Besteed je liever je waardevolle tijd aan zaken die er echt toe doen? Ga dan aan de slag met timemanagement. Zo leer je je werkdag slim in te delen, krijg je meer bereikt in minder tijd en houd je tijd over voor ontspanning. Ontdek de basisonderdelen van timemanagement en geef jezelf de tools om je tijd optimaal te benutten.
Wat is timemanagement?
Timemanagement is het proces van organiseren en plannen hoe je je beschikbare tijd slim verdeelt tussen specifieke activiteiten. Tijd is immers schaars. Met een goede indeling van je dag schep je overzicht en ga je efficiënter met je tijd om.
Verdelen van je aandacht
Een andere benadering is dat timemanagement niet om het managen van tijd gaat, maar om het verdelen van je aandacht. Dus, wat verdient wel en niet jouw kostbare aandacht?
Waarom is timemanagement zo belangrijk en wat is de impact?
Door effectief om te gaan met timemanagement werk je slimmer - dus niet harder - en krijg je meer gedaan in minder tijd. Ook wanneer de tijd beperkt en de druk hoog is. Anderzijds kan het niet goed beheren van je tijd nadelig zijn voor je effectiviteit en stress veroorzaken.
Een aantal gevolgen van goed met je tijd omgaan:
Je reageert vanuit overzicht
Je krijgt meer gedaan in minder tijd
Je maakt goed doordachte keuzes
Er ontstaat een gezondere werk-privébalans
Een aantal gevolgen van niet goed met je tijd omgaan:
Je ervaart verhoogde stress door een overweldigend gevoel van de hoeveelheid werk die je moet verzetten
Je productiviteit gaat omlaag door verspilling van tijd aan minder belangrijke taken.
Er ontstaat een werk-leven-disbalans: door te veel tijd te besteden aan slecht ingedeelde werkzaamheden, komt je werk-privébalans in de knel.
De kans op fouten neemt toe: werken onder tijdsdruk of gedwongen multitasken leidt vaak tot meer fouten.
Wat zijn kernaspecten van timemanagement?
Oke, slimmer met je tijd omgaan levert dus een hoop voordelen op. Maar hoe pak je dat aan? Succesvol timemanagement bevat enkele kernaspecten die je als houvast kunt gebruiken:
1. Inventariseren
Een eerste stap voor succesvol timemanagement is inventarisatie van al je bezigheden. Neem hier rustig de tijd voor en schrijf alle activiteiten op waar je zoal je werkdag mee vult. Kortom, je schrijft al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden op.
2. Prioriteiten stellen
Zodra je alle werkgerelateerde activiteiten op papier hebt, is het tijd om prioriteiten te stellen. Wat verdient wel en wat verdient niet je (directe) aandacht? Je kunt hierbij gebruikmaken van de ‘Eisenhower-matrix’, ook wel bekend als de ‘Urgent-Important Matrix’ Op de twee assen van de matrix gebruik je de volgende variabelen:
As 1: Belangrijk / niet belangrijk (is iets belangrijk?)
As 2: Dringend / niet dringend (is iets dringend?)
In de prioriteitenmatrix staan vier kwadranten (vakken). Elk van deze kwadranten omvat een unieke werkstrategie. Deel vervolgens je activiteiten en taken in. De verschillende werkstrategieën zijn:
Belangrijk en urgent: taken die je direct uitvoert
Belangrijk, maar niet urgent: taken voor op je to-do lijst
Urgent, maar niet belangrijk: delegeer indien mogelijk
Niet urgent en niet belangrijk: vergeten, komt eventueel later
Dwight D. Eisenhower
Niet geheel verrassend kwam de Amerikaanse oud-president Dwight D. Eisenhower met dit handige timemanagementmodel. Tijdens zijn presidentschap kreeg hij dagelijks een enorme hoeveelheid werk voorgeschoteld. Op zoek naar een methode om structuur en prioriteit te geven aan al deze taken, bedacht hij een overzichtelijk schema met vier kwadranten.
3. Maak onderscheid tussen projecten en taken
Prioriteiten stellen is dus belangrijk voor structuur en overzicht. Dat geldt ook voor het onderscheid dat je maakt tussen projecten en taken. Dat zijn namelijk verschillende zaken.
Zo zal een project meerdere taken omvatten. En andersom zijn taken simpelweg dingen die je uitvoert als onderdeel van een project. Het is daarom verstandig om eerst een duidelijk onderscheid tussen de twee te maken. Probeer daarbij grote, ingewikkelde projecten terug te brengen tot kleine concrete stappen (taken). Op die manier creëer je meer overzicht en kun je beter plannen.
Beheer je projecten met een projectmanagement tool
Al je taken en projecten hoef je trouwens niet per se met pen op papier te krabbelen; er bestaan diverse projectmanagement tools die je daarbij helpen.
4. Maak een realistische planning
Nu je prioriteiten hebt toegekend aan al je projecten en taken, kun je een dag-, week-, en maandplanning maken. Belangrijke en dringende werkzaken met urgentie zet je bovenaan je to-do-lijst. Begin eerst met de maandplanning en werk vervolgens terug naar een dagplanning. Deze methode helpt om globale deadlines voor de middellange periode helder te krijgen. Vervolgens werk je deze uit op week- en dagniveau.
5. Gebruik een timemanagementsysteem
Een projectmanagement tool is eigenlijk onderdeel van een breder begrip: het timemanagementsysteem. Hier komen al je taken, projecten, afspraken en verplichtingen samen. Het is geen allesomvattend softwaresysteem, maar een set van software tools, technieken en processen die je helpen je tijd zo effectief mogelijk in te delen. Bekende onderdelen van een timemanagementsysteem zijn bijvoorbeeld:
Gedeelde, digitale agenda (zoals Outlook)
Projectmanagement tools (zoals Trello en Asana)
To-do lijsten (zoals Microsoft To Do of OneNote)
6. Evalueer je planning
Succesvol timemanagement betekent ook evalueren en bijsturen waar nodig. Loopt je planning toch in de soep door urgente of extra werkzaamheden? Probeer de regie te houden en bedenk oplossingen hoe je in het vervolg beter omgaat met verrassingen.
Evalueren doe je het best door aan het einde van de werkweek een moment in te roosteren en alles te laten bezinken. Taken die je niet hebt afgerond, schuif je door naar een leeg tijdvak in de week erop. Als het goed is, is daar ruimte voor.
Tips voor effectief timemanagement
Ten slotte nog enkele tips voor succesvol timemanagement:
Zorg dat je altijd wat lege ruimte overlaat in je agenda. Zo kun je sneller inspelen op belangrijke, urgente taken die tussendoor komen.
Werk in blokken van zo’n 2 à 3 uur en gun jezelf de tijd om rustig over te schakelen naar een nieuwe taak.
Bouw genoeg momenten in om ongestoord individuele taken af te ronden.
Verwerk terugkerende taken in je agenda.
Rooster dagelijks vaste momenten in voor het lezen en beantwoorden van je e-mails en het voeren van telefoongesprekken. De hele werkdag je mailbox in de gaten houden, levert stress op en leidt af.
Ben je scherper in de ochtend of in de middag? Houd hier rekening mee bij het inplannen van (belangrijke) taken.
Probeer niet alle taken op je te nemen. Delegeer en automatiseer waar mogelijk.
Durf ‘nee’ te zeggen als je emmer vol is.
