Efficiënt communiceren is essentieel voor je zakelijke succes. Trek daarom alles uit de kast om je boodschap zo duidelijk mogelijk over te brengen. Om je daarbij te helpen kun je gebruikmaken van diverse tools. Wat precies het belang is van efficiënt communiceren, welke tools je kunnen helpen en op welke basisregels je kunt terugvallen, lees je hier.
Wat is efficiënt communiceren?
Met efficiënt communiceren breng je op een duidelijke, beknopte en doelgerichte manier een boodschap over naar de ontvanger. Je richt je daarbij vooral op de manier waarop je communiceert. Bij efficiënte communicatie draait het vooral om hoe je een boodschap overbrengt met een minimale verspilling aan tijd, geld en middelen. Daarbij gaat het ook om de snelheid en eenvoud waarmee je informatie deelt.
Voorbeelden van efficiënt communiceren:
Een beknopte, interne e-mail met bullet points die de belangrijkste informatie samenvatten en duidelijke actie-items bevatten.
De juiste communicatiekanalen en tools inzetten. Gebruik bijvoorbeeld een projectmanagementtool om taken toe te wijzen aan teamleden, de voortgang van het project te volgen en overzicht te creëren.
Gebruik sjablonen en standaardprocedures om terugkerende communicatietaken te ondersteunen, te uniformeren en te versnellen.
Wat is het verschil met effectief communiceren?
Effectief communiceren heeft veel raakvlakken met efficiënt communiceren. Ook hier speelt efficiëntie een belangrijke rol. Toch ligt de focus bij effectief communiceren meer op het resultaat van de communicatie; bijvoorbeeld begrip, actie of verandering.
Voorbeeld van effectief communiceren:
Je team motiveren door specifieke prestaties te erkennen, waardering te tonen voor de inzet en concrete voorbeelden te noemen van hoe de werkzaamheden bijdragen aan het succes van je organisatie.
Een moeilijk gesprek voeren met een medewerker waarbij je direct communiceert en empathisch vermogen toont.
Basisregels en tips om efficiënt te communiceren
Om efficiënt te communiceren, zowel binnen je organisatie als naar buiten toe (denk aan klanten, opdrachtgevers, ketenpartners, andere belanghebbenden, financiers, etc.), kun je een aantal basisregels toepassen.
Bepaal welk doel je communicatie heeft
Stel jezelf eerst de vraag: wat wil je bereiken met de communicatie? Of het nu gaat om informeren, overtuigen of het aanzetten tot actie; je doel vormt de blauwdruk van je boodschap.
Kies het juiste communicatiemiddel
De focus bij efficiënte communicatie ligt op geld, tijd en middelen zo efficiënt mogelijk inzetten. Vanuit deze benadering is het kiezen van het juiste communicatiemiddel heel belangrijk. Voor sommige boodschappen is het geschreven woord geschikt en kun je prima een e-mail of WhatsApp-bericht sturen, terwijl voor andere boodschappen een persoonlijk gesprek of telefoontje beter past.
Ondersteun je communicatie met technologieën en softwaretools
Je kunt je zakelijke communicatie naar een hoger niveau tillen door gebruik te maken van diverse technologieën en tools. Naast de bekende ingeburgerde technologieën zoals e-mail, zijn er tegenwoordig tal van softwaretools op de markt die je communicatie op verschillende vlakken ondersteunen. Denk aan projectmanagementtools, CRM’s, platforms voor videobellen, etc. Verderop in de tekst lees je meer over een aantal bekende communicatietools.
Gebruik visuele hulpmiddelen
Ben je bezig met de voorbereiding van een presentatie? Maak dan gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals een whiteboard, powerpointpresentatie, grafieken, tabellen, etc. Visuele ondersteuning geeft je verhaal extra ‘body’. Het zorgt ervoor dat je boodschap beter aankomt én beter blijft hangen.
Hoe zet je systemen en technologie in om efficiënter te communiceren?
Nu leven we in een tijd waarin we ondersteund worden door diverse systemen en technologieën die effectieve communicatie een stuk eenvoudiger maken. Zowel binnen als buiten de organisatie bestaan er allerlei mogelijkheden om je zakelijke communicatie te bevorderen. Enkele bekende voorbeelden:
E-mail in instant messaging
Als hoeksteen in je zakelijke communicatie maak je natuurlijk gebruik van moderne technologieën zoals e-mail en instant messaging (WhatsApp, Slack, Telegram, etc.). Deze technologieën zijn inmiddels zo ingeburgerd dat verdere uitleg overbodig is.
