Belangrijk en dringend!

Hoe organiseer ik mijn werk?

19 maart 2013

U bent als ondernemer van alle markten thuis! U houdt zich bezig met marketing, administratie, acquisitie en met nog veel meer zaken. Er is altijd meer werk dan dat er beschikbare tijd is. Het komt voor dat zaken die dringend zijn, prioriteit krijgen. Maar zijn dit nu ook zaken waar u tijd aan moet besteden? Zijn het activiteiten die te maken hebben met het bereiken van uw doel?

Succesvol!

Er is onderzoek gedaan naar het ene gemeenschappelijke kenmerk van succesvolle mensen. Er wordt vaak gedacht dat succesvolle mensen veel geld hebben, over goede netwerken beschikken of gewoon geluk hebben. Dat is niet het geval. Succesvolle mensen beginnen met het belangrijkste. Ze maken de minder leuke en minder interessante klussen ondergeschikt aan hun doel.

Met het belangrijkste beginnen!

Met het belangrijkste beginnen betekent dat je prioriteiten toekent aan werkzaamheden. Op basis van die prioriteiten organiseer je het werk en voer je het werk uit. In feite is dat time management.

Prioriteiten!

De prioriteiten bepaal je door je af te vragen:

·        Is de activiteit belangrijk?

·        En is de activiteit dringend?

Het belang wordt bepaald door de resultaten. Je vraagt je in dit geval af of de activiteit bijdraagt aan het realiseren van de doelen die je hebt gesteld en de resultaten die je wilt behalen.Als een activiteit dringend is, betekent dat je er directe aandacht aan moet besteden. Met het belangrijkste bezig zijn, betekent dat je het doel voor ogen hebt.Als het doel naar de achtergrond verschuift, ben je snel geneigd om toe te geven aan dringende zaken. Deze zaken zijn niet altijd belangrijk. Gevaar van het tijd steken in zaken die dringend zijn, maar niet zo belangrijk, is dat je achteraf merkt dat je tijd hebt “verspilt”. Dit kan stress, ontevredenheid en frustratie veroorzaken.

Lees ook het artikel:"Wat is personal organizing? "

Het doel voor ogen!

Het doel voor ogen houden begint bij jezelf! Time management, het organiseren en uitvoeren van je werk op basis van prioriteiten, begint ook bij jezelf. Het veronderstelt een pro-actieve basishouding en dat betekent dat we verantwoordelijkheid nemen voor keuzes en handelen. Het is mooi in beeld gebracht in het Eisenhower schema (zie hiernaast)

Effectieve mensen komen nooit binnen de onderste kwadranten (niet belangrijk en erg/niet dringend). Deze werkzaamheden negeren of delegeren ze. Ze beperken de omvang van werkzaamheden die erg belangrijk en erg dringend zijn en opereren het meest in het kwadrant “erg belangrijk-niet dringend”. Dat betekent dat je moet plannen en ordenen.

Goethe heeft daar het volgende over gezegd.

“Wat er het minst toe doet, mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet”.

Planning en ordening

Als je met name bezig wilt zijn met werkzaamheden die belangrijk zijn, maar niet erg dringend, heb je daar een instrument voor nodig en dat is een planning, een ordening van je dag en van je week.

Ordenen betekent dat je gebruik maakt van een bepaald systeem. Dat systeem helpt je, maakt het je eenvoudiger om te werken. Veel mensen zijn bang dat een systeem hen remt in creativiteit en dat opzet en onderhoud van het systeem te veel tijd kosten.

·        De praktijk wijst uit dat een systeem beter is dan helemaal geen systeem

·        Ordenen en systeem aanbrengen, betekent dat je zoekt naar een systeem dat bij je past. Een systeem dat bij je past, kun je beter op 

         orde houden.

·        Ordenen is geen aangeboren talent, maar is een vaardigheid die je kunt aanleren.

·        Ordenen is niet alleen een klus die tijd kost, maar ook een klus die energie geeft. Orde om je heen betekent vaak ook orde in je hoofd.

Tien tips om te ordenen

  1. Reserveer aan het eind van elke dag tijd om je bureau te ordenen.

    - Bekijk de agenda voor de volgende dag/volgende de week en plan de werkzaamheden voor de volgende dag/week.

    - Zoek documenten waar je de volgende dag mee gaat werken eventueel al op of zorg dat je weet waar ze te vinden zijn.

    Als je dat aan het eind van de dag/week doet, ga je met een opgeruimd gevoel naar huis.

  2. Plan de telefoongesprekken voor de dag en bereid die ook voor (ahv bespreekpunten). Dit voorkomt dat je de hele dag aan het bellen bent. Wees zakelijk tijdens telefoongesprekken.

  3. Wacht niet af, doe het nu.

  4. DERK: doe eerst rot klussen.

  5. Als je iets doet, doe het dan één keer en doe het goed.

  6. Stop ermee dingen tegelijk te doen. Als je van de ene activiteit naar de andere “springt”, loop je kans dat je alles een beetje half doet en dus niks echt goed.

  7. Stop ermee dingen te doen, die je niet hoort te doen.

  8. Doe activiteiten in de geplande tijd en maak zaken af.

  9. Kijk naar je eigen ritme. Wanneer werk je het prettigst? Neem die tijd om aan je belangrijke/dringende zaken te werken.

  10. Als dingen je te binnen schieten, schrijf ze dan op. Maak een to-do-lijstje. Ga niet die dingen die je te binnen schieten, gelijk doen.

Dit artikel is geschreven door Anske Plante

Bekijk het profiel van Anske Plante in ons ondernemersnetwerk.

Interesse in dit onderwerp? Lees het boek van Richard Newton: Checklist voor projectmanagers.