Whitepaper: Bereken de financiële toekomst van je bedrijf
GRATIS
Egalisatiereserve: fiscaal aantrekkelijke spaarpot
Verdeel toekomstige kosten over meerdere boekjaren
De egalisatiereserve is zowel een spaarpot als een aftrekpost. Wanneer zet je deze reserve in en waar moet die aan voldoen? Welk bedrag moet als reservering in de boekhouding? Dit is wat moet je weten over de egalisatiereserve.
Wat is de egalisatiereserve?
Met de egalisatiereserve, ook wel kostenegalisatiereserve (KER) genoemd, spreid je toekomstige kosten over meerdere boekjaren. Op deze manier drukken de kosten niet op één boekjaar. Voordeel: zo bereid je jezelf voor op toekomstige uitgaven én zijn de kosten belastingtechnisch verdeeld over meerdere boekjaren.
Wanneer zet je de egalisatiereserve in?
Als onderneming mag je een egalisatiereserve vormen in het huidige boekjaar, bedoeld voor toekomstige kosten en lasten van de bedrijfsuitoefening. Het gaat om kosten die pas in de toekomst tot een piek in uitgaven leiden. Een goed voorbeeld zijn kosten voor onderhoud van een bedrijfspand. Dit soort kosten maak je over het algemeen niet zo vaak, bijvoorbeeld eens per 10 jaar.
Voorwaarden van de kostenegalisatiereserve
Belangrijke voorwaarde hierbij is dat het om toekomstige uitgaven wegens kosten moet gaan. Toekomstige aanschaf of verbetering van bedrijfsmiddelen vallen hier niet onder. Die uitgaven breng je in mindering op de winst door de jaarlijkse afschrijving op dit bedrijfsmiddel.
Daarnaast moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
Je kunt een redelijke mate van zekerheid bieden dat de toekomstige uitgave daadwerkelijk zal plaatsvinden
De kosten die je jaarlijks toevoegt aan de fiscale reserve zullen tot een piek in uitgaven leiden
De kosten zijn noodzakelijk voor de bedrijfsuitoefening van de onderneming, bijvoorbeeld onderhoudskosten
Een egalisatiereserve mag niet worden gevormd voor jaarlijks terugkerende uitgaven
De kosten zijn relatief omvangrijk
Voordelen egalisatiereserve
Met een kostenegalisatiereserve bereid je jezelf dus beter voor op toekomstige uitgaven. Op deze manier heb je meer inzicht in je financiële situatie, voordat je de uitgave daadwerkelijk doet. De egalisatiereserve zorgt ook voor een fiscaal voordeel: je spreidt namelijk de kosten over verschillende boekjaren, waardoor je in deze jaren minder belasting betaalt. De egalisatiereserve geldt dus als een fiscale aftrekpost.
Welk bedrag reserveer je in de boekhouding?
Het bedrag dat je reserveert, hangt af van 2 factoren: de verwachting over de hoogte van de toekomstige kosten én het tijdstip waarop je de kosten maakt. Je moet dus een redelijke inschatting maken.
Blijkt achteraf dat de inschatting te hoog was? Dan moet je het verschil/ overschot opnemen in de winst. Daarnaast hoeft het bedrag dat je jaarlijks toevoegt aan de reserve niet altijd gelijk te zijn. De jaarlijkse toevoeging van reserveringen boekhouding kan bijvoorbeeld veranderen als de kosten stijgen/dalen of de periode van de reserve verandert. Deze wijzigingen geef je vervolgens op onder ‘wijzigingen in toelaatbare reserves’.
Aparte egalisatiereserve per bedrijfsmiddel
Je mag meerdere kostenegalisatiereserves aanhouden. Handig als je onderneming te maken krijgt met meerdere toekomstige piekuitgaven voor kosten van bedrijfsmiddelen. Per bedrijfsmiddel vorm je in dat geval een aparte reserve.
Daarnaast kun je ook voor hetzelfde bedrijfsmiddel meerdere egalisatiereserves aanhouden. Bijvoorbeeld één voor 10-jaarlijks onderhoud en één voor 15-jaarlijks onderhoud van het bedrijfspand. In de balans vermeld je dan de boekwaarde van het totaal van de afzonderlijke reserves.
Afboeken van de egalisatiereserve
Je boekt de kosten pas af op de egalisatiereserve in het jaar waarin de uitgave plaatsvindt. Wanneer de fiscale reserve hoger is dan de daadwerkelijke uitgave, moet je het restant van de reserve toevoegen aan de winst. Vallen de kosten lager uit dan het gereserveerde bedrag? Dan werkt het andersom en trek je in één keer het verschil van af van de winst.
Het kan ook voorkomen dat het doel van de egalisatiereserve komt te vervallen. Bijvoorbeeld bij verkoop van het bedrijfspand waarvoor je de kostenegalisatiereserve hebt gevormd in het kader van onderhoud. Ook in dat geval moet je de egalisatiereserve opnemen in de winst.
Rekenvoorbeeld egalisatiereserve
Elke 10 jaar vindt groot onderhoud plaats aan het bedrijfspand van je onderneming. Deze kosten zijn redelijk in te schatten en liggen rond de € 50.000. Het is dan fiscaal aantrekkelijk om een kostenegalisatiereserve te vormen waar je ieder jaar € 5.000 aan toevoegt. De jaarlijkse toevoeging geldt ook meteen als fiscale aftrekpost.
Maak je dit boekjaar € 60.000 winst? Dan mag je de jaarlijkse toevoeging van € 5.000 hier vanaf trekken. Op deze manier zijn de kosten voor de belasting verdeeld over meerdere jaren en zit je niet ineens opgescheept met een enorme kostenpost in één enkel boekjaar.
Nog meer soorten fiscale reserves
De egalisatiereserve valt onder fiscale reserves waarmee in de boekhouding reserveringen worden aangebracht. Andere voorbeelden van fiscale reserves zijn de herinvesteringsreserve en oudedagreserve.
