11 redenen om je bedrijf te digitaliseren

Het omzetten van de papieren administratie naar een digitale database is voor veel bedrijven een grote efficiëntieslag. Maar ook het digitaliseren van andere bedrijfsprocessen levert voordelen op. Ontdek de elf belangrijkste redenen om jouw onderneming te digitaliseren.

11 voordelen van digitalisering

Het digitaliseren van je onderneming is een investering. Je hebt immers allerlei software en hardware nodig. Maar het is er wel een die zich snel terugbetaalt. Ontdek van welke voordelen je kunt profiteren.

1. Je hebt een beter overzicht van alle documentatie en communicatie

Papieren informatie kan zoekraken of door een ongelukje met een kopje koffie onleesbaar worden. Als je documenten digitaal opslaat in plaats van fysiek, heb je daar geen last meer van. Dan kan iedereen met toegang tot de juiste map bij de informatie. Het maakt hierbij niet uit of je medewerkers op kantoor aan het werk zijn, of op hun thuiswerkplek. Op deze manier is het ook een stuk makkelijker om de juiste informatie op te zoeken.

2. Meer inzicht, betere bedrijfsbeslissingen

Heb je al wel eens geprobeerd vanaf papier analyses te maken over de verkoopcijfers van de laatste zes maanden? Digitaal heb je veel meer overzicht en kun je handige analysesoftware gebruiken. Op die manier kun je sneller commerciële kansen spotten, risico’s signaleren en bovenal betere bedrijfsbeslissingen maken.

3. Je kunt altijd en overal bij je werk

Even een factuur versturen? Een afspraak inplannen? Uren registreren? Als je je bedrijfsprocessen zoveel mogelijk digitaliseert en je documenten uploadt in de cloud, kan dit altijd. Waar je ook bent.

4. Het bespaart je tijd op administratief werk

Aan het handmatig invoeren van een factuur is iemand gemiddeld 30 seconden kwijt, met digitale verwerking kan dit volledig automatisch. Uiteraard moeten de gegevens nog wel gecontroleerd worden.

5. Minder printen is beter voor het milieu

Hoe meer je digitaliseert, des te minder papier en inkt je verbruikt. Dus laat je offertes digitaal ondertekenen, stuur facturen digitaal toe en neem afscheid van onnodige postzegels!

6. Informatie wordt makkelijker om te delen en aan te passen

Vooral de snelheid en het gemak van informatie uitwisselen is een groot voordeel van digitaal werken. Dit heeft niet alleen voordelen voor jou als ondernemer en intern voor je werknemers, maar denk ook aan het makkelijker uitwisselen van informatie met accountants, banken, belastingdienst en overheden.

7. Het biedt mogelijkheden om meer te verkopen

Digitaliseren biedt commerciële kansen. Het kan zo simpel zijn als een geautomatiseerde herinnering aan een verstuurde offerte. Maar denk ook aan een CRM-systeem, dat je zo kunt inrichten dat je je bestaande klanten beter helpt en nieuwe klanten makkelijker werft.

8. Digitalisering helpt bij een gezonde cashflow

Door facturatie te digitaliseren, kan je facturen sneller versturen naar klanten. Zo word je sneller betaald en is er minder vertraging in het ontvangen van betalingen. Maar ook kosten kun je makkelijker beheersen als je bedrijfsprocessen digitaliseert. Ook kun je denken aan cashflow-prognoses, die automatisch gegenereerd worden. Dit helpt je weer om betere financiële beslissingen te maken.

9. Digitaal werken betekent minder kosten

Alleen al de administratie wordt goedkoper. Hoe minder stapels papier, hoe beter. Dit kan je veel ruimte in de archiefkast en bureaulades besparen. Ook ben je minder stroom kwijt aan het kopiëren van documenten. En wat dacht je van die postzegels?

Maar natuurlijk kun je ook verder denken dan dat. Als veel van het werk gedigitaliseerd wordt, werkt dat ook werken op afstand in de hand. Als jij en je werknemers niet meer altijd in de bedrijfsruimte aanwezig hoeven te zijn, kan je daar ook weer kosten op besparen.

10. Nog efficiënter werken door software te koppelen

Koppel je gegevens aan cashflow- en betalingsprogramma’s, dan ben je volledig digitaal en heb je je volledige 'kantoor' altijd en overal binnen handbereik.

11. Het is minder foutgevoelig

Een foutje is zo gemaakt. Door mensen in ieder geval. Als je processen digitaliseert en automatiseert, is de kans op een fout in het proces een stuk kleiner. Taken worden dan nauwkeuriger uitgevoerd.

Wat dacht je van concurrentie?

Een hoop redenen om te digitaliseren. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de concurrentie. Een op de drie ondernemers verwacht namelijk sterker ervoor te staan door de komende maanden te werken aan digitalisering. Dit blijkt uit het onderzoek ‘What’s Next Nederland?’ van Teamleader. Dus waar wacht je nog op?

Meer weten over dit thema?

Op onze themapagina vind je nog veel meer interessante artikelen over digitalisering voor ondernemers.

Auteur

Jade Karthaus

Jade Karthaus is hoofdredacteur van MKB Servicedesk.