Bespaar tijd door automatisch te notuleren

Automatisch notuleren in Teams, zo doe je dat

Groep-collegas-meeting-laptop

Zo maak je gebruik van Microsoft Copilot

Wie wil er notuleren? Het is een vraag die bij iedere vergadering wordt gesteld, maar waar niemand ècht enthousiast van wordt. Wist je dat je tegenwoordig ook automatisch kunt notuleren met kunstmatige intelligentie? In dit artikel lees je hoe dat werkt en waar je op moet letten.

Automatisch notuleren, wat is dat?

Automatisch notuleren maakt gebruik van geavanceerde spraakherkenningstechnologie en kunstmatige intelligentie om gesproken woord in realtime te vertalen naar geschreven tekst. Handig voor jouw online vergaderingen! Zo heb je niet langer een notulist nodig die handmatig meetikt wat er in een vergadering gezegd wordt. Daarnaast kan iedereen actief deelnemen aan de meeting. Met automatisch notuleren bespaar je niet alleen tijd tijdens en na vergaderingen, maar verminder je ook de kans op foutjes.

Hoe werkt automatisch notuleren en hoe zet je het praktisch in?

Als je wilt werken met automatisch notuleren, heb je hier een speciale applicatie voor nodig. Deze kun je downloaden van internet en als plug-in gebruiken binnen een vergadertool naar keuze. Als je Microsoft Teams met Copilot gebruikt, heb je dit niet nodig. Je kunt dan direct in de vergaderomgeving notulen laten maken, zonder dat je iets hoeft te downloaden.

In de basis werken alle tools voor automatisch notuleren hetzelfde. Als je de tool hebt aangezet, begint het automatisch met het opschrijven van alles wat er wordt gezegd tijdens de vergadering. Sommige tools, zoals Copilot, maken ook een samenvatting met actielijst voor je.

Welke tools voor automatisch notuleren zijn er allemaal?

Er zijn veel verschillende tools voor automatisch notuleren beschikbaar. We zetten de meest populaire op een rij, inclusief de belangrijkste voor- en nadelen.

Microsoft Teams met Copilot

Een populaire tool voor automatisch notuleren is Copilot, een Microsoft AI-programma dat ingebouwd is in Microsoft Teams. Dit zijn de voor- en nadelen van automatisch notuleren in Teams met Copilot:

Voordelen van Teams met Copilot:

  • Copilot is geïntegreerd met Office 365, hierdoor heb je een naadloze synchronisatie met andere Microsoft-producten.

  • Nauwkeurige spraakherkenning waarbij je zelfs kunt ziet wie wat gezegd heeft

  • Mogelijkheid om transcripties te bewerken en te verfijnen.

Nadelen van Teams met Copilot:

  • Je hebt een Office 365-abonnement nodig

  • De tool heeft soms moeite met jargon en accenten.

  • Werkt niet in meetings die worden gehost buiten de organisatie van de deelnemer.

Lees meer over Copilot in ons whitepaper.

Otter.ai

Otter.ai is een andere AI-gedreven tool om automatisch te notuleren. Deze tool heeft zowel een gratis als betaalde versie met meer functionaliteiten.

Voordelen van Otter.ai:

  • Otter.ai staat bekend om zijn nauwkeurige transcripties, zelfs in omgevingen met meerdere sprekers en achtergrondgeluiden.

  • Otter.ai heeft een gebruiksvriendelijke interface die gemakkelijk te gebruiken is voor minder technische gebruikers.

  • De tool is te integreren met vergaderoplossingen zoals Microsoft Teams en Zoom.

Nadelen van Otter.ai:

  • Sommige gebruikers maken zich zorgen over hoe de spraakgegevens worden opgeslagen en verwerkt. Dit kan een privacyrisico opleveren.

  • Otter.ai werkt vooral goed in het Engels, maar minder goed in andere talen zoals Nederlands.

Sonix

Je kunt ook kiezen voor Sonix. In deze applicatie kun je ook audio- en videobestanden uploaden om te transcriberen. Net als bij Otter.ai moet je bij deze tool betalen om alle functionaliteiten te gebruiken.

Voordelen van Sonix:

  • Sonix biedt geavanceerde bewerkingstools waarmee je de transcripties gemakkelijk kunnen aanpassen en verfijnen.

  • De tool ondersteunt niet alleen Engels, maar ook Nederlands

  • Transcripties kunnen worden geëxporteerd in verschillende formaten, waardoor ze gemakkelijk te delen en te integreren zijn in andere toepassingen.

Nadelen van Sonix

  • Sonix geeft over het algemeen nauwkeurige transcripties, maar de kwaliteit kan wat minder zijn bij niet goed verstaanbare opnames. Ook heeft Sonix soms moeite met accenten.

Tips om rekening mee te houden als je automatisch gaat notuleren

Wil je aan de slag met automatisch notuleren? Deze tips helpen je om zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de applicaties:

  • Test de technologie vooraf Niets zo vervelend als slecht werkende techniek tijdens de vergadering zelf. Het is dan ook slim om de tool van tevoren te testen.

  • Wees transparant Niet iedereen vindt het fijn als er opnames en transcripties van hun gesprekken worden gemaakt. Vraag daarom altijd toestemming en zorg dat je transcripten met gevoelige informatie veilig opslaat.

  • Controleer je transcripten AI-tools kunnen heel goed automatisch notuleren. Toch is het nog altijd nodig om de notulen nog eens na te lezen. Dat is vooral nuttig als de deelnemer jargon gebruiken of onduidelijk praten.

Wat vind je van dit artikel?

Pauline Veenstra

Auteur

Pauline Veenstra

Als freelance copywriter schrijf ik voor veel verschillende ondernemersplatforms, waaronder MKBSD. Ik vind het ontzettend leuk om de verhalen van ondernemers vast te leggen, het starten van een eigen bedrijf is immers een groot avontuur! Verder houd ik ervan om complexe thema’s als financiering en belastingzaken uit te leggen op een manier die voor iedereen begrijpelijk is. Zo hoop ik jouw leven als ondernemer net wat gemakkelijker te maken.