en voor de kosten hoef je het meestal niet te laten. Wel is het belangrijk om hiervoor een degelijke, betrouwbare administratieve partner te hebben met voldoende expertise in huis op het gebied van de taken die komen kijken bij de personeelsadministratie.

Voor veel andere onderdelen binnen de nieuw op te zetten personeelsadministratie is het antwoord op de vraag ‘uitbesteden of zelf doen?’ minder eenduidig. In het geval van een klein bedrijf met één of twee personeelsleden kan het slim zijn om (een deel van) de personeelsadministratie uit kostenoverwegingen of vanwege de ‘kortere lijntjes’ zelf te doen. Denk aan taken als het bewaren en up to date houden van arbeidscontracten, functieomschrijvingen en verzuimregistratie. 

Personeelsadministratie integreren

Personeelsadministratie, loonadministratie, aangiften en boekhouding zijn bij veel organisaties geïntegreerd binnen één systeem. Dat zorgt voor meer efficiency en een beter overzicht, en daardoor meer inzicht en controle over de organisatie.

Je kunt er als ondernemer natuurlijk voor kiezen om niet alle administratieve taken uit te besteden aan externe specialisten. Wellicht kun je een deel van de boekhouding zelf doen

Deze keuzes zijn afhankelijk van:

  • Kennis, tijd en motivatie bij de ondernemer.

  • De kosten van het uitbesteden. 

  • Beschikbare budget voor uitbesteden.

  • Huidige en verwachte/beoogde omzet en omvang bedrijf.

  • Complexiteit van de bestaande administratie.

  • Risico-inschatting: de kans op fouten en mogelijke consequenties in geval van fouten.

Payrolling is een optie

Ondernemers die wel personeel willen aannemen, maar geen trek hebben in de extra administratieve lasten, kunnen payrolling overwegen. Payrolling is een werknemersconstructie waarbij de werknemer technisch gezien in dienst is van een payrollbedrijf. Dat bedrijf neemt dan ook de salarissen voor z’n rekening, inclusief loonbetaling, arbeidscontracten en afdrachten aan de Belastingdienst. 

Lees meer in ons artikel: Payroll in 2021: minder populair, maar nog niet afgeschreven

Conclusie

De conclusie luidt dat het voor ondernemers in de meeste gevallen verstandig is om binnen de personeelsadministratie minimaal het onderdeel salarisadministratie uit te besteden aan een boekhouder of administratiekantoor. 

Het voeren van een geïntegreerde administratie, waar ook de personeelsadministratie met al haar onderdelen onder valt, is aan te raden wanneer de voorwaarden en mogelijkheden hiervoor aanwezig zijn.

Welke taken binnen de personeelsadministratie je beter wel en niet uitbesteedt, is afhankelijk van diverse factoren en een kwestie van maatwerk. Het is dus zaak van goed calculeren en strategisch nadenken.

Auteur

Michiel van de Peppel

Michiel is een veelzijdige tekstschrijver met ervaring in de journalistiek, marketingcommunicatie en PR. Hij schrijft graag over ondernemerschap, ook vanuit zijn eigen ervaring. Sinds 2011 runt hij zijn eigen communicatiebureau: WYZYN COMMUNICATIE in Amersfoort. In 2021 kwam daar Consortius bij, een gespecialiseerde service voor wetenschapscommunicatie. Kortom: Michiel is een ondernemende duizendpoot, net zoals de meeste MKB-ondernemers. Zijn doel: lekker leesbaar en onderscheidend informeren, waar mogelijk met enige diepgang.