Videoconferenties
Vanaf het moment dat corona ons dwong om vanuit huis te werken, werd videobellen immens populair. Virtueel vergaderen beviel zo goed dat het ook na de epidemie een blijvertje is.
Platforms zoals Teams, Zoom, Google Meet en Skype maken virtueel vergaderen mogelijk waarbij je naast een video- en audioverbinding direct bestanden en je scherm kunt delen.
Tools om mee samen te werken
In een bredere zin kun je ook gebruikmaken van tools om mee samen te werken. Denk bijvoorbeeld aan de Microsoft Office 365-omgeving of Google Workspace. Je vindt hier diverse samenwerkingsfuncties, zoals gedeelde documenten, spreadsheets en presentaties. Dankzij deze functies werk je met meerdere collega’s aan documenten. Alle bewerkingen worden netjes opgeslagen, ook als je realtime in bestanden samenwerkt.
Projectmanagementsoftware
Andere platformen, zoals Trello, Asana en Basecamp helpen je teams bij het organiseren en beheren van projecten. Met projectmanagementsoftware verdeel je eenvoudig werkzaamheden en maak je gebruik van takenlijsten, werkstromen en deadlines. Zo creëer je overzicht en houd je grip op lopende projecten.
CRM-systemen
Alles wat met klantinteracties te maken heeft, verwerk je het beste in een Customer Relationship Management-systeem. Grote spelers zoals Salesforce en HubSpot helpen je om klantinteracties en bijbehorende communicatie te beheren. Denk bijvoorbeeld aan leads, klantinformatie en de complete communicatiegeschiedenis.
Interne communicatieplatforms
Ook voor interne communicatie binnen je organisatie bestaan unieke platforms om effectiever te communiceren. Bekende voorbeelden zijn Teams (kanalen), Workplace by Facebook en Viva Engage (voorheen Yammer). Deze platforms bieden allemaal een centrale hub voor mededelingen, discussies en het delen van informatie binnen je organisatie.
Klantenserviceplatforms
Om klanten direct en efficiënt te woord te staan kun je gebruikmaken van klantenserviceplatforms, zoals Zendesk, Freshdesk, enz. Via deze platforms kun je effectief communiceren met je klanten via diverse kanalen, zoals e-mail, chat, telefoon en social media.
Unified Communications (UC)
Grote ondernemingen gebruiken vaak UC-oplossingen om alle communicatiekanalen op een veilige manier én conform privacyregels te integreren in één platform. Een goed voorbeeld is Cisco Webex. Je kunt dan met verschillende apparaten inloggen in dezelfde digitale omgeving en samenwerken met je collega’s.
Voorbeelden efficiënte en inefficiënte communicatie
De genoemde tools zijn een verrijking voor je hedendaagse zakelijke communicatie. Toch geven ze geen garantie op efficiënte communicatie. Pas je een tool niet op de juiste manier toe? Dan kan het zelfs averechts werken. Hoe dat zit, lees je aan de hand van twee voorbeelden:
Voorbeeld efficiënte communicatie met behulp van een videovergaderingstool
Je gebruikt Google Meet om met je teamleden te vergaderen die veelal op afstand werken. Dankzij het krachtige visuele aspect van deze tool versterk je de persoonlijke verbinding met je teamleden; ook al werken ze bijvoorbeeld vanuit huis. Je kunt gezichtsuitdrukkingen en non-verbale communicatie goed zien en interpreteren, wat de zakelijke communicatie bevordert. Verder gebruikt iedereen handige functies, zoals het delen van schermen en documenten, wat een positief effect heeft op de samenwerking.
Voorbeeld inefficiënte communicatie met behulp van een videovergaderingstool
Je gebruikt Google Meet iets té vaak en ondervindt nu ook ongewenste effecten. De agenda’s van je teamleden puilen uit met virtuele vergaderingen die geen duidelijk doel hebben. Je merkt dat de aandacht binnen je team verslapt en er langzamerhand een soort ‘virtuele vergadermoeheid’ ontstaat. De productiviteit neemt ook nog eens af door de vele videovergaderingen; er blijft simpelweg niet genoeg tijd over om productief te zijn en de werkzaamheden uit te voeren.
Conclusie: tools kunnen een verrijking zijn waarmee je efficiënt communiceren een boost geeft. Maar overmatig gebruik of het niet juist toepassen van bepaalde tools kan averechts werken.
