Zo ziet een goede rittenregistratie eruit

Een kilometeradministratie die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst

03 november 2021 2 minuten

In een rittenregistratie hou je bij wanneer en hoeveel kilometer je met een bepaald voertuig hebt gereden. Wanneer moet je een rittenregistratie bijhouden, hoe doe je dat en welke eisen zijn er?

Je moet een rittenregistratie bijhouden als je wilt aantonen dat je een auto of bestelwagen van de zaak in principe alleen gebruikt voor zakelijke ritten. In theorie zou je namelijk ook privé kunnen rijden in een zakelijke auto, en dat voordeel ziet de Belastingdienst als loon in natura. Via de loonheffing moet je daar belasting over betalen, de zogeheten fiscale bijtelling.

Lees meer over autobelastingen en bijtelling.

Aan die bijtelling kun je alleen ontkomen als je per kalenderjaar aantoonbaar minder dan 500 kilometer privé rijdt. Een sluitende rittenregistratie kan daarbij als overtuigend bewijs gelden. Het is echter aan te raden om ook extra bewijsmiddelen als agenda en onderhoud- en brandstofbonnen te kunnen overleggen.

Degene die in de auto rijdt, moet de rittenregistratie bijhouden. Het bedrijf controleert hem dan en neemt de rittenregistratie in de administratie op. Ook als je zzp’er bent en je auto volledig zakelijk rijdt, moet je met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat je niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt. Als je meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt, zul je bijtelling moeten betalen.

Dit moet in een rittenregistratie staan

Een sluitende rittenregistratie bevat de volgende informatie:

  • Het merk van de auto

  • Het type auto

  • Het kenteken van de auto (zie kentekenbewijs)

  • De periode waarin de auto is gebruikt.

  • De ritgegevens

De volgende ritgegevens moeten er per rit instaan:

  • De datum

  • Begin- en eindstand van de kilometerteller

  • Vertrek- en aankomstadres (Let op: als je vanaf je werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, dan zijn dat twee ritten)

  • De route (wanneer het geen gebruikelijke route was)

  • Of het een privé- of een zakelijke rit was

  • De zakelijke kilometers (incl. woon-werkverkeer)

  • De privé-omrijkilometers, wanneer tijdens een reis zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.

Verzuimboete

Als je rittenregistratie niet aan deze eisen voldoet, dan kun je een forse verzuimboete krijgen. De Belastingdienst doet steekproefsgewijs controles op de kilometeradministratie van ondernemers. Deze boete kan zelfs oplopen tot rond de 5000 euro.

Zo hou je een rittenregistratie bij

Je kunt een rittenregistratie op verschillende manieren bijhouden. De meest gangbare manier is schriftelijk met een ritregistratieformulier of een ritregistratieboekje, al dan niet digitaal. Dit vraagt natuurlijk om de nodige precisie en het kost tijd.

Elektronisch

Je kunt je ritten ook elektronisch bijhouden. Het gaat dan meestal om een kastje met GPS-techniek dat de locatie van de auto via de satelliet bepaalt en details als startpunt, route en eindpunt vastlegt. Die mogelijkheid zit overigens ook al in sommige draagbare navigatiesystemen en natuurlijk smartphones. Je hebt hier verschillende apps voor.

Is jouw mobiliteit klaar voor de toekomst? 

De komende jaren verandert er veel op het gebied van mobiliteit. Weet jij wat dit voor jouw bedrijf betekent? En ben jij goed voorbereid? Lees meer over ondernemers en mobiliteit op onze speciale mobiliteitspagina.