Hoe kan ik efficiënter communiceren?
Doelgerichter communiceren met mobiele toepassingen
Overvolle inboxen, telefoons die maar blijven rinkelen en uren in de file staan op weg naar een afspraak. Herkenbaar? Het kan anders door efficiënter gebruik te maken van technologie.
Efficiency is een ruim begrip. Over het algemeen kunnen we ervan uit gaan dat iets efficiënt is wanneer het resultaat met zo weinig mogelijk tijd of geld bereikt wordt. Techniek kan je daarbij helpen, maar je moet ook de ‘offline’ communicatie goed op elkaar hebben afgestemd. Zorg er bijvoorbeeld voor dat iedereen weet wat zijn of haar taak is en wat er van hem of haar wordt verwacht binnen de organisatie. Dat zorgt voor eenheid en dat is heel belangrijk wanneer er op afstand met elkaar gecommuniceerd moet (gaan) worden via telefoon, videoconferencing of chat. Ook het verminderen van het aantal schakels in de communicatie kan veel efficiënter werken.
De knelpunten Uit onderzoek* blijkt dat inefficiënte communicatie ongeveer 40 procent van de productieve tijd van mkb-bedrijven in beslag kan nemen. Dat is bijna een 0,5 fte. Zonde van je tijd en dus van je geld! De problemen hebben vaak te maken met wachten op informatie, ongewenste communicatie (cc-cultuur), slechte coördinatie en samenwerkingsproblemen door slechte bereikbaarheid.
Dat kan anders Als je slimmer weet om te gaan met technologie, bespaar je niet alleen heel veel tijd. Je bedrijfsprocessen worden efficiënter, je bent beter bereikbaar (voor elkaar en voor je klanten), bent beter in staat om mobiel te werken en hebt een professionele uitstraling.
Beginnen met efficiënter communiceren via technologie In zes stappen naar een efficiëntere communicatie binnen je bedrijf:
Zorg ervoor dat de ‘offline’ communicatie goed verloopt. Vraag ook aan je medewerkers wat zij van de communicatie vinden en wat efficiënter kan.
Inventariseer of je medewerkers open staan voor meer communicatie via nieuwe technologie.
Bepaal welke hulpmiddelen jouw bedrijf nodig heeft (welke hardware - zoals telefoons, laptops, etc - en software. Denk aan Skype, SaaS, Google Apps, etc. -).
Zorg ervoor dat alle techniek op elkaar is afgestemd en gesynchroniseerd. Zo voorkom je versnippering van informatie.
Begin met kleine stappen om iedereen te laten wennen.
Monitor het effect van de nieuwe manier van werken en verbeter gericht de eventuele knelpunten.
Efficiënte tips!
Word je moe van die overvolle inbox? Spreek met je werknemers af dat alle interne mail die niet strikt persoonlijk is, op in een beveiligde online omgeving wordt geplaatst, zoals een blog. Zo kan iedereen bij de informatie en op het blog op elkaar reageren. Dat voorkomt een heleboel cc-tjes en reply-to-all-berichten.
Gebruik de technische middelen waarvoor ze bedoeld zijn. Ga geen lange mails versturen met je iPhone maar gebruik je smartphone voor korte updates richting werknemers of klanten over de voortgang van een project. Mailen kan, maar alleen als het typen van je bericht niet meer dan vijf minuten kost.
Bedenk eerst wat je wil zeggen en bepaal dan middels welke toepassing dat het beste kan. Is het urgent? Bel of sms. Kort bericht dat niet belangrijk is? Dat kan via de chat. Een uitgebreider verhaal zonder urgentie kan op een intern blog of via de mail.
Moet je naar de andere kant van het land voor een afspraak? Bespaar je de reistijd (en files) door de vergadering te houden met videoconferencing. Via Skype kun je bellen mét beeld (als je een webcam hebt). Een stapje verder gaat webconferencing. Hierbij heb je naast bellen met beeld ook de mogelijkheid om gezamenlijk een presentatie te bekijken of te tekenen op een whiteboard.
Maak de zender (mailer of beller) duidelijk wat hij of zij van je kan verwachten door in je voicemail of out-of-office reply aan te geven wanneer je zal reageren. Spoedgeval? Vraag dan of ze je smsen.
* Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van Siemens Enterprise Communications.