Karim Akhlal (Recrout) over de do's en don'ts van leidinggeven op afstand
'Een goede samenwerking is niet vanzelfsprekend'
Succesvol samenwerken op afstand, hoe doe je dat? Karim Akhlal van HR-techbedrijf Recrout heeft er jaren ervaring mee en deelt zijn tips. "Er is geen gebrek aan talent als je open staat voor werken op afstand."
"Lang voordat remote werken normaal werd, was ik min of meer genoodzaakt om te werken met ontwikkelaars op afstand", vertelt ondernemer Karim Akhlal. Akhlal is expert op het gebied van recruitment. Na zijn studie Human Resource Management werkte hij jaren als bemiddelaar. Uit frustratie over tekortkomingen in het recruitmentproces, begon hij in 2015 Recrout: een leverancier van software waarmee werkgevers kandidaten kunnen vinden op basis van persoonlijkheidsprofielen.
Van onderbuikgevoel naar wetenschap
Zijn mkb-bedrijf Recrout heeft inmiddels vier vaste medewerkers in Nederland en diverse freelancers in het buitenland. Zij werken voor klanten zoals hogeschool inHolland en technologiebedrijf Amazic.
"Onze software maakt de selectie van nieuwe medewerkers objectiever", zegt hij. "Normaal gesproken selecteren recruiters kandidaten voor een groot deel op basis van een cv en een onderbuikgevoel. Onze benadering is wetenschappelijk. Wij selecteren werknemers op basis van persoonlijkheidskenmerken als competenties en talent."
'Ik keek vrij snel over de grens'
Het systeem wat Akhlal bedacht had, bestond nog niet. Hij moest het zelf laten bouwen, maar IT-ontwikkelaars vinden was lastig. "Het lukte me niet om de juiste mensen te vinden in Nederland, dus ik keek vrij snel over de grens", vertelt hij. "Ik vond mijn eerste developer in Mauritius."
Hij heeft haar nog nooit in het echt ontmoet, vertelt hij. "En toch werken we ruim zes jaar hartstikke goed samen. Ik ben heel blij met haar. We weten precies wat we aan elkaar hebben."
Maak heldere afspraken
Zo'n goede samenwerking is niet vanzelfsprekend, weet hij. Als het gaat om IT-ontwikkeling, werkt Akhlal altijd met ontwikkelaars in het buitenland. "Afgelopen jaren heb ik met een stuk of twaalf verschillende personen samengewerkt uit allerlei landen: Armenië, Pakistan, de Filipijnen", vertelt de ondernemer. "Lang voordat remote werken normaal werd, was ik min of meer genoodzaakt om te werken met ontwikkelaars op afstand. Met wisselend succes en daar heb ik van geleerd."
Het voordeel van IT-developers op afstand, is dat je makkelijker en sneller geschikte programmeurs kan vinden. "Daarbij is het belangrijk om duidelijke doelen af te spreken", zegt Akhlal. "Freelance developers hebben niet de toewijding en binding met jouw organisatie die je vaste medewerkers wel hebben. Zij willen gewoon geld verdienen. Dat hoeft geen probleem te zijn, als je goede afspraken maakt."
Blijf in gesprek en vraag updates
Denk dus goed na wat je verwacht van de persoon die op afstand voor je werkt. "Durf elkaar daarop af te rekenen", zegt hij. "Zo heb ik eens wekenlang gewacht op een project, omdat iemand steeds met een nieuw excuus kwam. Dan was hij ziek, dan zijn moeder. Als je aan de andere kant van de wereld zit, kun je niet checken of een verhaal klopt. Uiteindelijk bleek hij voor nog zes opdrachtgevers te werken en had ik gewoon geen prioriteit."
Om dit te voorkomen, belt Akhlal zijn teamleden op afstand dagelijks of wekelijks voor een update. Hij gebruikt softwaremanagement om taken toe te wijzen, code te ontvangen en zaken goed te keuren. "De software is afgekaderd: niet elke developer heeft toegang tot de hele code, niet iedereen kan zomaar dingen aanpassen of gegevens inzien", vertelt de ondernemer. "Zo houden we het veilig."
'Je weet pas wat je aan iemand hebt, als je samenwerkt'
Akhlal adviseert om altijd een proefperiode af te spreken. "Je weet pas echt wat je aan iemand hebt als je samenwerkt", zegt hij. "Binnen een maand kun je best goed checken of het werkt. Gebruik die tijd om te ontdekken of je tevreden bent over prestaties en reactiesnelheid. Mijn ervaring: stop bij twijfel."
In tijden van schaarste aan personeel klinkt dat best rigoureus. "Maak je geen zorgen, er is geen gebrek aan talent als je open staat voor werken op afstand", zegt Akhlal. "Over de grens is volop aanbod. De kunst is net die persoon vinden met wie het klikt."
Op zoek naar een gezonde mix
Zijn bedrijf heeft ook medewerkers in Nederland, onder andere voor sales en marketing. De coronalockdown twee jaar geleden had weinig impact op de bedrijfsprestaties van Recrout. Sterker nog: het aantal werknemers groeide. "De lockdown was vervelend, maar het gaf ons als technologiebedrijf ook een duwtje in de rug. Organisaties stonden meer open voor digitale oplossingen."
Omdat het bedrijf zo digitaal werkt, konden zij tijdens de lockdown snel thuis aan de slag. "Maar na een jaar aan de keukentafel weet ik zeker dat ik niet alleen maar op afstand zou willen werken", zegt Akhlal. Met zijn kernteam zoekt hij een 'gezonde mix' van werken op afstand en op kantoor.
Liefde voor de zaak
Tijdens live ontmoetingen vang je meer signalen op, legt hij uit. "Van klanten, maar ook van je teamleden. Als je samen koffie drinkt of een wandeling maakt heb je het sneller door als iemand een slechte dag heeft. Daar kun je als werkgever rekening mee houden."
Bovendien vindt hij het fijn om mensen te ontmoeten en samen oplossingen te bedenken. "Natuurlijk kun je veel digitaal, maar echt commitment opbouwen doe je volgens mij toch op de zaak", zegt hij. "Als je alleen maar op afstand werkt, kun je niet verwachten dat werknemers verliefd worden op je bedrijf."
3 tips voor succesvol ondernemen op afstand:
Let op belastingregels en arbowetgeving als je iemand aanneemt over de grens. De regels verschillen per land, zelfs binnen Europa
Maak duidelijk afspraken over prestaties en communicatie als je samenwerkt op afstand. Wanneer spreek je elkaar? Wat verwacht je van hem en wat kan hij van jou verwachten?
Let ook op bijvoorbeeld het tijdsverschil. Als je team in verschillende tijdzones werkt kan dat voor vertraging zorgen.
Wil je meer weten over het werken op afstand? Bekijk dan de pagina Hybride werken
